人生一度きり、自分らしく心地よく暮らしたい！そんな思いを胸に、日々試してみたことの成功例・失敗談をブログに更新して参りますので、よろしくお願いします
ここ2週間程、体調面・精神面どちらも不調でしたが…今日、回復の兆しが見え始めました！根本原因は、心の焦りや不安だったのかな、と…またこれから少しずつ頑張ります✨
さて、私は2015年4月からフルタイム勤務で復帰し、ワーキングマザー歴が間も無く2年になろうとしています。
もちろん産休前は残業をしていたし、仕事量もそこから減ってはおりませんでも、むしろ生産性は上がってるのかなと思っています。その理由は、時間が限られているからこそ、有効に使おうと知恵を絞る習慣が出来たから。
失敗を繰り返して学んできたことなので、完全に独学ですが、何かのヒントになったら幸いです
〜何は無くとも段取り大事！〜
1.業務を「ステップ」毎に分解
例えば「お客様への提案書作成」という業務であれば、
①情報収集(社内・社外)
②骨子作り
③レビュー
④パワーポイント・エクセル等で作成
⑤見直し・レビュー
⑥印刷
⑦プレゼン練習
と言った、時系列に沿って分解していきます。
正直、この分解作業がなかなか骨が折れます。実際は、この①〜⑦が更に細かい作業に枝分かれするので…
でも慣れれば楽になるし、具体的にタスクが見えてくると、仕事へ取り掛かるハードルも下がり、先延ばしリスクが減ります！←先延ばし癖のある張本人(私)が実感してます。笑
2.1.のステップ＝タスクで、「他人に依頼する」、「自分で完結する」ものを分ける
例えば上記の①〜⑦で、他人が関わるものを赤字にすると
①情報収集(社内・社外)
②骨子作り
③レビュー
④パワーポイント・エクセル等で作成
⑤見直し・レビュー
⑥印刷
⑦プレゼン練習
こんな感じでしょうか。
チームで対応してる場合には、全てに他人が関わってくることも。＝全部赤になってしまうケースも多いですよね。
このステップでは、「お願い出来るものはすぐに依頼する」、「スケジュールは先に押さえておく」と優先事項を明確にするがとても大切！
直前だと対応してもらえなかったり、スケジュール調整に頭を悩ませることに…
3.締切の前日を完成日とし、スケジュールを考える
締切日の前日を完成日とし、1.と2.で細分化したタスクを、遡るように決めて行きます。
⑦〜①に遡っていく感じですね。
人にお願いしたら何日か待たないといけないし、スケジュールを調整したタスクは動かせないので、あとは自分だけで完結するタスクをどこにはめていくか。
②の骨子作りは、①の情報に関係なく着手できる事もあるかもしれないし、④も過去の資料を参考にしたり、抜粋出来るところがあれば、平行して進めましょう！
ここでスケジュールを立てた時に、まだ余裕があるなら他に急ぎの業務を済ませればいいし、時間が足りないなら何を削るのか、もっと人手を増やすようお願いするのか、次の打ち手も見えてきます。
4.まとめ
私は段取りを意識する前まで、行き当たりばったりに進めてみたり、何から手を付ければいいかわからずに先延ばしにし、間に合わなくなる、という失敗をよくしていました。
でもママになり、残業が出来ないという制約によって、「行き当たりばったりで時間を無駄にはできない」「先延ばしにする余裕なんてない」と、何とか工夫してここまでやって来ました。もちろん、まだまだ失敗も多いですが、少しずつ前に進めてるかな、と思ってます。
同じように限られた時間で頑張ってるママさんや、これから同じ状況になるかもしれない方も、お互い時間をやりくりして、短い時間でも胸を張って成果を出してる！と言えるよう一緒に頑張りましょうね
