こんにちは。
しはいにんこと、北原です。
今回から2回にわたってミーティングのお話しをさせていただきます。
近年はオンラインなどミーティングの形は様々になって参りましたが、本質は変わらないと思っております。
では本題。
正しいミーティングのあり方とは？
計画や戦略を決めたり、プロジェクトの進捗を確認したりと、仕事にミーティングはつきものですよね。
最近はコロナ禍の政府方針によって都度意思決定をせざるを得ない状況が続いているのでなおさらです。
しかし、正しいミーティングのあり方がわかっていないと、時間を無駄にしてしまうことがよくあるんです。
私の以前の職場では1か月に1度、社長と各店の店長がミーティングを行っていました。
私も店長として参加していたのですが、ミーティングの後はいつも何かしっくりこないというか、違和感を感じていました。
「社長の言いたいことは理解できるんだけど・・・」
「いろいろ話したけど、結局何からやればいいのか・・・」
他の店長も同じように感じていたようで、ミーティングの後店舗に戻っても皆いつもの仕事をするだけでした。
ミーティングの前後でほとんど行動が変わらなかったのです。
これでは、ミーティングの意味はあまりありませんよね。
会議自体は各店が売り上げ報告をして1か月を振り返るというありがちなパターンなのですが、なぜ意味のない会議になってしまていたのでしょうか？
実は、こういうケースって結構あるんです。
原因はさまざまですが、だいたい下記の６つ当てはまると思います。
①ミーティングの目的（ゴール）が決まっていない
②事前にテーマ、アジェンダ（議題）などの情報共有ができていない
③時間が長すぎる
④議事録をとっていない、または共有していない
⑤社長（議長）の独演会で参加者がほとんど発言しない
⑥早口で声の大きい人だけ発言している
ドキっとしたそこのあなた！３つ以上当てはまる場合は要改善です。
ちなみに前述の私の会社ではすべて当てはまっていました（チーン）
しかし、当時の私がそのまま黙っていたわけはありません。
予算と現状とのギャップ（課題）とその解決策を記載した報告書を自ら作成し、会議の前に提出するようにしました。
すると、会議の場で社長が具体的なコメントを返してくれるようになり、次に何をすべきか明確になっていきました。
そして明確になったことを議事録として残し、優先順位をつけて行動に移したのです。
上記でいうと②と④を改善しただけです。
時間は相変わらず長かったし、社長の発言が圧倒的に多かったにも関わらす、ミーティング後の行動が明らかに変わりました。
このように、すべてでなくとも自社で改善しやすいポイントから順に改善していけば、成果は現れます。
ちなみに、以前の会社では他の店長も同じように事前報告を行うようになり、共通のフォーマット（会議の在り方）として社内に定着しました。
もし、あなたの職場が同じような課題を抱えているならば、
「どうせ社長の話を聞くだけだから」
「何を言っても結局変わらない」
とあきらめずに、1つでも行動に移してみてください。
できない理由を探すより、何ができるかを考えるのです。
「③時間が長すぎる」の改善例としてトヨタ自動車の例を紹介します。
トヨタ自動車では、「会議は３０分！」と決まっており、それを可能にするためにさまざまな工夫がされてきました。
事前にアジェンダを共有することはもちろんで、共有されていないと参加者から催促が来るそうです。
また、参加者がアジェンダに沿って自主的に資料を用意するなど時短のために各自が考えて会議に臨むので、自然と参加意識が高まるという効果もありました。
長時間の会議では、参加者の集中力が切れてしまったり、内容が多すぎて整理しきれなかったり、やることが多すぎてげんなりしてしまったりと、マイナス効果を生むことが多いです。
ポイントを絞ってゴールを定め、短時間で会議を終わらせることを目指しましょう。
次回は⑤⑥の改善方法についてお話しさせていただきます。
本日もお読みいただきありがとうございます！