こんにちは。
11月も下旬になり、お店では正月飾りも見かけるようになりましたね。いろいろ特別なことが多かった2020年ですが、例年上陸を果たすアレが今年は上陸をしていないらしいんです。
アレ、何かわかりますか？ボジョレーヌーボーではありません。アレとは台風のことです。最後に台風の上陸がなかったのは2008年のこと。実に12年ぶりなんだそうです。今年はあと一ヶ月ありますが、さすがに12月に上陸はないでしょう…
コロナ禍の中豪雨など別の災害がなかったのは不幸中の幸いと言えますね。
さて、今日は「伝える」ということについて書いていきたいと思います。仕事上では人に何かを伝える機会は頻繁に訪れます。
以前、質問をするタイミングについてもブログを書きましたが、質問をするという行為自体は「自分がわからないところを相手に伝える」ことだと思います。他にも管理者に進捗を伝えることもありますね。
このように、コミュニケーションをとることが苦手な人が多いといわれているエンジニアの仕事現場にも、伝える必要がある場面は必ず発生します。
人に何かを伝えるとき、大事なことは何を伝えたいのか整理、明確化をすることです。ついついやりがちなのが、あれもこれもと思いついた順に伝え、結果何を伝えたかったのかがわからなくなってしまう伝え方です。
これでは、伝えたつもりのことが伝わっていなかったり、伝えたことが混ざって全然違った伝わり方をすることにつながります。
伝えたいことをまとめる際には、「伝えたい主題」と「主題を補足する情報など2つに分けて区別するとわかりやすいと思います。
伝達ミスは往々にして大きな問題に発展することもありますので、何を伝えたいのか自分でも整理することが重要です。
また、実際に伝える際には、なるべく短く伝えたほうが何を伝えたいのかがわかりやすくなります。後からいろいろと補足説明をする場合もありますが、一番伝えたい主題は短くすると聞き手も重要事項を認識しやすくなるでしょう。
そして、仕事上で何かを伝えるときに意識しなければならない点は、「相手が何を知りたいのか考える」ということです。
相手が興味ない内容や、知りたい情報とは異なる情報を伝えると、コミュニケーションがうまく取れなくなってしまうこともあります。
進捗報告を例にとってみてみましょう。進捗報告をするとき、報告を受ける側は何を知りたいと思っているのでしょうか。
例えば以下のような進捗報告がなされたとします。
- 「今、○○をしています。おそらく原因は△△だと思うので大丈夫です。」
- 「今終えているところまでで、全体の2/3は終了しています。残りは○○ですが、△△が原因だと思われるので後2時間で終わります。」
進捗確認の場合、確認者が知りたいことは「今何をしているか、これから何をするのか」ではなく「何が終わっていて、あとどれくらいで終わるのか」ということだと思います。
1の文章からは「今何をしているのか」しかわかりません。これだけでは、全体像が見えてこず、予定通りの進みなのかすら確認することができません。
対して2では、何が終わっててあとどれくらいで完了しそうなのかを見通すことができるようになっています。
このように、相手が知りたいことを考え、それに基づいて伝えることで相手にとっては非常にわかりやすい内容になるのではないでしょうか。
相手の知りたいことを慮ったり、相手の気持ちを察する方法については、またいずれ書けたらと思います。
みんなで1つのものを作り上げていくことも多いエンジニアという仕事では、特に進捗を伝える場面というのは多くあると思います。
自分の進みが悪かったりするとついつい相手が知りたいことではなく、自己弁護を含んだ今やっていることを伝えてしまいがちです。ですが、全体を管理する側からしてみればそういう人にこそく「何が終わっていて、あとどれくらいで終わるのか」という情報が欲しいことと思います。
何かを伝える機会が多い人は、伝えることをまとめる際に相手が何を知りたいのかについても考えてみてはいかがでしょうか。