テレワーク時代本格到来！会社の電話応対はどうする？

新型コロナウィルスの感染拡大の影響をうけ、テレワークを導入する企業が増えているのは周知の事実です。

 

元々政府からも「働き方改革」の一環としてテレワーク導入が推奨されていましたが、今回の騒動を機にテレワークを実施する企業が増えていくのは間違いないでしょう。

 

テレワークで会社の電話応対を実現する方法

 

テレワークの導入にあたり、社員が自宅などでも会社の電話応対ができるように環境を構築することも重要なテーマのひとつです。

代表的な方法は以下の3つです。

 

1．携帯電話に転送させる

2．クラウドPBXサービスに番号移転し、社員スマホを内線化させる

3．クラウドPBXサービスに転送させ、社員スマホを内線化させる

 

それぞれのメリット、デメリットについて簡単にまとめると下記のようになります。

 

1．携帯電話に転送させる

現在契約中の電話会社で転送電話サービスを申し込み、転送先に社員の携帯番号を設定するだけという簡易的な方法になります。

会社の固定電話宛に電話があると転送先の携帯番号に転送されるので、在宅勤務中の社員が自分のスマホで電話応対が可能になります。

 

●メリット

　・すぐに環境を構築できる

 

●デメリット

　・特定の1人にしか転送できない

　・電話の取り次ぎができない

　・会社の固定電話番号では発信できない

 

2．クラウドPBXサービスに番号移転し、社員スマホを内線化させる

現在契約中の電話会社からクラウドPBXサービス事業者に番号移転し、社員のスマホで会社番号の発着信を行う方法です。

 

●メリット

　・着信をとれるだけでなく、スマホから会社電話番号で発信もできる

　・電話の取り次ぎ（保留・転送）ができる

　・オフィス内のPBXやビジフォンが不要に

　・工事不要で回線増減などが容易に

 

●デメリット

　・番号移転の手続きに時間がかかる

　・利用端末のリプレースが必要となるので習得コストがかかる

　・元の環境に戻すハードルが高い（時間とコストがかかる）

 

3．クラウドPBXサービスに転送させ、社員スマホを内線化させる

現在契約中の電話会社の契約はそのまま残し転送電話サービスを申し込みます。

別途、クラウドPBXサービスで新規番号を契約し、会社番号をその番号宛に転送させる方法です。

 

●メリット

　・すぐに環境を構築できる

　・複数人の社員で電話応対ができる

　・電話の取り次ぎ（保留・転送）ができる

　・現状のPBXやビジフォンはそのまま利用可能

 

●デメリット

　・会社の固定電話番号では発信できない

　・転送分の通話料がかかる

 

結局、どの方法がベストなのか？

このように各方法ともにメリット・デメリットがあり、どの方法がベストなのかは一概には言えませんが、各方法の向き・不向きについてはおおまかに下記のように分類されます。
　
1．携帯電話に転送させる方法が向いている会社
●向いているタイプ
　・1-3名程度の小規模オフィス
　・個人事業主やフリーランスの方
　・受電頻度が低い会社
●向いていないタイプ
　・受電頻度が高い会社
　・複数人で電話応対する必要がある会社
　・電話の取り次ぎが必要な会社
 
 
2．クラウドPBXサービスに番号移転し、社員スマホを内線化させる方法が向いている会社
●向いているタイプ
　・これを機にクラウドPBXへのリプレースを検討している会社
　・従来のPBXやビジフォンを廃止したい会社
　・複数名での電話応対や電話の取り次ぎをしたい会社
　・スマホで会社番号での発信もする必要がある会社
●向いていないタイプ
　・すぐにテレワーク環境を構築したい会社
　・テレワーク期間終了後は元の環境で電話を運用したい会社
　・そもそも他社に番号移転できない番号（ひかり電話発番など）を利用している会社
　
 
3．クラウドPBXサービスに転送させ、社員スマホを内線化させる方法が向いている会社
●向いているタイプ
　・一時的なテレワーク環境を構築したい会社
　・テレワーク後は従来のPBXやビジフォンをそのまま利用したい会社
　・複数名での電話応対や電話の取り次ぎをしたい会社
　・すぐにテレワーク環境を構築したい会社
 
●向いていないタイプ
　・スマホで会社番号での発信もする必要がある会社
　・電話の受電頻度が高く、転送通話料はかけたくないという会社
 
 
大まかではありますが、テレワークで会社の電話応対を行う方法やそれぞれのメリット、デメリットは上記のようになります。
 
下記の記事でより詳細に説明していますのでテレワークを検討している方は是非参考にしてみてください。