おはようございます。
本日も私のブログをお読み頂きありがとうございます。
現代は、電子メール無しではビジネス遂行を考えられない時代です。手軽に発信できて、しかも無料。こんな素晴らしいツールはありません。
でも、大きな欠点があります。
つまり、電子メールも単なる「手紙」であり、相手に情報を届ける事ができても、そして、書留のように届いたことを確認できても、所詮は手紙は手紙なのです。
ご自宅に届く手紙類は、大変に重要な内容の手紙と、広告宣伝類の封書が同じメールボックスに届いているでしょう。そして、毎日その手紙の中から必要な手紙と不要な手紙をより分けて開封し、その手紙に対するアクション（作業）が必要なものと、必要でないモノを分類し、作業内容を記憶、又はメモします。その際に、期限も忘れず確認するでしょう。
こんな当たり前の事を長々と書いていますが、ここに電子メールの重大な問題が潜んでいるのです。
『私のメールアカウントに迷惑メールが届いて、消すのに一苦労だ』という話を良く聞きます。また、迷惑メールを自動振り分けして別フォルダーに分別していると、大事なメールが迷惑メールに分類されてしまうケースもあり、大事なチャンスを逃す場合もあるでしょう。何より、メールの中に重要な処理依頼があっても、すぐに対応せずに閉じてしまったために失念することがよくあります。
これらは、紙の手紙の性質をそのまま電子的な手紙に引き継いだ弱点なのです。
少し、観点を変えて考えてみます。
仕事の本質は、情報伝達と成果を出す事です。仕事を円滑に進めるには、仕事の内容を相手に伝え、受けた者は内容を把握して実行して、結果（成果）を依頼者に伝えます。この一連の情報の流れが円滑に進み、完結して初めて完了したことになります。
この流れに、電子メールが組み込まれているのですが、伝達する機能機能しかないのが、電子メールの弱点です。
つまり、『メールで○○をお願いしたけど無視された』という事は日常的に発生しています。この理由を分解して考えると……
①メールを読んでいない
②メールを正しく理解しておらず作業の必要性を認識していない
③作業を失念している
④作業の完了を知らせていない
の４段階が考えられます。
電子メールの機能で賄えるのは①の既読、未読の確認までです。②以降は再度メールで催促するか、電話で確認するか、現地に赴き確認するしかありません。つまり、メールの機能だけでは不完全なのです。
そこで、①～④までの流れを全て一つの仕組みで実現する仕組みが必要になります。仕事を中心に情報を管理する仕組みです。
この仕組みは、今開発中のERP（Enterprise Resources Planning)の中核的な機能です。この機能を使いこなす事で、やらなければいけない事の実行漏れを防ぐことができ、かつ、仕事の質を向上し、生産性が大幅に向上します。
電子メールは、あくまで、紙のメールの代替品であり、仕事のツールとしては不完全である点に気付いて欲しいと思います。
終