手帳まとめ。

私は高校生の頃から手帳が大好きです。

色々な手帳を試しましたし、手帳に関する書籍も随分読みました。

多くの方にご参考になると思う部分をまとめます。

■毎朝1日の予定を1時間ごとで確定する

社会人の場合、定時までの1時間ごとの予定と、仕事終了後にやることを決めておくことをオススメします。

決めないとついついダラダラしてしまいます。定時が終わっても一体いつ帰る気なのか分からないような

残業は止めましょう。会社も余計な経費が掛かって迷惑です。査定が下がります。残業代は出ますが、

自分の時給を上げる時間がなくなります。時給を上げるとは、スキルアップのことです。

1日1つスキルアップなり、やりたいことを仕事の後にすると、1ヶ月で20回出来ます。

一年間で、約240回のチャンスが有ります。0回と240回の差は言うまでもなく、圧倒的になります。

そもそも、やりたくないことに大半の時間を割り当てていては、精神的にもキツイです。

やりたいことがあるならば、それに少しずつでも時間を割きましょう。

やりたくないことに割く時間があまりにも多い人がいます。

やりたくないことは、サッサと終わらせて、やりたいことに割く時間を増やしましょう。

グチる暇があったら、サッサと終わらせて、やりたいことに集中すると良いと思います。

定時で帰るためには、例えば定時が18時ならば、17時にやることまでにします。

特に17時には、1時間掛からなそうな予定を入れましょう。

色々な原因で、計画よりも遅れることはあっても、早く済むことは滅多にありません。

余裕を持っておいて、定時前に余裕が出来れば、整理整頓や明日以降のスケジュールを

見直すなど、先回りに繋がることに時間を割り当てられます。

1時間ごとに予定を区切ると、休憩するタイミングをこまめに入れられます。

集中力は30分～1時間程度しか持ちません。1時間ごとに休むと、疲れを抜けます。

1日が終わってもそんなに疲れません。疲れることには価値がありません。

価値があるのは結果だけです。

■手帳に書かないこと

すぐ出来て、すぐ完了することは、手帳に書かないことをオススメします。

誰かに電話を1本入れるなどです。すぐ出来ることを後回しにしていると、やることが増えて

管理しきれなくなります。

優先順位云々と言いますが、一度に出来ることは１つです。やらなきゃいけないことは、

出来るだけ少ない方がスッキリするので、メモしている時間もムダです。

サッサと済ませましょう。目安は3分間以内に完了することです。

■割り込みは割り込ませない

本当に緊急の用事は、実際なかなかありません。

引き受ける前に、いつまでに必要なのか確認して、対応出来ない可能性がありそうならば、

思い切って断りましょう。

引き受けて、やっぱり出来ませんでしたでは、自分も相手も困ります。

特に他の人でも出来そうなことは、断ることも選択肢に入れたら良いと思います。

誰かのスキルアップチャンスになるかもしれません。

引き受ける場合、すぐにそれに取り掛かるのではなく、いつスタートするのか

スケジューリングします。今やっている作業は切り替えたり、同時にやろうとすると、

集中力が散漫になり、出来ないことはありませんが、ミスする可能性が高くなり、

疲労も増えます。

■1人でやることも書く

ミーティングの予定くらいしか手帳に書かない人がいます。

1人で行う作業についても、いつやるのか計画しましょう。

どちらも時間を使うのですから、時間を割り当ててあげましょう。

割り当てておけば、時間に追われるのではなく、時間を追う立場になります。

ちょっとした感覚の違いですが、管理する側になるため、ストレスは激減します。

依頼者にいつまでに仕上げるのか半日～1日の余裕を持って回答しておき、

予定通りいかなかった場合のバッファにします。予定通りできた場合、

早かったと喜ばれます。ミスが見付かっても、半日～1日の余裕があるので、

リカバリー可能です。

予定よりも遅いと、文句を言われても仕方ありませんが、早い分には同じ仕事でも

喜ばれます。余裕を持った回答をしましょう。

ただし、すぐ出来て数秒～数分間で終わる内容は、サッサと取り掛かり、

サッサと終わらせるのが一番です。

■探す時間を減らす

探す時間はムダです。その割りに仕事の時間で結構多くを割く人がいます。

整理整頓は大事。これは当り前ですが、私のオススメは３つ有ります。

１つめは、手帳を開きっぱなしにすること。

今日の予定を含めた今週の予定がすぐ分かれば、電話等で予定を聞かれた時に

瞬時に回答出来ます。予定を覚える必要もありません。

手帳の怖いところは、書いて安心して、予定になっても手帳を見なかった場合です。

