「トヨタの会議は30分」という本があります。
３ヶ月で７万部も売れたそうです。
その後も販売数を伸ばし、現在は10万部以上だそうです。
キャッチ―な本のタイトルが良かったのでしょうか。
私も読みましたが、ごく当たり前の事が書いてありました。
それもそうでしょ。 元、中の人なんですから。
日頃から、当たり前のようにやっていたことです。
本のケチをつけているのではないのです。
中の人にとってみれば、普通のことなのですから。
その中身を踏まえて、「なぜ、そんな短い時間で会議ができるの？」について、元、中の人の立場から考察してみました。
まず、
会議は現場で開かれることが大半で、椅子はない。
立ったままの会議です。
1時間の会議なんて、できません。
疲れ果ててしまいます。
だから、必要なこと以外は議論しません。
決めることが明確になっています。
事前に、何を決めるのか通知しています。
資料は、あらかじめ貼り出しておくか、配布しておきます。
出席者は、中身を知っている状態で出席します。
だから、議論に時間がかからないのです。
対策会議の場合、現時点で解らない事は、同日の何時までに解析を完了し、明日の同時刻に対応方法について報告すると約束します。
10秒以内に済む話しです。
翌日は、対策について話すだけです。
約束は、必ず守られます。
結果的に、会議は30分もかかりません。
10分程度で、沢山の議題が進行できます。
会議室で行う場合も、同じ調子です。
勿論、1時間かかる会議も存在します。
しかし、１時間で予約することはありません。
まずは、30分で予約しています。
30分で済まない場合に、二回目を行うのです。
その際、議事の進行に妨げとなっている事象について全員で把握し、次回はそれが解消されるように協力を要請します。
全員が、会議に協力しないとならないのです。
そんな調子ですから、メールも短い。
要件のみです。（中には、小説のようなメールを書く人もたまに居ますが）
確実に知っておいて欲しい案件は、メールにしません。
ポストイット的な小さな紙に要件のみを書いて、デスクに貼っておきます。
緊急の場合は、直接会いに行きます。
忙しい役員の場合は、会議から会議への移動を狙って報告に行きます。
10秒で話せるようにしておきます。 歩きながら話すからです。
答えて頂くのは、YesかNoか。 もしくは、AかBか。
詳しい内容を聴きたい場合は、役員の方から「時間を取って説明せよ」と指示があります。
悩まない。 やることは決まっています。 淡々とこなします。
どんどん、こなします。
たまに、話し好きが雑談をしたがりますが、司会者が遮ります。
結論を申しますと、トヨタの会議は30分ではありません。
もっと短かったり、長かったり。
皆さんが開催している会議は、１時間ですか？
その中で、正味の議論は何分ですか？
残りの非正味の時間は、何を話していますか？
現場で、立ったままやることが出来ますか？
資料は、事前に配布していますか？
しっかり読んで、意見をまとめていますか？
会議の進行に、協力していますか？