自計化って何ですか？

皆様

こんにちは！

このブログでお話したいことの一つに「自計化」というテーマがあります。

「自計化」って何なんだ？と思われる方もいらっしゃるかもしれません。

この言葉は会計事務所の人たちが使う用語で、ある意味業界用語です。

「自計化とは」と定義を語られる方もいらっしゃいますが、簡単に言ってしまえば、

会社の中で自分たちで月次試算表を作ることです。

「月次だけ？」って思われた方、いいところに突っ込みされましたね。

本決算は社内でできなくても、まあ十分自計化できていると言っていいと思います。

社内で月次の試算表が作成できるようになれば、全然OKです。

もっと高度な役割が経理業務にはあるのではないか？

確かにそうです。おっしゃる通りです。

しかし、ですね。

そもそもの話ですが、

「自計化」というテーマが関係する会社というのは、今まで試算表を外部に頼んで

作ってもらっていたが、それを自社で行うかどうかという会社です。

または、自社でやろうと決心はしたが、「全然うまく行かない～、できな～い」と悩んで

おられる会社かと思います。

どうしても規模が小さい会社が話の中心になります。

規模が大きい会社でもアウトソースしている会社も確かにあります。

ただ、これから話をしていくに当たっては、

『経理業務全くわからないから外部にお願いしている』

『事務員を雇うお金がもったいないから外部にお願いしている』

『簿記のわかる人員が社内にいないから外部にお願いしている』

というような、どちらかと言えば、消極的理由により外注している

会社を前提にやっていきたいと考えています。

社内で月次決算の体制ができてはいるが、どうも効率的ではない、もっと早く

作業ができるのではないか、もっと経営に役に立つ情報を提供できるのでは

ないかという課題をお持ちの方は、別のテーマでお話しをする予定です。

その時まで、少しお待ちいただけますでしょうか。

話を元に戻します。

経営は「営業」や「技術力」だけではないということは、経営者も十分承知しているでしょう。

企業が成長していくには、人事や経理などの管理業務だって必要な要素であることは

理解されていると思います。

しかし、現実は、

社内にそのような人員を配置していくだけの余裕がない会社や、

まあ今でも何とか会社は回っているから、しばらく外部に頼んでいても何とかなるんじゃ

ないかとお考えの会社、

やっぱり社内で経理業務を行う必要性について実感がわかない会社、

などなど・・・・

経営の中の優先順位としては後の方ということになっている会社が多いですね。

ちょっと、話題を変えてみたいと思います。

「経理の役割」って何でしょうか？

弊社の考え方は次のとおりです。

『必要な情報』を『必要なとき』に提供すること。

『必要な情報』って何？

『必要なとき』っていつ？

そもそもこの情報を『誰に』提供するの？

こんなことを感じられるかもしれませんね。

まず、『必要な情報』は大きく2種類に分けられます。

１　税務署、銀行、株主などの外部に報告するもの

２　経営者に報告するもの

会計の勉強をされたことがある方でしたら、１と２は呼び方があるので、

あの話だなとピンときたかもしれません。今日は本題ではないので

さらっと流します。

１はいわゆる決まっていることで、会社にとってはやらなければ

いけない義務の話だといえます。経営者にその気があろうが、なかろうが

必要なことです。

１だけで考えるならば、なるべく手間もコストもかからないように義務を果たしたい

なと思う気持ちは当然でしょう。

この義務を外部の専門家が低コストでやってくれるのでしたら、助かるなという

気持ちをもつでしょうし、それをわざわざ社内にシフトしようと考える動機は

少ないでしょう。

義務を果たせばいいわけですからね。

せいぜい、税務署との関係で、税金がいくらになるか気になるから、早く知りたい。

早めに何か手を打ちたいと考えることはあるでしょう。

それも、外部の専門家にお願いすれば（きっちりとやってくれる専門家であれば）、

しかるべきタイミングでそういう情報は提供してくれるとは思います。

知りたいタイミングは『気になるとき』または『気になる直前』なのかもしれません。

それが毎月のタイミングで知りたいのでれば、毎月報告してくれということに

なるのかもしれませんね。

銀行に対しても、毎月報告する必要があれば、タイミングは1か月おきになるので

しょう。

借入をしたいときだけ試算表が必要な場合は、そういう事情が発生したときだけが

必要なタイミングになるのでしょう。

多くの会社は１の役割だけを考えておられます。

２について考えてみましょう。

これは『誰に』報告するものかというと、もちろん経営者ですよね。

