今回は、資料づくりについて書きます。
皆さんは、報告用の資料を、どんなフォーマットで報告していますか？
所定のフォーマットが決まっていない報告書の場合です。
多くの人がパワーポイントを使っていますね。
トヨタは、A3にまとめて報告するのが基本です。
基本とは言いながら、今やパワポでの報告の方が増えています。
どちらが良いと思いますか？
今回は、作る側の立場ではなく、見る側の立場としてどう思うのか書きます。
見る側としては、A3が良いです。
デジタル化のペーパーレス時代に逆行しますが、そちらの方が好きです。
▶ A3が好きな理由
① 定型化した枠に収めて記述しているので、ストーリーがキチンと構成される。
② 説明を全部聞かなくとも、理解できる。(説明箇所よりも先を読める)
③ 他者の資料と容易に比較できる。
もちろん、パワポでもストーリーがしっかりしていれば、問題はありません。
しかし、これまでの経験で言うと、パワポ資料の大半はストーリーが分かり辛い。
なぜならば、作り手がストーリーを考えずにいきなりパワポを作り出してしまうケースが多いから。
そして、多くの人がパワポのデザインにこだわり過ぎて、カラフル過ぎたり、アニメーションが多過ぎたり、目がチカチカするような色使いだったりするのです。
なかには、アニメーションにこだわり過ぎて、長時間残業になっているのです。
パワポで使う色は、3色以内が望ましいのです。
パワポの達人は、地味な色を用い、同系色で作成します。
目に優しい黒や白を使います。 真っ黒や、真っ白は使いません。 フォントも、真っ黒を使いません。
達人は、ストーリー作りに8割りを割きます。 いきなり作成を開始しません。
最近では、パワポの達人達がYouTubeやTikTokでコツや技を公開していますので、大いに観た方が良いでしょう。
教育資料などは、フォーマットを統一して提出させた方が良いでしょう。
比較しやすいからです。
それに、どの枠に何を書くと決められていると、ストーリー化しやすいからです。
それに慣れれば、起承転結のように、パワポも作れるようになります。
ですから、A3で先に修行をする事は大事なのです。
結論的には、どちらの様式でも良いのです。
要は、ストーリー展開がキッチリ出来ていれば良いのです。
いづれにせよ、紙に鉛筆でストーリー案を書き出してまとめる事を癖付けましょう。
清書は、残りの2割の力で作れば良いのです。