開きっぱなしにしておけば、すぐチェックできるので、覚える必要もなく、今やるべきことに

集中できます。

２つめは、クリップです。

手帳の今週のページにゼムクリップを付けておきます。外れにくいタイプがあるので、

探してみてください。クリップを付けておけば、今週のページが自然に開けます。

３つめは、エクセルです。

デスクワークなどの場合、パソコンが支給されていると思います。

エクセルの１つのファイルに、2回以上使う連絡先や、型番などをまとめておくと大変便利です。

２つのセルをセットで使用して、１つめのセルは所属や名前、右隣のセルに電話番号、

メールやFAXなどのその他情報は、右クリックでコメントを付ける機能を使います。

罫線など余計な装飾は要りません。よく使う連絡先は、太文字にすると、すぐ目に止まります。

分類は背景色を付けると見易く、編集の手間も少なくなります。

ボリュームが増えてきても、検索機能（ALT＋E→F）があるので、とても便利です。

このファイルをスタートアップに入れておくことをオススメします。

■単語登録

手帳と関係ありませんが、パソコンの話をしたので、少し脱線させてください。

私のパソコンは、

「めあど」と入力すると、「ｘｘｘｘ＠ｘｘｘｘ.co.jp」と変換出来ます。

単語登録してあるためです。何度も入力するものはドンドン登録することを強くオススメします。

詳細はコチラ（↓）をご覧ください。（mixi内です。）

http://mixi.jp/view_diary.pl?id=20572702&owner_id=23674

■付箋

付箋が便利だと、アチコチの手帳に関する本で載っています。

ココでは割愛させていただきますが、使い方次第では便利です。

例えば、重要な予定であれば、手帳の表紙にペタッと貼るなどです。

私の場合、帰宅が遅くなると手帳を開かないことがあるため、絶対忘れたくない場合は

手帳の表に貼っています。手帳に書くよりも印象も残り易く、気付き易くオススメです。

■どこに書くか

今日聞いたことでも、今日役に立つとは限りません。

今日思い付いたことでも、今日役に立つとは限りません。

いつ活用するか決めて、活用する日時に書きましょう。

手帳は日記ではありません。今日の出来事を書くのではなく、少し未来について管理するツールです。

必要な情報を必要な時に引き出せるように、情報を置いていきましょう。

■PDAは便利か

処理時間が紙の手帳よりも遅いと私は思います。私は常に手帳を開いているので、

今日～今週の予定を瞬時に回答できます。来週の予定も１ページめくるだけなので、

＋2秒くらいでしょうか。

PDAは情報量が沢山入りますが、スケジュール管理について言えば、実際使うのは、

今日・今週・来週が9割以上です。スケジュールを変更した場合、変更の保留なども

紙であれば自由に意味付けして、迅速に記入出来ます。

電池が不要で、記号や絵が使えて、日付をまたいで矢印を引っ張ったり、丸で囲ったり、

赤ペンで書いたり、マーカーで目立たせたり、自由度が高いです。

１つのスケジュールが片付いた時に、ビッと消すと気分が良いです。消し方も完了したのか、

キャンセルになったのかなどで横線や×など選べます。消した予定も読めます。

付箋も貼れます。衝撃で壊れる心配がなく、なくしたら大変ですが、金銭的な損失は小さく済みます。

今のところ、紙の方が優れていると私は思います。

■オススメの手帳

産業能率大学出版の『アルファウィークリー・B6判』が、最もオススメです。

http://sannopub.co.jp/D152.html

1時間ごとの予定が書き易い。

フリーメモが沢山ある。

バイブルサイズで使い易い。

紙面が広い。→アイデアが出易く、メモし易い

■迷わない

いつやるかスケジューリングできない項目があります。やらなくても良いことである

可能性が高いです。「いつかやりたい。」はいつになっても来ません。

「いつかやりたい！」は妄想です。いつやるのかスケジューリングしたら、計画に変わります。

計画に変えましょう。計画する時は、最短でいつ出来るのかで組みます。

実現が難しそうなことならば、まず小さなステップを用意します。小さなステップをいくつか

クリアしたら、いつのまにか大きな目標に近付いています。

やらないと決意することも選択の１つです。

■アロマ

気分がイマイチな日は、手帳にアロマを１滴足らします。

手帳を開きっぱなしにしているのには、いくつもメリットが有ります。

ほとんどのアロマはシミにはなりません。小さな瓶でも、１滴ずつなら長い間使えます。

