他の人がおこなってきた業務の整理・再編

人それぞれだと思うが 自分自身の頭の中に自分自身の業務が
整理されているのだろう
でもそれでは情報の共有化が全く図れない
その人が倒れたりしたら業務が止まることになる

業務の棚卸をしなければいけない
とはいっても忙しい合い間を縫って棚卸してもらうのは大変だ
まずはどんな業務をしているか概要から押さえてこちらで資料を作成し
漏れがないかどうか確認してもらう方法しかないだろう
とにかくブラックホール化している個人個人の業務を
表に出すことから始めなくてはならない

業務の棚卸ができたら次に業務間の関連性を把握することだ
関連性を把握する時には業務間の時系列も加味しなくてはならない
まずはひと月の業務サイクルを時系列も含め分かりやすく資料を作る

その次にひと月でない業務サイクルの把握
つまり３か月に一回おこなわれる業務とか年に一回おこなわれる業務とかを
資料に追加していくことが必要だ

ここまでで初めて業務の棚卸ができたことになる
でもこの作業はスタートラインだ
業務の整理・再編はここから始まる

無駄な業務のカットとか効率的な業務改善とかは
ここからが勝負なのである
人によっては自分の仕事領域を聖域化しているから
侵略されている気になるだろう
でも聖域化したままでは業務の効率化は図れない
改革にはある程度の血が流れると思うしかない
もちろん無血の改革が望ましいのだが

業務の整理・再編のあと部内組織の再編成または
職務分掌の再編がおこなわれることとなる
でもこれで終わりではない

会社は生き物であるから常に業務の整理・再編はおこなわれていく
日々検証をして追加修正削除を怠ってはならない

これらのことは一般的だと思っていたが自分の会社では
全く何もおこなわれてこなかったようだ
個人の意識改革という総仕上げが必要なんだと思う
これらの基本的な業務サイクルを根付かせることが最も重要だから