先日、いつもの整理収納とは異なり
個人宅ではなく
企業内の整理収納（ファイリング作業）
に行ってきました。
企業内のファイリングも
基本は同じ
出す→分ける→減らす→しまう
地道にモノと向き合うのは
家庭内の作業と同じです。
全て出して、項目・種類別に分け
保管期限が過ぎた書類は迷わず廃棄。
その後、残すべき書類を
重要度や時系列別など
後から見返す時の手間を省けるように
振り分け収納していきます。
頻繁に見返す書類の保管は
個別フォルダを使い
収納しやすく、取り出しやすい
バーチカルファイリングがよいと思いますが
全ての項目を細かくフォルダ分け
する事はオススメしません
これはデータでも、紙媒体でも
同じだと思うのですが
手続きや、書類作成の流れの中で
この書類とこの書類は一緒に見返す
と分かっているなら
一緒に保管し、探す手間を省くべき
例えば、退職者関連の書類など
社員の方が退職したタイミングで
複数の種類が発生しますが、
種類別に保管されたフォルダの中から
その都度、個人名で
関係書類を抜き出すのは大変です。
仕事の生産性を上げるための
ファイリングなので
いかに手間を省くか、がポイントですよね
書類ごとの見返す頻度は低かったり
頻繁に出し入れがないのであれば
社員一人に１ファイルの「個人ファイル」
として管理することで手間が省けます。
企業内のファイリングも、自宅の書類管理も
機械的に分類、ラベリングするのではなく
見返す人や、家族への思いやりが
大切なのは同じようです。
自宅のファイリングに使っている
無印のペーパーホルダー
だいぶへたってきました
今日はこれから、通常の整理収納サポート
思いやりを大切に
アシスタントがんばります
