内製と外注の切り分け方

【全部内製、全部外注はどちらも極端】

 

IT化やDXでよくある悩みが、

どこまで内製でやるべきか、どこから外注するか

という点です。

 

結論から言うと、

どちらかに振り切る必要はありません。

 

 

【内製に向いている領域とは】

 

例えば、

  • 日々入力するデータ

  • 業務ルールが頻繁に変わる部分

  • 「ちょっと直したい」が多い作業

 

こういったものは、

内製の方が向いています。

 

理由はシンプルで、

現場が一番分かっているからです。

 

 

【外注に向いている領域とは】

 

一方で、

  • 業務全体の整理

  • データの流れの設計

  • ツール同士のつなぎ方

 

こういった部分は、

外部の視点が入った方がうまくいくことが多いです。

 

内部だけで考えると、

  • 今のやり方が前提になる

  • 無駄に気づきにくい

 

という傾向があります。

 

 

【外部は「作る人」より「整理する人」】

 

外注というと、

「システムを作ってもらう」イメージが強いですが、

実際に価値が出やすいのは、

 

  • 業務を分解する

  • つながりを整理する

  • どこを自分たちでやるか決める

 

という 整理役 としての関与です。

 

 

【もし切り分けで迷っていたら】

 

  • 内製と外注の境界が分からない

  • 丸投げになりそうで不安

  • まず何を整理すべきか知りたい

 

こういった 切り分けの相談 も受けています。

 

作業をお願いする前段階として、

考え方や設計を一緒に整理する

という関わり方もしています。

DX担当を1人置く前に考えるべきこと

 

【「DX担当を置けば解決する」は危険】

 

業務改善やIT化が進まないと、

「DX担当を1人置こうか」という話が出がちです。

 

ただ、

これはかなりよくある失敗パターンでもあります。

 

【DXは「1人で進める仕事」ではない】

 

例えばDX担当としてBさんを採用したとします。

 

Bさんは、

  • 業務を聞きに行く

  • 現場に改善案を出す

  • システムを検討する

 

という役割を担います。

 

ただ現実には、

 

  • 現場は忙しくて話を聞く時間がない

  • 「今まで通りでいい」と抵抗が出る

  • 調整役がBさん1人になる

 

結果として、

Bさんが孤立してしまうケースが多いです。

 

 

【別の属人化が生まれる】

 

さらに問題なのは、

 

  • DXの内容をBさんしか把握していない

  • 判断が全部Bさん経由になる

  • 「Bさんに聞かないと分からない」状態になる

 

つまり、

DX担当という新しい属人化が生まれます。

 

 

【コストと役割の現実】

 

DX担当を雇うと、

  • 人件費は毎月固定で発生する

  • 効率化が一段落すると、役割が曖昧になる

 

「改善フェーズでは必要だが、

運用フェーズでは余る」

 

これは、実際によくある話です。

 

昨今はIT自体が非常にシンプルになってきているため、

ちゃんと全体像やマニュアルを整理していけば、

DX完了後は新規採用したメンバーをリリースするということもよくあります。

 

このようなことをするためには、業務委託や外注が選択肢にあがります。

 

 

【まず考えるべきは「進め方」】

 

だからこそ、

DX担当を置く前に考えるべきなのは、

 

  • 誰が意思決定するのか

  • 現場をどう巻き込むのか

  • 段階的にどう進めるのか

 

という 進め方そのもの です。

 

 

【もし悩んでいたら】

  • DX担当を雇うべきか迷っている

  • 外部に頼るべきか判断できない

  • 進め方に不安がある

 

こういった 検討段階の相談 も受けています。

 

採用ありきではなく、

一番無理のない進め方を整理する

という立場で関わっています。

 

もちろん、私が外注先として貴社のIT活用を支えていくことも可能です！

属人化が進む会社の共通点

【属人化は、気づかないうちに進んでいる】

 

「うちは属人化していない」

そう思っていても、実際には 気づかないうちに進んでいる ケースは多いです。

 

特に多いのが、

特定の人しか分からない業務が増えていくパターンです。

 

そして、こういう人たちを敵に回すと

Xなどでたまに見る「退職時に自分一人で作った自動化ツールを停止させておいた」

みたいなリベンジをくらいます。笑

 

 

【できる人に任せ続けた結果】

 

例えばこんなケースです。

 

  • 売上管理のExcelはAさんしか触れない

  • 月次資料の集計ロジックを知っているのもAさんだけ

  • 「これどうなってるんでしたっけ？」と聞くと

    「あー、それはですね…」とAさんが毎回説明している

 

最初は

「詳しい人がいて助かる」

という状態です。

 

ただ、この時点で、

 

