前回の続きです。
「一元化する」ですが、スケジュールややること（To do）を1つの場所に集めておくということです。
私の場合、進捗率がバラバラな案件を常時10〜20（時期によりますが）の案件を担当しています。案件ごとにスケジュールを作っていますが、20仕事をしていれば、スケジュールも20あります。
プロジェクト1つ1つのスケジュールはバラバラに存在しているだけだと、
その日何をすればいいか、パッとわからない。
日々の予定を立てる際に、案件ごとに作った20のスケジュール表を順番に見れば予定が立つのかもしれませんが、それをするのにかなりの時間が必要です。しかも毎日です。
そこで、以前このブログでチラッとお見せしたGoogle カレンダーに、全案件のスケジュール、社内関係の予定、プライベートの予定 など、全部の予定を入力しています。
その際に気をつけていることは、行動をできる限り細かくすることです。
どういうことかというと、Google カレンダーはTo doリストではなく、To doをいつやるか入力するものです。
Google カレンダーの画面（※内容はダミーです）
なので、ここで重要なのは、1つ1つのやることを、いつ、どれくらいでやるかを想定して埋めることです。時間の情報が加えられていること、ここがTo do リストとの大きな違いです。この時間の情報があるのとないのとでは、生産性がかなり変わってきます。
私は、何かの案件が発生したら、すぐ終わろうが、半年かかろうが、1つ1つGoogle カレンダーに全ての行程で行われることを所要時間を想定して入れていきます。
また、1つの予定の中には、「移動」「打合せ」「移動」「小休憩」など細かく分かれますが、ひとまずGoogle カレンダーレベルでは、「移動」は30分以上かかる場合は別項目として入れています。「小休憩」は別に入れていません。Google カレンダーで1行の文字が見える幅が30分単位だからです。
何時からやるということは、相手があってのことなので確定はしませんが、これまでの経験上、実際に発生するであろう時間帯に暫定的に入れています。
先々の予定を入れていくと、すでに発生している案件の予定がところどころ入っています。それを避けながら新しい案件のやることを入れていきます。
これをやることで、どれくらいの密度の1日なのかを視覚的に把握できます。また、どれだけ先の日でも、ダブルブッキングが防ぐことができ、1日全て埋まっているならば予定の調整が必要だとひと目でわかります。逆にいうと、Google カレンダー上で予定が入ると確認をしてから出ないと、相手にスケジュールの共有をしません。
また、プライベートな予定も同じカレンダーに反映をしています。特に平日の日中に通院をしたり、私用で外出をしたりする場合、業務と重なってしまうと、仕事が滞ってしまうので、プライベートな予定も所要時間といつあるかを想定して反映しています。
このように、自分の時間をGoogle カレンダーに一元化し、モレなくダブりなく、自分の時間を見える化できれば、「何からしていいかわからない」といった不安から逃れることができ、頭がスッキリさせて過ごすことができます。
不安に感じないことと、効率よく仕事をすることの両立ができるのではないかと思います。
それでは、また。
