省力化⇔効率化
こんにちは、財務室の加藤です
ここしばらくは自分なりに、日々ことあるごとに業務効率化を考え、試していく日々を過ごしています
いま実践しているのは、
経理の仕事をしているのであらゆる話に「数値」が登場します
とりあえずそのすべて情報を「Googleスプレッドシート」に落とし込むようにしています
どうせ後で計算に使うので、「文字」ではなく「数値」にしておいたほうが作業が捗るためです
他にも、思いついたらすぐスプレッドシート化するのが癖に
そんな日々を過ごしていると、「Googleスプレッドシート」のスキルも日々成長を実感！
つい先月作ったファイルを見返したりすると、「こんなムダな式を組んでいたんだ…」と気づくことが多いです
そして最近では「連絡ツール」の見直しも！
電話を避けることはもちろん、できるだけメールも避けるようにしています(避けるというと印象悪いですね…)
社内の連絡は「Googleチャット」を推進中
いままではメール文面の初めに当たり前のように入力していた「お疲れ様です。」も省きました
社外の方に対しては最初だけ「いつもお世話になっております。」と言い、以降は省く
(「いつも」も場合によっては省く)
不躾に思う方もいるかもしれませんが、
当たり前のように毎回「お世話に〜」と書いていると逆に機械的な印象を与えますし、ムダな文字を省き最速で本題の話をした方が、自分が関わる社外の方に対しては親切だと考えています
あとは、
チャットのメンション(@○○)にわざわざ「様」を書き足す人がいますが、あれもムダだと思います
日本人らしいというか…気遣いはわかるのですが…
と書いてきてお気づきかもしれませんが、もう一つ省いていることがあります
「。」です
当たり前のようにやってきたことも、見直してみると省力化・効率化するかもしれません
財務室 加藤