シミになりそうな場合は付箋に付けましょう。

■優先順位？

1番、2番、3番、4番、5番、・・・。3番と5番の順位付けが違うかな？

そんなことはどーでもいいです！

一度にやれることは１つです。1番以外は着手しないのですから、関係ありません。

いつ何をやるかで決めていきましょう。

1番か、1番でないか、1番でないならば、いつやるか決めます。

■会議で「主役の1人ではない」ならば

あまり発言する必要のない会議ならば、手帳とコミュニケーションしましょう。

『考えていることと直接関係ない話』を聞いていると、アイデアが出易いです。

プライベートの時間にやりたいことを確認したり、追加したり、付箋を使っていたら、

その整理も出来ます。

■アポ調整は短時間に行う

人数が多く集まる場のセッティングの場合、スケジュール調整に時間が掛かります。

時間を掛けていると、それぞれの都合がまた変わってきます。

スケジュール調整は、いつ回答があるか分からないメールではなく、電話を使いましょう。

メールの場合は、携帯へのメールがオススメです。

また集まる可能性がある場合、解散する前に次回の日時を決めましょう。

■線を引く

週単位の構成の場合、主に右側のページはフリースペースが広くあります。

思い切って、縦線を引いて分割することをオススメします。

テーマごとに書き易くなります。テーマは必要に応じて変えれば良いので、

とりあえず引いてみることをオススメします。

例えば、上司にお願いしたいこと一覧や、ネットで検索したいこと一覧、

プライベートでやりたいこと一覧、買い物一覧などです。

日本能率協会マネジメントセンター

手帳200%活用ブック

和田 哲哉

文房具を楽しく使う(ノート･手帳篇)

＜おまけ＞

私の手帳を公開します。

これはウィークリーページ。『1時間ごとにやること』を書くページのため、一番使ってます。

デスクで作業中は開きっぱなしです。

汚く見えるでしょうが、１つ終わるごとに消してゆくのが楽しいです。

段々消したくなってきますので、残りをやっつけたくなってきます。

義務的にやると、何でもつまらないです。やらなくてはならないこと、やりたいことならば、

『自分を物凄くやりたくさせるように仕向けること』は大切です。

そうすれば、いくつもこなしていっても、楽しく取り組めて結果が出易く、疲れにくいです。

カラーマーカーしたタスクは、優先順位が高くなったものです。

目立たせたら、サッサと終わらせます。

右の空いているところに、線を引いて、定例ミーティングで伝えることを思い付いた時に書き足しています。

定例で伝えて、『求める結果が得られたら』消してます。伝えるだけでは、消しません。

右上にゼムクリップが見えますか？

今週・来週がサッと開けるようにしています。

しおりの帯も付いていますが、クリップを付けると自然に一番開きたいページが開きます。

すぐ開けると、スケジュールチェックや、大事なことをメモする時に、時間が掛かりません。

いいかげんなページに書くと、どこに書いたか分からなくなるので、今使っているページに

書くようにしています。

これはマンスリーページ。現在はダイエットマラソンが日課なので、ココもクリップを付けました。

何日目に何をテーマにして載せるか、キーワードは何か、ゴールまで続いています。

１週間前に書いたテーマや、2桁突入！残り1ヶ月！など全体が見通せるため、マンスリーは

便利です。

が、1ヶ月の予定を細かく書き出すには紙面が足りないため、通常のスケジュール管理には

全く使用していません。

他の月は、友人の名前と、一番の長所が書かれていたり、私にできることや、できるようにすること

などが記載されています。つまり、スケジュール管理ではなく、好きなこと管理に使っています。

これもマンスリーページの１つ。

ダイエット関連でやりたいことや雑学レベルの情報を並べています。

ダイエットマラソンが終わったら、メルマガもやりたいです。

携帯向けとパソコン向けとどっちが良いでしょうか？

ご要望いただけると幸いです。

これは手帳のフリーメモ欄の一部です。

私が使っている手帳は、フリーメモのページが多いため、1年間色々使って丁度(･∀･)ｲｲﾃﾞｽ!!

前半から本業、後半からそれ以外として使っています。

このメモは、江東国際学国語学校の経営者 永松さんの講演を聴きながら、描いたものです。

ただ箇条書きにメモすると、関係が分からなくなります。

メモは物事も関係性が分かるように、言葉と言葉を繋げてゆきます。

すると、次の言葉が出てきたり、アイデアがポンポン出てきます。

目的に応じて、書き方を変えることをオススメします。