今の会社で担当している業務は、
Ａグループ(a社とb社)
Ｂグループ(一般法人の数社)
Ｃグループ(子会社や関連会社の数社)
3つのグループに関する事務です。
お客様と電話で話すことも多いです。
(Ａについては私が事務面の主な担当、
Ｂ、Ｃについては担当社員さんの指導を受けながら
補佐的な役割をする感じです)
4月始めから
Aグループの事務に大きな動きがあり、
他部署とのやり取りが活発になったため、
未熟な私では困難(知らない事が多い)なので
前任者がそのあたりの業務を担い、
私は日々の通常業務を引き続きこなしています。
(私の事務量はあまり変わらず、とは言っても
前任者と情報共有して、会議にも参加し、
いくつかは私が処理したりもしています)
そして最近、派遣さんが２名入りました。
２人には、Bグループ先とCグループ先の事務を
覚えてもらうことになり、
(私の業務が分散されて、ちょっと嬉しい)
担当社員さんが指導していたのですが…
そんな矢先…その担当社員さんの異動が決定！
派遣２人に１ヶ月で引き継ぐことになりました。
全体的には膨大な量の事務であり、
数ヶ月に一度、年に一度の業務もあるので
担当社員さんは上司🤓にも事務内容を引継ぎします。
日々の業務をやりながら、その内容を伝え、
引継書も同時作成中だそうです。
私はというと、
知らない事務はどうにもならないけれど、
知ってる事務については何かしないとな…
と思い、
自分の手元でまとめていた
Ｂグループ、Ｃグループに関する事務の
紙媒体のマニュアルを
再度確認しながらデータファイルに再構築中。
部内の誰でも見れるよう、
出来上がったマニュアルから順に
共有ファイルに保存。
先週はＢグループの分がほぼ完成
(このあと見直して修正と追加)したので、
来週からはＣグループの分に取り掛かる予定。
業務に関係のある人にも声を掛けていて、
既存の資料の内容についても第三者の目線で
普段気になっている事があれば言ってもらって
ついでに都度修正。
ただＡグループの対応も徐々に増えてきたので
(対応完了は6月中旬が目処)
ペースは半分位に落ちるかも…ちょっと危機感😥
地味に時間ない。
でも、所々曖昧な部分があるはずだから、
担当社員さんがいるうちに形にしなくては😱
ずっと、パソコンたたいてまして
使用する入力画面やメール送受信画面、
自分で調べたものであればその資料ページ
などをコピペ。
手元の紙媒体しか資料になるものがない場合は
PDFに変換して画面に貼り付け…
そんな日々が続いております。
