私は復職してから1年経ちましたが、一旦仕事がゼロの状態だったものの、1年でかなり多くの資料（ほとんどが印刷物）に囲まれました。
その中には、1度しか見たことがないのもあり、引き出しに余裕はあるものの、なんだか断捨離のマイブームがやってきたので、以下のような分類で処理をしました。
- 捨てる
- スキャンしてデータとしてとっておく
- そのままとっておく
1.捨てる
なんといっても、物を減らすにはこの選択をたくさんしたかったわけです。
明らかに今となっては意味のない、期間外のものはどんどんポイポイしていきました。
モノをみて1秒で「1」か「それ以外」か判断していました。
ここで「それ以外」に選ばれた勇者!?は、「2」又は「3」の選択のステージに進みます(・∀・)
2.スキャンしてデータとしてとっておく
はいはい、ここが私の自分に甘いところと言ってもいい分類です。
と同時に、今回のメインです。
本当なら捨てるかとっておくかの二択だとは思いますが、さきほどのように1秒で判断ができないものは結構あります。
しょっちゅう見ないものなんだけど、辞書的、ガイドブック的に、たまに必要なときが出てきて頼っているもの、
全社で配布されていて、さすがに捨ててる人はいないだろうなという資料、
冊子のようなページものの印刷物なんだけど、正直場所取っているとおもったもの、
など、「捨てる」ことはできないけど、かといって「そのままとっておく」ほどのものではないもの、かなりありました。
そこで、会社なのでじゃんじゃか複合機でスキャンしてひとかたまりごとPDFファイルにしてしまい、スキャンができていることを確認したら、シュレッダーにかけるか、リサイクル用トレイにいれていきました。
ここからが、ポイントです。
スキャンしたPDFを自分でルールを決めてファイル名をつけて保存しておくのでもいいのですが、せっかくスキャンしたのなら、検索性をもたせたいと欲が出てしまうわけです。
ラッキーなことに、Adobe Acrobatが私の会社で使っているパソコンに入っていたではありませんか（＾ν＾）
Acrobatを使ってOCR処理をすると、なんということでしょう～
スキャンしたファイルなのに、テキストが拾えるではありませんかヽ(^。^)ノ
これでファイル名をうまいことつけてとっとけば、片付くし、とっておけるし、紙の時と比べて見つかるし、一石三鳥です！
ちなみに、プライベートでは、Evernoteを使っています。
こちらはスキャンしたものでもアップロードした途端に自動でOCR処理をしてくれます。
まあまあ小さい文字でも試しにテキストを打って検索をしたら引っかかってでたので、すごく助かっています（Evernoteのお話はまた後日）。
今週は仕事の合間に少しずつ処理をしていた結果。机の上に何かの資料が置かれっぱなしということが全くなくなりました。
おまけに、引き出しもかなり余裕が作れました。
というか、私自身、心に余裕ができた気がします。気分いいですね(^o^)
しめようと思って書いていたら、「3.そのままとっておく」のことについて書くのを忘れていました。
まあ、言わずもがなです。一番少なくしたい分類でした。
実際に、少量ですみました(-.-)