もし、経営者が必要だなあと思わなかったらどうなりますか？

やりませんよ。誰も。必要がないのですから。その会社では。。。。

儲かっているかどうか、すぐに知りたい。

予定していたのと実際が違っているか確認したい。

予想と違っていた場合は、どこが違うのか知りたい。

次の行動を実行するために、早く結果を知りたい。

このようなお考えのある経営者であれば、その情報はとても『有益な』情報になります。

その情報を活かせるからです。

経理から提供される情報は色々あると思います。

どういう情報が欲しいかは経営者次第です。

そして、『いつ』欲しいかも経営者次第です。

情報のベースは試算表です。これに派生した情報がもっと必要になることが多くなります。

この情報が必要な経営者は、それを活用できると考えているわけです。

活用しようと思うからには、どんどんデータは欲しくなってきます。

もっと深く知りたいと思うようにもなってきます。

「２　経営者に報告するもの」

が必要だと感じたとき、外部の専門家に依頼している場合は、何かと不便さを感じるように

なるのです。

アウトソーシングは、基本的には１の目的でやってもらう会社が多いと思います。

外部に報告する試算表や決算書などは決まった様式やルールで作成するので、いちいち

会社から作成して欲しい資料の支持をするわけではありません。

むしろ、わからないから、その部分も含めてプロに任せるというケースが多いかもしれませんね。

そして、納期もある程度余裕がある場合が多いでしょうね。

このように、成果物が定型化されている、納期に余裕がある場合、コストダウンを図ることは

可能となります。

ところが、

２については、早ければ早いほど情報としては新鮮ですから、『すぐに！』と経営者は望みます。

そして、通常の試算表だけでは情報としては物足りず、

「この売上の増加・減少の細かい原因を分析したい」

「時間帯別の売上情報が知りたいから出してくれ」

「〇〇の経費が増加しているが、誰が使った経費か調べろ」

など、試算表の情報をどんどんブレイクダウンしていきたくなります。

これが外部に外注している場合、経営者が望むタイミングが望むものがさっと出てくるかは難しい

ところなのです。

なぜなら、必要最低限の仕事をして目いっぱいコストダウンの要求に応えている場合が多いから

です。

どんな情報が欲しいから経営者も予め決めているわけではないですから（もちろん試算表以外に

ある程度は、各種資料を用意することは多いですよ）、必要以上の資料を入手していない

ことが多いでしょうし、そのような情報を加工する人がいないかもしれません。

何かリクエストがあった場合に備えてスタッフを待機させておこうとは、外部の専門家も事業として

やっているわけですから、なかなかしないですよ。

一般論としてはですよ。

全事業者がそうだとは言ってませんよ。

外部の専門家が対応しようとなると、なかなか難しくなるのです。

社内に深く入り込んでいないから、会社の動きがすべて把握しているわけではないのです。

逆に、１で求められる資料の作成は、すべての会社の動きがつかめなくてもできるのです。

プロですから、これだけ送ってもらえれば十分ですということになるのです。

それ以外のことはわからないのです。

経営者が欲しいと思ったタイミングで、あの情報が欲しい、この情報が欲しいというリクエストに

応えようとすると、今の料金では無理って言われる可能性があります。

セミオーダー（場合によってはフルオーダー）ですからね。

市場の原理から言えばそうなります。

では、もうちょっと払うから、いつでもうちのリクエストに対応してよって言ったら対応してもらえる

でしょうか。

「ちょっと」なら難しかもしれせん。できるかもしれませんが、納品は遅いかもしれません。

これが現実です。

では、どうすればいいか。

社内でやった方が『早いんじゃないか』という考えが出てくるわけです。しかも、費用も

ある程度読める。固定費として考えれば、使えば使うほどコストは下がるぞってことになります

よね。。。

こういう発想を持つ経営者が出てくる。

コスト面でもそうですが、ポイントは『早いんじゃないか』ということです。

情報は鮮度が命ですから、必要なときに目の前になければ、全く意味がない。

社内で作業した方が、会社の動きは従業員の方がわかっているし、資料も会社にあるし、

すぐに他部署にも確認できるし、結局、ゴールまでの工程が楽で早いんなじゃいかと思うわけです。

繰り返し言いますが、経営者が『必要』であれば　『２　経営者に報告するもの』ということが

経理の役割としては発生するわけですね。

必要性を感じなければ、必要もないのに情報を提供しても仕方がないわけです。

ですから、理論上は情報提供の役割としては2種類あるのですが、

