トヨタの現場の改善は、大きな壁を使って、調査した結果を貼ったり、ポストイットで意見を書いたりして、大勢で眺めながら問題点の洗い出しを行います。
この時、多くの書類が手書きです。
スピード第一ですから、その場で書いて貼るのです。
事務所に帰って、ワープロにして印刷して貼り出す時間がもったいないのです。
全体を眺めながら意見出しを行うのが慣例です。
デジタル化、IT化の時代ではありますが、これが一番早く、効率が良いのです。
会議室などで使う報告書も、全体を眺められるような紙面にまとめることが多いです。
問題解決手法を用いて、結果を報告する際でも、A3一枚でまとめます。
まとまった紙面だと、報告を聴いている途中でも先を読み、疑問に思ったこと、質問することを書き込むことができます。
パワーポイントだと、それが難しいのです。
この「紙一枚にまとめる」というのが、思考をまとめる訓練になるのです。
ノートをとる際にも、思考をまとめながら要点のみを簡潔に記載します。
日頃から訓練をするのです。
報告をする際でも、要点を簡潔にのべます。
だらだらと話しません。
まず、結論（Point）を言います。
そして、その結論に至った理由を３つ述べます。
３つ以上だと、話しがボケます。
１つだと、検討が浅く感じます。
３つぐらいが丁度良いのです。
「結論は〇〇です。 理由は３つあります。 １つめは、〇〇。２つめは、○○。３つめは、○○です。 これらの３つの理由から、○○の結論に至りました。」
最後に、もう一度結論を言います。
会議中に考えて発言する場合でも、「言いたいことが２つあります」といったように、数字が言えるのは、脳内で整理されていることが分かります。
このように、脳内整理して発言する人達が集まると、会議が非常にスムーズに進みます。
感情的に話す人は居なくなり、論理的に冷静に話す会議になり、論破しようとする人も居なくなります。
こういったことを推奨する上司が居なければなりません。
日頃から、「まとめる力」を養えるような報告書の作成や発言を促す環境づくりが必要です。
稟議書などの難しい書類も、A4サイズ １～２枚にまとめます。
A工程に自働搬送車を導入したい。
金額は、〇〇万円。
得られる効果は、省人化。（人が運んでいるのを自働で運ぶ）
投資金額は、２年で元が取れる。
業者３社に見積もりを取り、今回○○会社へ発注したい。
伝えたいことは、すべて箇条書きにする。（文章にしない）
背景的な出来事など、伝えるべきことは文章でも可であるが、文字を極力省く。
そして、小さな文字でいい。 読みたい人は、小さい字でも読みます。
要は、言いたいことを大文字で箇条書きにする。
それで、意図は十分に伝わります。
こういった事ができるようになるには、長い訓練が必要です。
日頃から、それを推奨しなければなりません。
まとめる力が付けば、会議の終わりには議事録が提出できるくらい、ノートがまとまっています。
もちろん、PCに打ち込んでも良いのですが、私は概念図などの絵や図を時々書き込んでいましたので、紙のノートにしていました。
その場でコピーして渡していました。
ホワイトボードを印刷したりもしていました。
論理的に話す。 論理的にまとめる。 要点のみにする。
会社で取り組むべきことです。
結果的に、会議が短時間で終わり、資料作成時間が短くなり、物事が進むスピードが上がるのです。
是非、社内やグループ内で推奨してください。