管理職の方、
複数の方とコラボレートする方、
Googleの無料のサービスを活用するだけで、
これまでの仕事のスタイルを一気に変え、
ハッピーになることができます。
これまでこんな感じの仕事をしていませんでしたか?
●パターン1
何かしらの情報(データ)を集めるとき、
1. 回答してもらうためのエクセルファイルを作る
2. メールにそのエクセルファイルを添付して送り
3. 相手にそれに記入してもらって返信してもらい
4. 複数人から集まった返信を元に、エクセルファイルにまとめる
5. ひとつにまとめたエクセルファイルをみんなにメールで送る
といったこと。
どのメールに添付されたデータが誰ので、
どれが最新版だったのかも混乱するし、
間違って上書きしてしまうこともあるし、
転記ミスなんかも発生しやすいわけですよ、ね?
●パターン2
何かしらの情報(データ)を集めるとき、
1. ひな形となるエクセルファイルを作り、
2. 社内のファイルサーバーにそれを置いておき、
3. みんなにそこに記入させるようにした。
4. 締切間際になって、みんなが一斉にアクセスすることになり、
5. 一人を除いて、他の方は読み取り専用となってしまい、
6. 書き込み不能な状態となり、結局、締め切りに間に合わなかった。
こういったトラブルが発生し、
社内のIT担当者に「どうにかしろ!!」と怒ったところで解決はしません。
パターン1、パターン2ともに、
情報共有をしたいのにうまくいかない典型的な事例です。
だけど、解決方法はあるんです!!
どうすれば解決するのか。
Googleドキュメントのスプレッドシートを使えばよいのです。
Googleドキュメントのスプレッドシートとは、
Web上にあるエクセルのようなものです。
実は、
一斉同時入力ができるエクセルのようなものなのです。
皆さんがこれまで何度も繰り返し失敗してきた情報共有は、
一斉同時入力機能で解決できるのです!!
ちょっと画面で説明しますね!
これがGoogleドキュメントのスプレッドシートの画面です。
どうです? 見た感じはエクセルと変わりないですよね?
3行目に青い枠がありますけれど、これは自分が操作しているカーソルです。
ここで共有という機能を使えば、
複数人での同時入力か可能となるのです。
次の画像、よーく見てくださいね。
10行目に「かきく株式会社」とかが追記されましたよね?
で、この行には緑の枠が出現していますね。
これはもう一人が操作しているカーソルなのです。
ここでは二人同時入力の例を紹介しましたけれど、
もっともっと多くの人数で同時入力が可能なのです!!
今まではデータをまとめるのに苦労したり、
ファイルがロックされてしまったりしていましたけれど、
Googleドキュメントのスプレッドシートを使えば、
いろいろと一気に解決してしまうのです!!
別の具体的な例で説明しましょう。
何かしらのセミナーをし、100人のお客さんが入り、お客さんに紙でアンケートを配って、それを回収したとします。
これまでですと、一人で100人分のアンケート結果をエクセルに入力していたのではないでしょうか?
でも、Googleドキュメントのスプレッドシートを使えば、複数人で分散して入力が可能となるのです。
100人分のアンケートの束を10人ずつに分け、
Aさんは1～10まで入力ね!
Bさんは11～20までお願いね!!
．
．
．
Jさんは91～100までやってね!!
と10人で10ずつの同時入力をしてしまえば
一気に終わってしまうわけです。
これまでの仕事のスタイルでは、
どうしても一人で抱えこまないと、
統一感がなくなってしまったりと問題がありました。
けれど、
Googleドキュメントのようなコラボレーションツールが出現した今は、
簡単に複数人で処理することができるようになっているのです!!
いつまでも古いやり方を続けているのは損ですよ!!
マイクロソフト・オフィスだって高いんですから!!
Google Appsじゃなくて、
無料のGmailでも使える機能ですけれど、
組織として使いたい場合は、
独自ドメインを取得した上で、
Google Apps Standard Edition上で、
Googleドキュメントのスプレッドシートを使うというのが
とってもエレガントです!!
Google Appsを使ってみたいけれど、
わかる人を頼りつつ導入したいなぁ…
といった方は、私までお問い合わせくださいね!!
