有名な書籍に、「トヨタの会議は３０分」というのがあります。
実際に、トヨタの会議は３０分です。 もっと短い時もあります。
よく勘違いされるのが、単純に短い会議をすると思っている人がいます。
実際に会議を３０分にしたというのを聞きますが、実際には何も決まらずに、３０分会議を何度もしていると言うのです。
形ばかりを真似しているコトマネ改善ですね。
会議を小分けにしているだけで、これではかえって効率が悪くなります。
短い会議にするには、もちろん秘訣があります。
トヨタの会議室には、次のような貼り紙があります。
①から⑦まであるのですが、ちょっと解り難い⑦について説明します。
「ごっこ」のムダ。
トヨタでは、ごっこを嫌います。 ごっことは、「鬼ごっこ」のような「ごっこ」のことです。
体裁だけ整える、意味のない（ムダ）事をすることです。
会議で言いますと、以下の事をすることです。
①目的を見失い、何を決めるのかを忘れる。
②長話しをしてしまう。
③相手をやり込める論破に終始する。
会議が大好きな人が居ます。 喋るのが大好きな人が居ます。
会議をすることが、大好きです。
何を決めるかなんて途中から忘れて、長話しに花が咲き、喋り疲れて「会議をやり切った感」に浸り、肝心な事が決まらないということです。
「決めた事を実行しない」という現象をよく耳にしますが、これは会議を長時間かけて実施したことにより、「会議をやり切った」ことが、「決めたことをやり切った」と勘違いして、その後に何もしないという症状が発生しているのです。
冗談のような話しですが、実際に頻繁に起こっていることです。
次に多いのが ④意見を並べるだけ の会議。
「人の意見を遮らない」というのは常識ですが、場合によっては「遮らなければならない」時があるのです。
それは、意味の無い意見をダラダラと言う人が居る場合です。
上記のように、喋り好きの人に見られる傾向です。 「いったい貴方は、何が言いたいの？」というパターン。 自分でも、何を言いたかったのか忘れるほどです。
人の意見をじっくり聞いたがために、何時間も何も決まらない会議がいかに多いことか。
モラルは大切ですが、これは小学校の学級会以下の会議です。 会社で学級会をやっているのです。
日本のGDPの低さは、この生産性の無い会議に凝縮されているような気がします。
会議の主催者は、適切な進行をしなければなりません。
意見を並べるだけの会議は、必要ないのです。
出席者は、会議で出た意見に重ねて議論を深堀りしていかなければなりません。
聴く姿勢は大切ですが、時給で働いているプロならば、ムダの多い会議をしてはいけません。
このような事をしていては、会議は３０分で終わりません。
３０分のいうのは、実に短いのです。
会議が開始されてから、会議開催の背景、目的を理解しているようでは、終わりません。
事前に主催者からの案内文に目を通し、背景、目的を理解し、自分の意見をあらかじめまとめておくのです。
全員が、その行為をしなければなりません。 これは、当然のことです。
全員が協力するのは、当たり前のことです。
そして、会議中も、終始 目的達成のために協力すべきなのです。
目的も忘れて長話しをするなんて、もっての外です。
論破するなんて、もっての外です。
意味のない話しをするなんて、もっての外です。
全員で最適解を求めることに全力を尽くさなければなりません。
司会者だけの能力では、解決しません。
言いたい放題の会議なんて、授業中に教室を歩き回る小学生のようなものです。
学級崩壊ならぬ、職場崩壊です。
皆さんが忘れてはならないのは、プロ意識です。
「ごっこ」をする年齢でもないし、そういう場でもないのです。
生産性の高い仕事をしないとならないのです。
モラルを気にし過ぎて、何も決まらない会議をしていないですか？
メールや資料も、ダラダラと物語風に長い文章を書いていないですか？
私も時々受け取っていました。
小説のようなメール。 小説は、家で書けと言いたい。
厳しめの意見を書きましたが、最近目についた出来事がありましたので書いてみました。
「やっている事」だけを真似るのではなく、達成するための「意識すること」を学んで欲しいのです。