おはようございます。
本日も私のブログをお読み頂きありがとうございます。
昔から会社は、人が集まって仕事をするものだと決まっていました。人が集まる事が仕事を行う前提だったのです。しかし、このコロナ禍がその常識が正しくない事を証明しました。人を集めることと、仕事の生産性に因果関係が無いことが証明されたのです。
しかし、未だに多くの会社は、従業員を会社に集めて仕事をさせています。その原因は何なのでしょうか。
第一の理由は、仕事は会社で行うモノであるという間違った固定観念の存在です。確かにサービスの提供が場所が固定化されていたり、実際にお客様の所へ出向く事が仕事である場合などは、その場に集まったり、出向いたりする必要があります。
しかし、それ以外の職種ではどうでしょうか。そもそも、社員が会社に行って仕事をするという理由は何なのでしょうか。また、会社にいない時に会社に貢献した場合（仕事をした場合）は、出勤したことにならないのは正しいのでしょうか。
つまり、働くという事の意味を問い直す時がやって来たのです。
では、何をどう見直せばよいのでしょうか。それは、人を集めて仕事をする必要の原因を排除する事です。但し、業務の核心が対面業務であったり、機械のオペレーションであっても、現代のＩＴ技術を駆使すれば、場所の固定から解放されます。しかし、闇雲に最先端の技術を使うことは、かえって生産性を下げる（成果が出ない）事もあるので注意が必要です。あくまで、全体的なマネージメントを確立することが大切です。
マネージメントするには、仕事の成果の管理を確実にできる事が必要です。
その第一歩が、『何をもって成果とするか』を明確にします。そして、『その成果をどうやって評価するか』の仕組みも大切です。
例えば、内勤者の場合、１時間かけて行った仕事の成果と、８時間かけた成果が同じであった場合に同じ評価を行う事ができるかがカギとなります。当然、１時間で完了した人は、残りの時間を何に使っても良いはずです。自己研鑽に費やそうが、リフレッシュの為に休憩するのもいいでしょう。それは、個人の自由です。
しかし、実際は、社員を会社に集めて、時間を拘束しているため、早く仕事を終え、余った時間は、次の仕事に割り振られます。その結果、仕事の「成果（量）」は評価されないばかりか、仕事ができる都合の良い人材とみられて仕事が集まってきます。当然、能力のある人は、割に合わない境遇に嫌気がさして会社を去っていきます。これでは、一時的には会社全体の生産性は上がるかもしれませんが、中長期的には、人財流失により企業の成長が阻害されることでしょう。
だから、働きぶりや人間関係を評価するのではなく、成果を基礎に評価するべきです。その為にも、人を集めて仕事をするスタイルを止めなければなりません。
その為にDX（IT化）を断行すべきなのです。
まず、人を集めなくても仕事ができる環境を作りましょう。
その最初のステップが「ペーパーレス化」です。オフィースから紙の移動距離を極限までに短くするのです。実際は、紙の書類は受け取った時点で、すぐに電子化（PDF化）します。電子化された紙情報は、時空を超えて必要な人に届けることが出来ます。だから、書類を見ながらシステムにデータを入力するような仕事も、自宅で出来るようになります。そうすれば、高価なＲＰＡ（ロボティクス・プロセス・オートメーション）を導入する必要がなくなります。少量であれば、ネット上の事務代行を活用する事もできます。
第二のステップは、「情報をつなぐ仕組みを持つ」です。多くの企業では目的別にシステムを構築しているため、そのシステムから出力されるデータを他のシステムで利用する際には、いったん紙に印刷するか、エクセルシート等で渡します。それを受け取った人は自分のシステムに入力します。このデータ授受のために職場に人を集める理由になる事もあります。
データは、一度入力したら、二度と再入力する必要がない『つながった仕組み』を構築しなけれいけません。でなければ、いつまで経っても『紙→データ→紙→データ』の輪廻を繰り返すのです。これでは生産性があがりませんし、場所からの解放が実現できません。
笑い話のようですが、自宅で仕事を行う際に、必要な書類が手元にない事にい気づいた社員は、偶然職場にいた社長に電話で必要な書類をスキャン（ＰＤＦ化）してメールで送る事をお願いしたという話も聞ききました。そんな事が起きないように、ペーパレス化を検討した方が良いと思います。
このように、人を集めなくても仕事が出来る環境を作る事が、本当の意味において「生産性向上」につながるのです。
まとめです。
職場から「紙」を排除して、情報をどこからでも取得し、入力できる環境を構築できれば、コロナ禍のように自宅で仕事を行わなければなくなっても円滑に仕事ができます。そして、情報が、全て繋がっていて、整合性があり、正確でなければビジネスとして使用できないばかりか、企業戦略を誤った方向に導く可能性すらあります。だから、ペーパレス化と全ての情報がつながる仕組みが必要なのです。
「人が集まらなくて良い仕組み」とは「成果を生む仕組み」です。
終