複数の方とコラボレートする方、
Googleの無料のサービスを活用するだけで、
これまでの仕事のスタイルを一気に変え、
ハッピーになることができます。
これまでこんな感じの仕事をしていませんでしたか?
●パターン1
何かしらの情報(データ)を集めるとき、
1. 回答してもらうためのエクセルファイルを作る
2. メールにそのエクセルファイルを添付して送り
3. 相手にそれに記入してもらって返信してもらい
4. 複数人から集まった返信を元に、エクセルファイルにまとめる
5. ひとつにまとめたエクセルファイルをみんなにメールで送る
といったこと。
どのメールに添付されたデータが誰ので、
どれが最新版だったのかも混乱するし、
間違って上書きしてしまうこともあるし、
転記ミスなんかも発生しやすいわけですよ、ね?
●パターン2
何かしらの情報(データ)を集めるとき、
1. ひな形となるエクセルファイルを作り、
2. 社内のファイルサーバーにそれを置いておき、
3. みんなにそこに記入させるようにした。
4. 締切間際になって、みんなが一斉にアクセスすることになり、
5. 一人を除いて、他の方は読み取り専用となってしまい、
6. 書き込み不能な状態となり、結局、締め切りに間に合わなかった。
こういったトラブルが発生し、
社内のIT担当者に「どうにかしろ!!」と怒ったところで解決はしません。
パターン1、パターン2ともに、
情報共有をしたいのにうまくいかない典型的な事例です。
だけど、解決方法はあるんです!!
どうすれば解決するのか。
Googleドキュメントのスプレッドシートを使えばよいのです。
Googleドキュメントのスプレッドシートとは、
Web上にあるエクセルのようなものです。
実は、
一斉同時入力ができるエクセルのようなものなのです。
皆さんがこれまで何度も繰り返し失敗してきた情報共有は、
一斉同時入力機能で解決できるのです!!
ちょっと画面で説明しますね!
これがGoogleドキュメントのスプレッドシートの画面です。
どうです? 見た感じはエクセルと変わりないですよね?
3行目に青い枠がありますけれど、これは自分が操作しているカーソルです。
ここで共有という機能を使えば、
複数人での同時入力か可能となるのです。
次の画像、よーく見てくださいね。
10行目に「かきく株式会社」とかが追記されましたよね?
で、この行には緑の枠が出現していますね。
これはもう一人が操作しているカーソルなのです。
ここでは二人同時入力の例を紹介しましたけれど、
もっともっと多くの人数で同時入力が可能なのです!!
今まではデータをまとめるのに苦労したり、
ファイルがロックされてしまったりしていましたけれど、
Googleドキュメントのスプレッドシートを使えば、
いろいろと一気に解決してしまうのです!!
別の具体的な例で説明しましょう。
何かしらのセミナーをし、100人のお客さんが入り、お客さんに紙でアンケートを配って、それを回収したとします。
これまでですと、一人で100人分のアンケート結果をエクセルに入力していたのではないでしょうか?
でも、Googleドキュメントのスプレッドシートを使えば、複数人で分散して入力が可能となるのです。
100人分のアンケートの束を10人ずつに分け、
Aさんは1～10まで入力ね!
Bさんは11～20までお願いね!!
．
．
．
Jさんは91～100までやってね!!
と10人で10ずつの同時入力をしてしまえば
一気に終わってしまうわけです。
これまでの仕事のスタイルでは、
どうしても一人で抱えこまないと、
統一感がなくなってしまったりと問題がありました。
けれど、
Googleドキュメントのようなコラボレーションツールが出現した今は、
簡単に複数人で処理することができるようになっているのです!!
いつまでも古いやり方を続けているのは損ですよ!!
マイクロソフト・オフィスだって高いんですから!!
Google Appsじゃなくて、
無料のGmailでも使える機能ですけれど、
組織として使いたい場合は、
独自ドメインを取得した上で、
Google Apps Standard Edition上で、
Googleドキュメントのスプレッドシートを使うというのが
とってもエレガントです!!
Google Appsを使ってみたいけれど、
わかる人を頼りつつ導入したいなぁ…
といった方は、私までお問い合わせくださいね!!