  • マニュアルがない

  • 他の人が触る前提になっていない

  • 改善もAさんの裁量任せ

 

という状況が出来上がっています。

 

 

【問題は「辞めた瞬間」に出る】

 

この状態でAさんが、

 

  • 異動する

  • 休職する

  • 退職する

 

とどうなるか。

 

  • Excelの計算が合わない

  • どこを直せばいいか分からない

  • 結局、元の手作業に戻る

 

効率化のはずだったものが、一気にリスクに変わります。

 

 

【仕組み化しない限り、属人化は止まらない】

 

ここで大事なのは、

Aさんが悪いわけではないという点です。

 

問題は、

 

  • 個人ベースで改善を進めたこと

  • 全体設計がなかったこと

  • 「誰でも使える」前提になっていなかったこと

 

です。

 

だからこそ、

人ではなく仕組みで回す

という視点が必要になります。

 

 

【もし「これ、うちも同じだな」と思ったら】

 

今回書いたような、

 

  • Excelや業務が特定の人に依存している

  • その人がいないと業務が止まりそう

  • 効率化はしているが、正直怖さもある

 

こういった 属人化の整理・見える化 の相談も受けています。

 

「どこが属人化しているか」を洗い出すだけでも、

次に打つ手はかなり変わります。

 

相談役・実行アシストとして関わっていますので、

気になったら気軽に声をかけてもらえればと思います。

実は危ない ― 担当者だけで行う効率化

社内の効率化というと、

Excelが得意な人が中心になって進めるケースは少なくありません。

 

一見すると、

コストもかからず、スピード感もあって、

とても良い取り組みに見えます。

 

ただ、実はここに大きな落とし穴があります。

 

 

【「その人がいないと回らない」効率化】

 

例えば、

社内に1人だけExcelを自由に扱える人がいたとします。

 

その人が中心となって、

 

  • マクロを組んだり

  • 関数を駆使したり

  • 業務用のExcelツールを作ったり

 

して、自分の業務を効率化したとしましょう。

 

短期的には、

確かに業務は速くなります。

 

しかしそのツールは、

 

  • 作った本人しか仕組みを理解していない

  • 仕様書や引き継ぎ資料がない

  • 修正や改善ができる人が限られている

 

という状態になりがちです。

 

つまり、

**「その人がいなければ使えない効率化」**になってしまいます。

 

 

【メンテナンス性が低く、壊れやすい】

 

担当者個人に依存したツールは、

メンテナンス性が非常に低いのも問題です。

 

  • Excelのバージョンが変わった

  • 入力項目が少し増えた

  • 業務フローが変わった

 

こうした小さな変化だけでも、

ツールが壊れてしまうことがあります。

 

そして多くの場合、

直せるのは「その人だけ」。

 

結果として、

 

効率化のはずが、
むしろ不安要素を増やしている

 

という状態になります。

 

 

【業務単体では、全体は良くならない】

 

もう一つの問題は、

効率化が「業務単体」で止まってしまうことです。

 

  • その前後の業務は手作業のまま

  • 他部署との連携は考慮されていない

  • 全体の流れとしては最適化されていない

 

こうなると、

部分最適にはなっても、全体最適にはなりません。

 

DXやIT化で本当に効果を出すには、

業務同士のつながりや

全体の流れを見た設計が必要です。

 

 

【必要なのは「一体感のあるDX方針」】

 

だからこそ重要なのは、

 

  • 全体を俯瞰した視点を持つこと

  • いきなり完成形を目指さないこと

  • 段階的に進める前提で設計すること

 

です。

 

一部の業務だけを効率化するのではなく、

「どうつながって、どう広げていくか」

を最初から考えておく必要があります。

 

 

【とはいえ、専任を雇うのは現実的ではない】

 

ただ、このような作業を進めるために、

DX担当を1人雇うとなると、

コスト的にはかなり重たい判断になります。

 

しかも、

 

  • 効率化が一通り終わり

  • 業務に浸透してしまうと

 

その人員は、

以前ほど重要なポジションではなくなる

というケースも少なくありません。

 

この点も、

内部で抱えるリスクの一つです。

 

 

【だからこそ、外部を使うという選択】

 

こうした背景から、

外部のコンサルタントを活用するという判断は、

非常に現実的な選択になります。

 

  • 必要な期間だけ関われる

  • 全体視点で整理してもらえる

  • 属人化しない形で設計できる

 

というメリットがあります。

 

当組織では、

もともと大企業向けに提供していたDX・IT化のノウハウを、

小規模組織だからこそできる価格感で提供しています。

 

 

【もし「これ、うちも同じだな」と思ったら】

 

