2011年3月4日、当社では今からちょうど1年前にチャットワークを導入した。使っている中で便利だと感じるチャットワークBIG3は『グループチャット』、『タスク』、『スマホ対応』である。チャットワークとの1年を振り返ることにしてみよう。
まず導入した最大の理由は、当社で運営する求人サイトの販売代理店が増えてきていたこと。
当時はサイト運営を行う当社からの情報提供や資料提供、また代理店から当社への問い合わせは全てメールで行っていた。すると各代理店から同じような質問や悩みが時間差で来る状態だった。当社の返信も同じような内容のものが重なり業務効率が悪いし、各代理店も幾つも質問するのは遠慮している様子。
その頃、偶然にもTwitterでチャットワークを運営するECstudioの山本社長をフォローしていたので、チャットワークがローンチされることを知った。説明を見ると「メールの時代は終わりました」そんな挑戦的なフレーズと共に、チャットワークの導入メリットが書かれていた。
そしてそのメリットこそが、当社と代理店間で抱えていた問題を全て解決できるものだった。
チャットワークでは1対1のチャットはもちろん、チャットグループを作って選択したメンバーだけでチャットをすることができる。そしてそのグループチャットメンバーだけにファイル共有もできる。私は代理店の各関係者をメンバーに入れて、代理店専用のグループチャットを作った。
これで他の代理店が当社にしてきている質問も、それに対する返答も全代理店が閲覧できるようになったし、何よりも各代理店同士でもコミュニケーションを取りやすくなったことが大きかった。例えば成功体験であったり、代理店として活動する上での悩みであったり。それぞれが会ったこともなく、電話番号や住所も知らないのに、まるで一緒に仕事をしているような感覚になった。
しかもチャットワークの場合は『拘束感』があまりない。それぞれが都合のいい時間に、返信すればいいのだ。メールのように「お世話になります。先日はお忙しい中・・・」などと堅苦しい挨拶をいれなくても失礼ということはない。
当社の場合は、同時に社内でも使用を始めた。そのころはちょうど人がどっと増えた頃でもあり、それまではあまり社員がいなかったので社内はメールでも不便と思わなかったが、一気に人が増えて25名ほどになったので、1通のメールを送る時々に、誰に送信して、誰に送信しないかを、いちいち考える必要があった。
実際は25名になった時点で、部門やチームをわけて仕事をしていたので、それならば各部門や各チームにグループチャットを作ってしまえば解決するじゃないかということになった。
部門やチームを超えて特別編成する場合には、そのプロジェクトのグループチャットを作ればよかった。実際にそれから1年たつが、メールをチャットにしたことによってレスポンスは格段に早くなり、社内メールは殆ど無くなった。私は社内メールは一切していない。（社内で競馬同好会チャットまで出来るそうだ。）
ちなみに当初は無料プランを使っていたが、ストレージ容量を増やしたかったことと、グループチャットに数制限があった為、途中でビジネスプラン50に変更した。
月額5980円で50人まで50GBのストレージ容量を共有できるし、その全員がグループチャットの数制限を外せるのでこれにした。1人あたりに換算すると120円以下であり、この値段でここまで効率化できれば大幅プラスである。
そして続いて『タスク』は本当に便利。これは使い始めて良さに気づいた。個別やグループチャットごとタスク（作業）依頼ができる。
導入前は「A君この書類を来週月曜までに仕上げといて」と直接依頼していた。しかしこれでは忘れてしまう場合もあり、期限を守れないことが多かった。また当社ではフレックスタイム制を役割によっては許可している為、必ずしも顔を合わせるわけでもないから、依頼をするのもなかなか難しかった。
チャットワークのタスク機能を使うと、タスクを完了しないと依頼された人の画面にて、下の画像のようにタスクリストからずっと消えないので、忘れてしまうことがないし、直接会わない人にでも依頼ができるので、精度が上がったし、それぞれの労働時間を有効に使えるようになった。私は深夜に依頼を送ることもよくある。
（依頼期限が過ぎたタスクは期限が赤色になってしまう！）
最後に『スマホ対応』について。チャットワークを使い始めて何ヶ月かたった頃に、まずはAndroidアプリが出て、その数ヶ月後にはiPhoneアプリもでたので、ますます便利になった。
私は様々な場所に行くのだが、チャットワークのアプリがリリースされてからは、どこにいても同じように社内の仕事ができるようになった。オフィスにいようが、新幹線にいようが、上海にいようが同じ仕事ができてしまう。言ってしまえば、風邪をひいても入院しても仕事ができる状態なのである。
チャットワークを導入する前は、ノマドや在宅ワークというのは現実味がなかった。しかし現在では在宅で働くスタッフもいるし、時にノマドな私もいる。
人的マネジメントをする必要がなければ、会社に行かなくなるところだった。というくらい、チャットワークを導入したことによって、この1年で仕事の仕方が大きく変わった。
@galaxyceo