ライターとして原稿を納品する際に
よく利用しているのが「Word」です。
最近は、Googleドキュメントやほかのツールでの納品できる場合が
増えてきているので「Wordは不要」とバッサリ言い切る人もいらっしゃいますが
私は現在でもWordを利用しています。
今回は、ライターである南條ゆみが活用している
Wordの便利機能5つをご紹介します。
（画面の見え方はパソコンによって異なる場合があります）
ライターと編集者と原稿をやりとりする際に便利なのがWordのコメント機能。
お互い気づいたことや疑問点を書き込むことができます。
「プロフィールSTORY」でも
私と参加者様とのやりとりに使っている機能です。
コメント入れたい箇所を選択して右クリック。
伝えたいことを記入して、紙飛行機マークをクリックすればOKです。
誰がいつ記入したコメントなのか履歴が残るのも便利。
過去に遡って、どんな流れで現在に至るのか把握できます。
コメントに対して「いいね」ボタンでリアクションすることも可。
言葉で返事するほどではないコメントには「いいね」で十分かも。
解決したコメントは「解決」しておけば
ほかのコメントと区別ができます。
もちろん、コメントは削除が可能なので
完成時には削除してスッキリと仕上げられます。
ただし、スマホではコメントが見れない場合があったり
MacのPCをお使いの方も見れない場合があったり
環境によって見づらいと
プロフィールSTORY参加者様からお声をいただきました。
Wordで文書作成していると下部に出てくる数字に注目。
ここをクリックすると「文字カウント」が表示されます。
「単語数」ではなく
「文字数」が字数を表しています。
※単語数は、半角英数字を使うと
誤差があるらしいです。。（詳しくは分かりません）
ライターの案件は「○字○円」と提示されたり
「○○○字のコラムを3本」と指定されたり
何かと字数が重要になる場合が多いです。
文字数はライターにとって大切な情報なのです
ただし、書籍などスペースが限られた媒体の場合
字数が少なくても改行が多いとページをオーバーしてしまうので
レイアウトを配慮することをお忘れなく。
また、「コメント」は原稿に直接記入しないため、
「文字カウンター」に影響を与えることはありません。
原稿に直接赤ペンを入れたいとき。
追加修正した箇所を相手と共有したいときは
Wordの「校閲機能」が便利です。
「変更履歴の記録」をクリックしてONにした状態で
原稿を修正すると、修正・追加した箇所が赤ペンで表示されます。
削除された箇所は線が引かれるので、修正箇所が一目瞭然！
「変更履歴の記録」をもう一度クリックすると
OFFになり、通常モードに変わります。
記録を残したくない場合は「OFF」にしましょう。
Wordの「変更履歴の記録」は
画面がごちゃごちゃしてしまうのが難点ですが、
これも「変更を承諾」すると赤ペンがなくなり、通常の表示に戻ります。
赤ペンの箇所に右クリックで「変更を反映」。
一つずつ修正を反映することができます。
さらに、「すべての変更を反映」をクリックすると
一括で修正内容がすべて反映されて赤ペンがなくなります。
有料の校正ツールなどもありますが
Wordでも基本的な校正を対応しています。
「らぬき言葉」「～たり」など文法的誤りや
「。。」「、、」など読点を連続して入力したときも知らせてくれます。
赤線の波線は「誤字脱字」
青色の二重線は「表記の揺らぎ」を意味します。
Wordの校正機能も完璧ではないので
とくに誤りがなくても、線が表示されることもあります。
これらは、クリックして削除することもできます。
指摘を無視することもできます。
ただ、私は削除せずそのままのことが多いです。
なぜなら、字数にも印刷にも影響がないからです。
そんなに気にならない場合は、そのままでも良いかもしれません。
ライターの仕事では「表記ルール」を指定されることが多い。
「体」を「からだ」と書いてください
「子供」は「子ども」と書いてください
といったように原稿によってルールはそれぞれ。
原稿入力中に、すべてを指定通りにできれば良いのですが
見落としてしまう可能性はゼロではありません。
誤字脱字もあるでしょう。
そんなときにWordの「置換機能」が生きる！
私がよくする間違いは「文章」を「文書」と書いてしまうこと。。
「文書」表記を探し……「文章」に置き換えるのが置換機能です。
一つずつ置き換えることも
一括置き換えもできます！
そのほか、同じ表現ばかり使っていないか確認するために
検索機能を使うこともあります。
同じ表現や言葉を何度も使うと
しつこい印象、同じ表現ばかりで拙い印象が出るためです。
検索機能で、同じ言葉が何個使われているかも分かります。
ためしに「子ども」で検索すると2個見つかりました。
最近は、Googleドキュメントがあるから
「Wordは不要だ」と切り捨てるような情報もあるのですが
私は今のところWordを使えるようにするのばベターだと感じています。
例えば、クライアントが「Wordで納品」と指定しているのに
「Googleドキュメントでお願いします」と言うと
クライアントの立場としてはいかがでしょうか？
最初のルール決めでOKをもらえた場合は問題ありませんが
クライアントのマニュアルから外れたことをするのは
クライアントにとって負担増です。
相当そのライターさんに魅力がない限り
マニュアル通りWordを使えるライターを採用するのではないでしょうか？
悲しいかな、ライターは沢山いるのです。
代わりはたくさんいらっしゃるでしょう。。
一方で、ワードプレスに入稿できればOKですという
クライアント様もいるので、Wordが必須とまでは言いませんが
仕事の幅を広げるためにも、広く使われているWordが使えると便利です。
ライターに限らず、制作会社様とやりとりする機会がある人は
先方の体制をチェックすることをおすすめします！
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