こんにちは。警備業特化型の社会保険労務士、山田紘大です。
先日、警備会社の現場マニュアルを全面的に見直す機会がありました。
従来なら「打合せの議事録作成→情報整理→Word入力→図・写真の挿入→文章の推敲」と、 どんなに急いでも2〜3日はかかる作業でした。
それが今回、AIを組み合わせた新しい方法で約2時間で完成しました。
この記事では、実際にどんなツールをどう使ったか、具体的な手順をお伝えします。
① 現場の動画・写真を撮影しておく
マニュアル作成の最大のボトルネックは「現場の状況を言語化する時間」です。
そこで、現場確認の際にスマートフォンで動画・写真を撮影しておきます。
特別な機材は不要です。巡回ルート・設備の場所・施錠箇所・危険エリアなど、 「後で文字で説明が必要になる場面」をひたすら撮るだけです。
撮影した素材は後でマニュアルに画像として直接挿入できます。
「文字で説明するより写真一枚の方が伝わる」ことは現場では非常に多く、 この素材収集が後工程の品質を大きく左右します。
② Plaudで打合せを丸ごと文字起こし
次に活用したのが、AI文字起こしレコーダー「Plaud Note」です。
顧客との打合せや、従業員への業務ヒアリングの際にPlaudを卓上に置くだけで、 会話の全内容を自動で録音・文字起こしまでしてくれます。
従来であれば、打合せ中に必死にメモを取り、終了後に記憶を辿りながら議事録を作成するという 二重の作業が発生していました。
Plaudを使うことで打合せに集中できるうえ、終了後には文字起こし済みのテキストが手元にある状態になります。
Plaud活用のポイント
- 打合せ・現場ヒアリング・口頭での業務説明をすべて録音対象にする
- 文字起こしテキストはそのままコピーしてClaudeに貼り付けられる
- 「言った・言わない」のリスクが減り、記録の信頼性が上がる
③ Claudeの「マニュアル作成スキル」に流し込む
ここが今回の核心部分です。
Claudeには「Projects（プロジェクト）」という機能があり、その中に専用の指示書（スキルファイル）を設定できます。
具体的には、「現場マニュアルを作成する専用AI」をClaudeの中に構築します。
スキルファイルには以下のような指示を書き込んでおきます。
スキルファイルに設定する内容（例）
- 「警備業の現場マニュアル作成の専門家として動作すること」
- 「入力されたヒアリング内容・文字起こしテキストを元に、見出し構成・手順・注意事項を自動整理すること」
- 「Word形式への出力を前提に、h1/h2見出し・箇条書き・注意事項ボックスを使って整形すること」
- 「画像・図を挿入すべき箇所には【写真挿入：〇〇の画像】と明記すること」
一度スキルを構築してしまえば、次回以降は
「Plaudの文字起こしテキストを貼り付けてEnterを押すだけ」でマニュアルの骨格と文章が生成されます。
現場固有の情報・業務フロー・注意事項が整理された状態で出てくるため、 ゼロから文章を考える必要がなくなります。
④ Word形式で出力し、画像を挿入して完成
Claudeが生成したマニュアル文章をWordに貼り付けます。
スキルの指示によって「【写真挿入：〇〇の箇所の画像】」と書かれた箇所が明示されているため、 先ほど現場で撮影した写真をその位置に挿入するだけです。
フローチャートや図面が必要な場合は、ClaudeにMermaid記法（フロー図の記述言語）で 図の構造を生成してもらい、WordやPowerPointに貼り付ける方法も使えます。
細部の表現修正・会社独自のルールの追記は自分で行いますが、 「文章を考える」「構成を組み立てる」という最も時間がかかる部分はAIが担います。
工程ごとの時間比較
- 従来：打合せメモ整理（1〜2h）＋Word入力（3〜4h）＋文章推敲（1〜2h）＋画像編集・挿入（1〜2h）＝計2〜3日
- AI活用後：文字起こし確認（15分）＋Claude生成（10分）＋Word貼付・画像挿入（30分）＋細部修正（1h）＝計約2時間
この仕組みを導入して変わったこと
マニュアル作成の負担が減った最大の副産物は、管理者が現場対応に集中できるようになったことです。
現場管理者は日中の業務をこなしながら事務作業をすることが多く、 マニュアル作成は「いつかやらなければいけない仕事」として後回しになりがちでした。
AIを活用することで、「打合せをすれば自然にマニュアルができている」という状態に近づけます。
記録の精度も上がり、後から「あの時の確認内容はどうだったか」を振り返ることも容易になりました。
警備業に限らず、現場業務と書類作成を兼任している管理者を抱えている会社には すぐに応用できる方法です。ぜひ一度試してみてください。
警備業に関する労務・業務効率化のご相談はこちら
電子申請・オンラインミーティング・公式ラインで全国対応しています。
就業規則の無料診断もお気軽にどうぞ。
LINEでのお問い合わせ
友だち追加はこちら最後までお読みいただきありがとうございました。