前回の続きです。
今回のタイトルはごくごくあたり前のことだと思いますが、物理的にどうやるのかと、精神的にどのような気持ちでいればいいかということをお伝えできればと思います。
まず、物理的なお話。
段取りって、手順や順序のことです。それをわかる状態、見える状態にしておくところまでをやっておく必要があると考えています。
昔から「段取り八分、仕事二分」という言葉があります。実際の仕事や作業はゴールに辿り着くまでの中で2割しか占めていなくて、大半の8割が段取り、事前の準備だということですね。それくらい段取りが大切だということを言っています。
例えば、「○○社に訪問」といった1つの予定だけをとってみても、
実際には、
□ ▲▲▲▲▲のパワポを10部出力
□ 電車の時刻を調べておく
□ アジェンダを作って先にメールをしておく
□ 先方の担当者に会議室を確保してもらう
などなど、訪問に関係するタスクがたくさんあります。
これを意識していないと、自分の予定には、訪問することはわかるものの、それにまつわる一連の作業を直前になって頭のなかに現れて、その都度作業をしながらどんどん時間が使われていってしまうわけです。
逆に、事前に訪問という抽象的な予定を分解してそれに関する作業を見える化しておくと、急にバタつくこともなく、着実に準備をして、忘れ物もない状態で訪問できるわけです。
つまり、1つ1つのアクションそれぞれも予定として見えるようにしていることが段取りができている状態となるわけです。
続いて、精神的なお話。
予定とそれにまつわる作業を細かく見える化しておくことは、「覚えておく」というプレッシャーを感じずに過ごすことができます。目先の作業に集中することができるわけです。
日頃、直近の仕事をしながら、頭のなかで「あれをやらなきゃ」「これもやらなきゃ」と（半ば無意識で）考えることを経験されている方もいるのではないでしょうか。
程度によりますが、たしかにその状態でも仕事を進められて、かつ、おぼえていたこともこなすとったマルチタスクを随時こなせる方もいらっしゃいますが、シングルタスクと比べれば、脳への負担は大きいと思います。
何かを気にしながら仕事をするのと、目の前の仕事に集中するのとを比べれば、当然後者のほうがいいパフォーマンスができるはずです。
記憶したままの状態にせず、メモなりをして頭のエネルギー消費を少しでも避けることと、そのメモしたタスクもできるだけ細かく分解して、うっかりすることがなく、着実に仕事を1つずつこなせるよう、1日1日スタートする時には段取りができている状態を作りましょう！
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