こんにちは、Excelパーソナルトレーナー 土谷です。
本日はデータクレンジング方法の8回目。
以前ご紹介した下記14手順の内、手順6、7をご説明いたします。
1 クレンジングの対象、範囲を決定
2. 法人名の半角と全角を統一(JIS関数)
3. 冒頭、末尾のスペース、改行を削除(TRIM関数、CLEAN関数)
4. 法人格の表記揺れを解消(文字の置換)
5. 都道府県、市区町村の表記揺れを解消(フィルタリング)
6. (存在するのであれば)法人番号や企業コードで並び替えを実行
7. (存在するのであれば)法人番号や企業コードの一致するものを精査、名寄せ
8. 法人名、都道府県、市区町村で並び替えを実行
9. 法人名、都道府県、市区町村、その他の付帯情報で総合して精査、名寄せ
10. 都道府県、市区郡町村で並び替え
11. 都道府県、市区郡町村、丁目、番地、URL等その他の付帯情報から法人格未記載の情報を精査、名寄せ
12. 上記手順で不明なデータを記載者に直接確認
13. クレンジング不可能なデータの取り扱いを判断
14. 主キーを付与
6. (存在するのであれば)法人番号や企業コードで並び替えを実行
7. (存在するのであれば)法人番号や企業コードの一致するものを精査、名寄せ
法人番号や企業コード等といった主キーは名寄せにおいて最も重要な情報となります[注1]。
このキーが記載されている場合、クレンジングの労力は極めて低下します。
貴方、あるいは貴社では法人のレコードに法人番号や企業コード等の
主キーを設定しておりますでしょうか。
もし行っていない場合、設定することを強くお勧めいたします[注2]。
データの数が増える程にこの工数が増大すること、お含みおきください。
以下の手順では見やすくするため、代表者等のJ列、K列を非表示にしてご説明します。
また、”特定非営利活動法人EFG”を一旦削除し、同名他社のサンプルを追加しました。
(a) 企業コード(主キー)の項目名記載セルを選択(今回は「B1」セル)
(b) [「データ」タブ → 「昇順並べ替え」ボタン( 
)]の順番に押下して並べ替え実行
([「ALT」キー → 「A」キー → 「S」キー → 「A」キー]の順に押下しても実行可能)
(c) 同一企業コード内で法人格が抜けているのみのレコード情報を修正
(今回は企業コード”812”のレコード)
(d) 同一企業コード内で法人名が異なるレコードの場合、
「社内データベースのマスタデータ」、
または「Webサイト」、「住所」、「電話番号」、「代表者」等の情報から正式名を特定
(今回は企業コード”543”、”762”のレコード)
・社内データベースに正確なマスタデータが存在している場合、最優先で活用
・マスタデータが存在しない場合は下記の二サイトや「Webサイト」情報を活用
1) 国税庁法人番号公表サイト : http://www.houjin-bangou.nta.go.jp/
2) 帝国データバンク社 : http://www.tdb.co.jp/index.html
(e) 手順(d)のレコードの必須情報を修正して修正完了!!
(今回郵便番号は修正の対象外としています)
今回の手順6、手順7では企業コードが空白のケースは精査しません。
手順8～手順13が空白のケースの精査にあたります。
次回は
「8. 法人名、都道府県、市区町村で並び替えを実行」、
「9. 法人名、都道府県、市区町村、その他の付帯情報で総合して精査、名寄せ」
をご説明いたします。
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[注1] : 主キーとはデータベース上においてレコード間で重複がない、
一意に識別するためのフィールド(項目)のことです。
レコード内に同名の法人、同姓同名の人物がある場合でも、
個別にキーを振ることにより、それぞれ別の法人、別の人物として
扱う事が可能となります。
[注2] : 企業コード等の主キーをテキストファイルからエクセルファイルに張り付けた際、
頭の”0”が消えてしまうケースがあります(通称「0落ち」)。
これを防止するため、主キーの頭にアルファベットを付ける事も一案です
(例：“C000111”)。
また、番号の管理が大変な場合、国税庁法人番号公表サイトを活用して
主キーを作成する手もあります。
国税庁法人番号公表サイト：http://www.houjin-bangou.nta.go.jp/
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