今回書いたような、

 

  • Excel得意な人に業務が依存している

  • 効率化はしているが、全体としては楽になっていない

  • 属人化が進んでいて、将来が不安

 

こういった 「担当者任せの効率化」 に関する相談も受けています。

 

いきなりDXを進める話ではなく、

今のやり方をどう整理すべきかを一緒に考えるところからでも大丈夫です。

 

「どこまで内製でやるべきか」

「どこから外部を使うべきか」

 

そういった判断も含めて、

相談役・実行のアシストとして関わっています。

 

無理な提案はしませんので、

気になったら気軽に声をかけてもらえればと思います。

IT化は「小さいところから」でいい

IT化とかDXって聞くと、

大きなシステムを入れ替える話を想像されることが多いですが、

個人的には、そんな必要はないと思っています。

 

むしろ、

小さいところから始めた方が、うまくいくケースの方が多いです。

 

 

【まずは「手書き」をやめるところから】

 

一番わかりやすいのは、

手書きの帳票やメモをExcelに置き換えることです。

 

これだけでも、

 

  • 情報が探しやすくなる

  • 蓄積できる

  • 人に引き継ぎやすくなる

 

といった効果があります。

 

「それだけ？」と思われるかもしれませんが、

現場ではこの差がかなり大きいです。

 

 

【次は、Excelへの「手入力」を減らす】

 

Excelにしたあとにありがちなのが、

別の資料を見ながら、ひたすら手で入力している状態です。

 

ここも改善ポイントになります。

 

  • フォーム入力にする

  • データを自動で取り込む

  • コピー＆ペーストをなくす

 

全部を完璧にしなくても、

1工程減るだけで、作業はかなり楽になります。

 

 

【外部サービスを使った方が早いことも多い】

 

「自社用にシステムを作らないといけない」

そう思われがちですが、そんなことはありません。

 

今は、

 

  • 勤怠

  • 請求

  • 顧客管理

  • 問い合わせ対応

 

こういったものは、

外部のサービスを使った方が圧倒的に早く、安定します。

 

無理に自前で抱え込まない、

という判断も立派なIT化です。

 

 

【一気にやろうとすると、だいたい失敗する】

 

よくあるのが、

「どうせやるなら全部まとめてやろう」というパターンです。

 

気持ちは分かりますが、

これは業務に支障が出やすい。

 

  • 現場がついてこれない

  • 使い方が定着しない

  • トラブル対応に追われる

 

結果として、

「IT化したけど、前の方が楽だった」

という話になりがちです。

 

 

【最低限から始めるのも、ちゃんと効果がある】

 

IT化は、

完成形を最初から目指さなくていいと思っています。

 

  • 今いちばん面倒なところ

  • ミスが起きやすいところ

  • 時間を食っているところ

 

このあたりを一つだけ改善する。

 

それだけでも、

現場の負担は確実に減ります。

 

 

【IT化は「段階的」でいい】

 

IT化は、

一気にやるものではなく、積み重ねるものです。

 

  • 手書きをExcelに

  • 手入力を自動に

  • 面倒な運用は外部サービスに

 

このくらいのステップで十分です。

 

少しずつでも、

ちゃんと楽になるIT化をやっていきたいですね。

 

 

【もし「これ、うちも同じだな」と思ったら】

 

今回書いたような、

 

  • 手書き業務をやめたいが、どこから始めればいいか分からない

  • Excelにしたものの、結局手入力が多くて負担になっている

  • IT化したい気持ちはあるが、業務が止まるのが不安

 

こういった 「小さく始めるIT化」 の相談も受けています。

 

いきなりシステムを入れる話ではなく、

今のやり方をどう楽にするかを整理するところからでも大丈夫です。

 

「これはITでやるべき？」

「今は触らない方がいい？」

 

そんな判断も含めて一緒に考えています。

気になったら気軽に声をかけてもらえればと思います。

ホームページやサービス内容を作り直しています

 

最近、ホームページをゴリゴリ作り直しています💻

 

ちょっとデザインを整えた、というレベルではなくて、

構成・導線・文章の置き方まで含めて、割としっかり手を入れています。

 

理由はシンプルで、

「今やっていること」と「伝わっている内容」にズレを感じていたからです。

 

 

【話してみると伝わる。でも、見ただけだと伝わらない】

 

仕事柄、ITやシステム、業務改善の相談を受けることが多いのですが、

実際に話してみると、

 

・そんなところまで見てくれるんですね

・そこまで一緒に考えてもらえるとは思ってなかった

 

と言われることが結構あります。

 

一方で、

ホームページだけを見ると、そのスタンスがあまり伝わっていない

そんな感覚も正直ありました。

 

