今のデータをどう移すかを先に考える

 

萩原教章です。
システムを新しくするとき、画面や機能の話は熱心にしても、今あるデータをどう移すかは後回しになりがちです。
ところが、切り替えの直前になって、この部分でつまずくことがあります。
移す作業は思ったより手間がかかり、しかも業務を止められない時期に重なります。今回は、先に考えておきたいことを書いてみます。

どこまで移すかを決める

最初に決めたいのは、過去のデータをどこまで移すかです。
何年分も持っている場合、全部を移すのか、直近だけにするのか。
全部を移そうとすると、手間も確認の量も大きく増えます。
実際に見返しているのは直近の一年分だけ、ということもあります。
古いものは元の場所に残して見られるようにしておく。この形なら、移す量を抑えられます。
システム切り替え前の整理については、萩原教章の業務改善とシステム開発の記事一覧にもまとめています。

そろっていない項目が出てくる

今使っている表やシステムには、途中で運用が変わった跡が残っていることがあります。
以前は空欄でよかった項目が、途中から必須になっている。書き方が担当者によって違う。
こうしたばらつきは、そのまま移すと新しい仕組みでも引き継がれます。
どこまでそろえてから移すのか、あるいは移したあとに直すのか。先に決めておくと作業が進みやすくなります。

使っていない項目も見つかる

中身を確認していくと、もう使われていない項目が見つかることがあります。
以前の運用で必要だったが、今は誰も入力していない。あるいは入力されているが誰も見ていない。
こうした項目は、新しい仕組みに持っていく必要がありません。
移す前に整理すると、新しい画面もすっきりします。
判断に迷うものは、現場に一度確認しておきます。

そろえる作業は誰がするか

データをそろえる作業は、中身が分かる人でないと判断できません。
外注先は、どちらが正しい書き方かを決められません。
現場の担当者が確認する時間を、あらかじめ見込んでおきます。
この時間を計画に入れていないと、切り替えの直前に慌てることになります。
外注前に現場側で決めておくことは、萩原教章のアメブロでも発信しています。

移したあとの確認方法を決めておく

移す作業が終わったら、正しく移ったかを確かめます。
件数が合っているか。金額の合計が一致するか。抜けている項目はないか。
何をもって確認できたとするかを、先に決めておきます。
全部を目で見て確かめるのは現実的ではないので、合計や件数で照らす方法を用意しておきます。

手で入れ直すか、機械で移すか

移し方にも、いくつかやり方があります。
量が少なければ、手で入れ直したほうが早い場合もあります。
量が多ければ、ファイルで書き出して取り込む形になります。
手で入れる場合は、誰がいつやるかを決めておかないと、他の仕事に押されて進みません。
取り込む場合は、うまく入らなかった分をどう扱うかも決めておきます。

いつ移すかを決める

データを移す時期も、業務の都合に合わせて決めます。
月末や締めの時期は避けたほうが無難です。
移している間に新しい入力が発生すると、どちらに入れるかで混乱が起きます。
入力が少ない時期を選び、その間の受け付けをどうするかも決めておきます。
切り替え時期や段取りの考え方は、萩原教章のはてなブログでも整理しています。

切り替え当日の段取りを書く

移す作業には、業務を止める時間が必要になる場合があります。
何時から何時まで受け付けを止めるのか。その間に問い合わせが来たらどうするのか。
当日の流れを一枚に書いておくと、関わる人が同じ動きをできます。
うまくいかなかったときに元に戻す判断を、誰がいつまでにするかも決めておきます。

移さないものの置き場所も決める

移さないと決めたデータも、消してよいわけではありません。
必要になったときに見られる形で残しておきます。
どこに置いてあるか、誰が開けるか。これを決めて共有しておかないと、あとで探すことになります。
新しい仕組みに入っていないものがある、と分かっているだけでも違います。

移す前の控えを取っておく

作業を始める前に、今のデータの控えを取っておきます。
移す途中で間違いに気づいても、元があれば戻せます。
控えを取る作業自体は短時間で終わりますが、これがないと後戻りできません。
いつ時点の控えなのかが分かるように、日付を入れて保存しておきます。

外注前に伝えておく

データを移す話は、外注先に相談する段階で伝えておきたい部分です。
今どんな形で持っているか、どれくらいの量があるか、どこまで移したいか。
これが分かっていると、外注先も作業量を見積もりやすくなります。
作る話と移す話をあわせて相談すると、切り替えのときに慌てずに済みます。
萩原教章は、業務改善やシステム開発を、切り替えのあとまで見た準備から整理する発信をしています。

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