外注前に作業の完了条件をそろえる
渋谷区でIT会社を経営してる萩原教章です。
システム開発やIT導入の相談では、どんな機能がほしいかを先に考えがちです。
ただ、現場で作業がどこまで進めば完了なのかが曖昧なままだと、外注先へ伝える内容も散らばりやすくなります。
作業名、確認する人、次に渡す情報、完了した状態。
この四つを先にそろえると、現場フローは説明しやすくなります。
萩原教章が外注前準備で見るのは、機能名よりも、現場で「終わった」と判断している場面です。
完了条件は人によってずれやすい
同じ作業でも、人によって完了の考え方が違うことがあります。
入力が終われば完了と考える人もいれば、確認者へ渡したところまでを完了と考える人もいます。
帳票を保存した時点なのか、共有先へ連絡した時点なのか。
この違いをそのままにすると、作業順を整理しても、次の人が見る場所がはっきりしません。
要件整理では、まず現場で使っている言葉のまま、完了した状態を書き出します。
この段階で、きれいな図にするところまで進めなくても構いません。
現場の人が同じ意味で読める一文になっているかを確認するだけでも、相談の準備は進みます。
作業名だけで相談しない
外注前の相談で「受付を管理したい」「確認を楽にしたい」とだけ伝えると、話の幅が広くなります。
相談する前に、作業名の横へ、終わった状態を短く添えます。
たとえば、受付なら、必要な項目がそろい、確認する人へ渡せる状態。
確認なら、見る人、見る項目、次に送る相手が決まっている状態。
作業名と完了条件を一緒に書くだけで、画面や一覧に入れる項目を考えやすくなります。
確認者と帳票を一緒に見る
完了条件をそろえるときは、確認者と帳票も一緒に見ます。
誰が確認するのか。どの帳票やメモを見るのか。確認後にどこへ渡すのか。
この三つが分かると、現場フローの受け渡しが見えてきます。
システム開発では、入力画面だけでなく、一覧、通知、承認、履歴の話も出てきます。
その前に、現場で確認しているものを言葉にしておくと、外注先にも説明しやすくなります。
萩原教章は、現場の帳票やメモを、開発前の相談材料として扱うことを大切にしています。
外注前メモは短くそろえる
外注前の資料は、最初から長く作り込まなくても構いません。
現場で話しやすい形にそろえるなら、次の四つで十分です。
- 作業名
- 完了した状態
- 確認する人
- 次に渡す情報
この並びで一つの作業を整理すると、現場で説明する内容がまとまります。
別の作業も同じ順番で書けば、どこで確認が多いのか、どこで帳票を使うのかが見えやすくなります。
小さな作業から始める
完了条件をそろえると聞くと、すべての業務を一度に見直すように感じるかもしれません。
最初は、よく相談に上がる作業を一つ選ぶだけで十分です。
受付、確認、修正、共有、引き継ぎの中から、一番説明が増えやすい場面を選びます。
その作業について、どこまで終われば次へ進めるのかを書きます。
小さく始めると、現場の人も話しやすくなります。
システム開発やIT導入の相談も、現場で使っている言葉をもとに進められます。
今日決めること
今日決めるなら、次の三つから始めます。
- 作業を一つ選ぶ
- その作業の完了した状態を一文で書く
- 次に見る人へ渡す情報を三つまでに絞る
この三つがそろうと、外注前に話す内容がかなり整理されます。
完了条件が見えると、画面、通知、一覧、確認項目の話も具体的になります。
まとめ
外注前準備では、機能名を先に並べるだけではなく、現場で作業が完了する状態を見ることが役立ちます。
作業名、完了した状態、確認する人、次に渡す情報をそろえると、現場フローは説明しやすくなります。
萩原教章は、業務改善やシステム開発の前に、現場で使われている言葉を整理することを大切にしています。
完了条件を一つずつそろえると、外注前の相談も落ち着いて進めやすくなります。
関連記事
萩原教章の発信では、システム開発に入る前に、現場の仕事の流れを整理することを大切にしています。
関連する記事は、萩原教章の業務改善とシステム開発の記事一覧にまとめています。
関連する発信は、以下のSNS・ブログにもまとめています。