なので今は、

 

  • 何をしている人なのか

  • どこまでやる人なのか

  • どういう距離感で関わるのか

 

このあたりが自然に伝わるように、

文章や構成を組み直しています✍️

 

 

【このホームページ、業者には任せていません】

 

ちなみに、このホームページ自体も、

業者さんに丸投げしているわけではなく、自分で作っています。

 

エンジニアなので、

「とりあえず触ってみて、違和感があれば直す」

このやり方が一番しっくり来るんですよね。

 

文章を書いて、

レイアウトを変えて、

スマホで見てみて、

「ここ分かりにくいな」と思ったらまた修正。

 

正直、効率は良くないです。

 

でも、

自分がどういう考えで仕事をしているかを、自分の手で表現できる

それ自体は悪くないなと思っています。

 

 

【じゃあ、なんでアメブロで書き始めたのか】

 

ここからが今回の本題です。

 

もともとは、

事例や考え方の発信も、すべて自分のホームページ内でやるつもりでした。

 

技術的にはできます。

設計も運用も、自分でコントロールできます。

 

ただ、冷静に考えると、

それは 「作れる」という話であって、「読まれる」かは別 なんですよね。

 

 

【SEOと流入を考えると、答えは割とシンプル】

 

個人のホームページは、

立ち上げ直後に安定してSEOで流入を取るのがかなり厳しいです。

 

一方で、アメブロのようなプラットフォームは、

 

  • ドメインが強い

  • 検索に最初から乗りやすい

  • SNSや内部回遊の導線がある

 

という特徴があります。

 

であれば、

全部を自前でやることにこだわる理由はないな、と判断しました。

 

強いところは、

素直に使わせてもらう。

 

これはかなりエンジニアっぽい判断だと思っています。

 

 

【役割を分けただけ、という話】

 

今は、

  • 情報の拠点・名刺代わりとしてのホームページ

  • 考え方や事例を発信する場としてのアメブロ

 

という形で、役割を分けています。

 

アメブロを使うと決めた以上、

当然ですが 「記事を書くだけ」では終わりません。

 

 

【だから、ホームページも作り替えています】

 

ホームページ側も、

 

  • アメブロとどうつなぐか

  • どう流入させて、どう戻すか

 

この前提で設計し直す必要が出てきます。

 

なので今やっている改修は、

見た目を整えるためではなく、連携前提での作り替えです。

 

正直、

やることは増えます。

 

でも、

全体を設計して、

情報が無理なく循環する形を考えるのは、結構楽しい作業でもあります🔧

 

 

【しばらくは、この形でやってみます】

 

しばらくは、

 

  • アメブロでの発信

  • それに合わせたホームページの調整

 

この2つを並行して進めていく予定です。

 

また一区切りついたら、

「結局どういう構成にしたのか」

そんな話も書くかもしれません。

 

今はそんな感じで、

裏側をいじりながら、少しずつ整えているところです。

 

なので、サービスの本質は変わらないのですが、見た目だったり表現が変わっている可能性があります。

 

 

 

Growth Securityです。

はじめまして！

 

神奈川県県央エリアで、

中小企業の経営課題を、ITを活用して解決し、

今の規模で売上・利益を伸ばす余地をつくる支援をしています。

 

 

 今後HPやSNSなど整え、皆様のお役に立てる様に頑張って参ります。

 

 

私はこれまで、数万人規模の大企業様を相手に

システム設計や業務の仕組みづくりに関わってきました。

 

 

一方で、中小企業を見ていると、

「忙しい」「人が足りない」「属人的になってしまう」

そんな悩みを抱えたまま、

手が回らないままIT化が止まっている会社が多いと感じています。

 

 

日本を元気にするのは中小企業である

という信念の下、

私は

“仕組みを作って終わり”ではなく、

仕組みがちゃんと回るようになるまで支援すること

を大切にしています。

 

 

 

仕組みは、使われてこそ意味が出ます。

そのため、導入後の運用や担当者の負担軽減、

社内で自然に回り続ける状態になるまで伴走します。

 

 

 

ITや自動化は目的ではなく、

「問題を解消して、働く人が本来やるべき価値ある仕事に集中できるようにするための手段」

です。

一緒に、無理なく回る現場を作り上げていきましょう。

 

 

🧠 こんな会社さんへ

 

✔ 今の人員・今のやり方のまま売上や利益の余地を作りたい

✔ 事務作業や属人作業が負担になっている

✔ 社内にIT担当がいない／困りごとが溜まっている

✔ 外注やツール導入しても単発の施策で終わってしまい、うまく回らない

 

 

そんな方に、現場目線で寄り添いながら支援しています。