仕事柄、僕らには、既存のお客様から、
毎日のように突然の要望が舞い込んでくる。
これに対応するために、
僕らの生産陣は、てんてこ舞いに陥ることがある。
この場合のてんてこ舞いとは、
予定していた業務がこなせなくなり、混乱をきたすことを指す。
若い生産陣には、
写真のようなマトリクスを教えているんだけど、
まだまだ目の前で起きることに圧倒されたり、流されたり、短史眼になったりする。
僕は、
予め予定されている仕事を「計画仕事」と呼び、
予め予定されていない突発的な仕事を「横から仕事」と呼んでいる。
組織での仕事において、
共有された重要な仕事は、明らかに「計画仕事」だ。
しかし、多くの人は、「横から仕事」の発生に混乱をきたし、ペースを乱されてしまう。
結果、対応や対処系の仕事はこなせても、計画的な業務進捗は一向に進まなくなる。
写真のような図をボードにして、
仕事をポストイットで貼り付けていけば、簡単に整理ができるんだけどなぁ。。。
次に、
写真のような４つの領域の区分が即座にできるよう、
上長にチェックしてもらったりしながら、慣れていくことが望ましい。
間違っちゃいけないのが、優先順位と劣後順位だ。
優先順位は、①⇒②。
劣後順位は、④。
③は、アイドルタイムがある他の人に振ればいい。
的外れな人は、①のみを行おうとする。
①のみに邁進する人は、早晩確実に潰れる。
なぜなら、②を放ったらかしにすることになるので、
次から次へと②が①へ化けて、襲ってくることになる。
とにかく、
慣れるまで意志を強く持って、このやり方を継続することが、最良の策だ。