急きょ、受付を手伝うことに
昨日は、イベントに参加者として遊びに行く予定でした。
もともとは、九州に住んでいる友人が
東京でイベントサポートに入るということで、
半年くらい前から会う約束をしていたんです。
ところが、会場へ向かう前に連絡がきて、
「もし可能だったら、受付を手伝ってもらえない？」と。
詳しい流れはほとんど分からないまま、急いで会場へ向かい、
その場で簡単にやり方を教えてもらいながら
受付を担当することになりました。
どんな価値を返せるかを考えた
受付をしていると、友人から
「受付をしながら気づいたことがあれば、フィードバックしてほしい」
さらに、
「できれば後日開催予定の反省会にも参加してほしい」
という話がありました。
その時に、少し視点が変わったんです。
私は受付担当として呼ばれたけれど、
求められているのは受付をすることだけではないのかもしれない。
現場で感じたことを整理して、
次回につながる形で伝えることも役割なのではないか。
自然とそんなふうに考えるようになりました。
受付だけで終わらせないために
今回、残せたらいいなと思ったのはこんなことです。
・当日の受付の流れ
・実際に対応して気づいたこと
・次回改善できそうなポイント
・受付導線の簡単な記録
・反省会で出た内容の整理
その日やったことを、ただの一日で終わらせるのではなく、
次につながる記録として残す。
それも今回の大切な仕事だと感じました。
完璧なマニュアルじゃなくて、まずは記録
今回作ろうと思っているのは、完成されたマニュアルではありません。
初開催の運営を振り返って、
来年以降の担当者が困らないための「受付運営記録」です。
ゼロから完璧な仕組みを作るのではなく、
まずは現場で起きたことを整理して残す。
そうすることで、
次に担当する人はゼロから考えなくて済みます。
この「最初の土台を作ること」に、
私は価値があると思っています。
バックオフィスの仕事は、作業だけじゃない
オンライン秘書やバックオフィスの仕事は、
依頼された作業を正確にこなすことももちろん大切です。
でも、それだけではなくて、
「この流れを残しておくと、次回がラクになるかも」
「ここを整理しておけば、引き継ぎしやすくなるかも」
と、一歩先を考えて動くことも、
大切な役割のひとつだなと感じています。
作業で終わらせず、次につなげる
昨日は受付を担当した一日でした。
でも振り返ってみると、
やっていたのは受付だけではありませんでした。
現場を見て、必要なことを整理し、
次につながる形を考える。
「作業」で終わらせず、記録として残す。
次につながる形をつくる。
これからも、
そんな仕事を一つひとつ積み重ねていきたいと思います。
noteにも詳しく残しています。
https://note.com/haco_sutekatsu/n/n2fa3f5544c67
