エグゼクティブ秘書として、日本人上司と外国人上司どちらもサポートする機会に恵まれました。常に一緒に働いていると、彼らの働き方や秘書に対する期待値が違うことに気がつきます。
秘書に対して外国人上司は特に「クリエイティブ性」を求めます。言われたことを忠実にこなすだけではなく、一歩踏み込んだ行動や新しい発想で秘書自らが動いて結果を出すやり方を歓迎します。
こんな話を聞いたことがあります。日本駐在のアメリカ人の上司が日本人秘書に出張のフライト予約を依頼した時のこと。数日経っても秘書から何の連絡も報告もなかったのでフライトの予約について聞いてみると、秘書の反応はこうでした。「フライトの便名を聞いていないので予約することができない。」これにはアメリカ人上司は驚きとともに失望したそうです。
言われていないからできない。聞いていないから動いていない。そんな態度では上司のサポートはできませんよね。情報を得るためにネットで探したり、どんなフライトパターンのオプションがあるか旅行代理店に問い合わせたり、自発的に動いて上司に選択肢を提供することはいくらでもできたはずです。
クリエイティブ性はアーティストだけのものではありません。秘書こそ、上司は何を求めているのか？どういうサポートが喜ばれるか？を意識する必要があります。そうすれば自ずと一歩先の行動がとれるのではないでしょうか。言われないとできないのではなく、いくらでも仕事をクリエイティブに面白くしていくことは可能です。
I heard a story about one American boss' complaint about his Japanese executive assistant. He asked her to book a flight for his business trip. After receiving no response from her for several days, he went to her and followed up about the flight. She replied that she hadn't booked any flights because he hadn’t given her the flight number.
He was shocked and disappointed by her reaction and concluded that she couldn't do anything unless she was explicitly told what to do and given all the details in advance. As an executive assistant, it was her responsibility to pick the most suitable flight for her boss by checking all available flights and reserving the one that fit the business trip's schedule.
In this example, the assistant lacked creativity. Creativity doesn’t only belong to artists. As an executive assistant, you need to think creatively to provide the best support possible to your boss. Make creative thinking a habit on a daily basis so that you can always be one step ahead.