「整理HACKS!」

最近、自分の仕事の効率性を高めるため、こうした種の書を読むことが多い。職場でも、暇があると仕事が出来る人のデスクやPCを観察して真似をしてみようとする私。

仕事が出来る人の習慣や仕事のやり方を見ると、やはり本書のタイトルである「整理」が出来ていることが共通項である。しかし、本書は単なる整理整頓を説いた書ではなく、如何に仕事を効率良く行い、快適にするかの指南書である。中々真似のできない方法から、すぐに出来そうなものまで多種多様な指南であった。

以下に、興味深い方法論を挙げてみたい。

・PC画面において、ＩＭＥバーを上端中央に置く
→本書を買ってパラパラめくり、まずやってみたのがこれである。ほとんどの方が右下端に格納しておられるようである。今では職場のPCも自宅のノートPCも上端中央に固定されており、入力変更を行うときや現在の状態を確認するときに、目線を下げることなく行えて便利なのだ。このおかげで幾分か文書作成の効率が上がった。

・PC内のファイル名は「プロジェクト＋書類名＋作成日」
→ファイル名の整理は従来から行ってきた。例えば「障害（部位名）Client氏名」というように。しかし、作成日を入れてこなかった。「保存日があるから不要だろう」と考えていたからだ。しかし、ファイルをマイナーチェンジしたり、異動で使用するPCが変わってフラッシュメモリで移しかえる時に日付が更新されてしまうので、一目でいつ調査を行ったものかが分からなくなっていしまう。今後は作成日も末尾に入力しよう。当たり前であるが、日付の記述を統一化（「20100713」や「H22-7-13」など）しなければ意味がない。

・ぺんたてをテープで固定せよ
→さっそく、両面テープで固定してみた。動いたり、倒れたりすると作業効率が落ちるのだ。

・スキャナーでデジタルデータに変換
→当社にも富士通のScanSnapがあるのでやってみた。エクセルやワードにも変換できるということで期待したが、残念ながら文字を正確に読まず、そんなには使えなかった。ただ、紙媒体を電子化して省スペース化を図るのは良いかも知れない。

以下は、整理ではないが、「思考ハック」として興味深い思考論が述べられていたので引用したい。
・対立概念を組み合わせる
→人に説明するときに分かり易く伝えることが出来たり、難解な書を読む時も使えるのだろう。
・概念を三位一体に分解する
→確かに、概念を三つの要素に分けて認識すると理解しやすい
・四象限に分けて位置づける(対立概念をＸ軸、Ｙ軸にして組み合わせる)
→マーケティングなどで、X軸をシェア、Y軸を市場成長率として、どの製品がどこに位置するかを示したポジショニングマップが使われることが多いが、これも四象限の方法論である。
・マンダラート(真ん中にテーマを書き入れ、その周りの８個の枠を埋めるツール）
→発想を強制的に広げるのに適しているだろう。元々、人間はクロスワードパズルや数独などついつい空欄を埋めたくなる習性をもっているのだ。
これらの思考論を仕事や生活において使ってみようと思う。主観でなく論理的に物事が見れそうだ。

最後に、著者が冒頭で述べた言葉が含蓄のあるものに感じたので紹介したい。
・「クリエイティブな仕事があるのではない、仕事をクリエイティブにやるかどうかが重要」
→確かに、私の場合も現在の仕事は決して創造性に富んだ、いわゆるクリエイティブな仕事ではない。しかし、仕事に創造性を採り入れることは可能である。クリエイティブに見える他者の仕事を羨む前に、自身の仕事に一工夫してみるということなのだろう。

整理HACKS!―1分でスッキリする整理のコツと習慣
著者：小山龍介
販売元：東洋経済新報社
発売日：2009-06
おすすめ度：

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