現実の世界では、『１　税務署、銀行、株主などの外部に報告するもの』についてしか必要性を

感じていない経営者が結構多いと感じます。

ただ、それは、私は、経理の情報の活用方法の必要性や有効性について『知らないだけ』だと思っています。

『知らないだけ』

そのような経営者は案外多いと思います。

ですから、このブログでは、これから、計数を把握することや、活用することがいかに会社にとって必要で、

また危険を察知する手段にもなり、リスクを回避する手段にもなるということを『知ってもらいたい』と思います。

わかってしまえば、『すぐに』欲しくなるのも経営者の特徴だと思います。

その時が、『自計化』に切り替えるタイミングです。

それまでは、いくら外部の人間が必要性を訴えても、経営者の胸には響かないのでしょう。

では、社内でやった方が『早い』んじゃないかということになったとします。

最初に自計化は、「会社の中で自分たちで月次試算表を作ること」ですと言いました。

ついさっき試算表以外の情報が必要になるという話をしたばかりですが、それと矛盾しているとお感じになりましたか？

私は、自計化に切り替える規模の企業でしたら、社内で試算表を作成するプロセスが構築できるようになれば、

それ以外の情報は、比較的容易に経営者に報告できると思います。

社内で作業していれば、会社で何が起こっているか、誰がどうしたかは、外部の人間よりは容易に知りえるわけです。

経理の担当者が直接知らなくても、誰に確認すればいいかはすぐわかるし、すぐに確認することができます。

ですから、経営者が知りたいことは、案外早く解決したりします。

そして、例えば、粗利が下がったと経営者が感じたとします。

原因は売上原価が上がったからだとすると、なぜ原価が上昇したのかを経営者としては知りたくなります。

社内の人間であれば、どのような仕事が行われていたか、どんなトラブルがあったかなど把握できていますから、

原価上昇の原因の事実は、すぐに判明するかもしれません。

『よし！今日から〇〇することにしよう！』

とその日から手を打つことができます。

経営者　『どうしてこうなんだ？』

経理担当者　『〇〇だからです。』

経営者『わかった。』

社内だと『すぐに』対応できますよね。

これが自計化のメリットです。

この必要性が感じられたとき自計化は意味をなします。

かなり、回りくどい説明をしてしまいましたが、「自計化はすべし」というわけでは必ずしもなく、

必要な経営者にとっては自計化をお勧めしたいということです。

コストが高い・安いとか、技術的にできる・できないとか、目的とは違うところで自計化の要否を論じる

話が多すぎると感じているので、もう一度、原則に戻って考えてみましょうと思い書かせていただきました。

長文をお読みいただき、ありがとうございました。

『自力で経理』『自力で会計を理解』をキーワードにブログをはじめました！

はじめまして。

フェリックスジャパン㈱/三林公認会計士事務所の代表　三林昭弘と申します。

このブログは、

☑　今まで経理業務は会計事務所や記帳代行会社に外注していたが、そろそろ自社で

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☑　経理業務は自社で行っているが、どうもミスが多いし、期待した情報がすぐに上がって

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☑　経理部に配属されたけれども、最近の会計基準がいまいち理解できていない方

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　　るが税効果会計や退職給付会計基準などの理解が不十分なため仕事に不安がある

　　方

などを対象にお役に立てられる情報を発信していこうという趣旨で開設しました。

このブログの今後のテーマは大きく二つのカテゴリに分けられます。

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また、２の会社さん向けとしては、

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☑　税効果会計、減損会計などの会計基準のはなし

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などをテーマに取り上げていきたいと考えています。

普通の情報や知識をただ書き連ねるだけでは、全く意味がないと考えています。

いかに『わかりやすく』説明できるか。

いかに『直観的に』理解してもらえるか。

いかに『すぐに』理解してもらえるか。

を意識しながら書いて行きたいと思います。

どうぞ、よろしくお願いいたします。