おはようございます。
本日も私のブログをお読み頂きありがとうございます。
さて、IT化の『べからず集』の二回目は、『システムを細切れにするべからず』です。
システムを導入する際にベンダーを選択する際に、経理や人事、総務など、様々な分野で検討を始める場合がよくあります。
当然、ベンダーには特色があり、得意、不得意分野も存在します。経理人事は○○システムが優れている。グループウエアーは、□□システムが使いやすそうである。でも値段でいったら、△△が良いよね。という具合に、適材適所のシステム選定が行われます。
しかし、待って欲しいのです。それぞれの機能が秀逸でも、会社全体から考えると、全ての仕組みは連携して機能して生産性向上に役立ちますか？
今までのシステムの大きな問題は、個別最適化だという事を思い出してほしいのです。
特に、グループウエアー系が担う「情報伝達」は、とても大切です。皆さんも個人的にGoogleのカレンダーやドライブを使ったことがあると思いますが、使い始めた頃の意気込みは続かず、いつも間にやら、ほとんど使用しない状態になっていませんか？
逆に、電子メールのアプリは、絶対に使い続けているはずです。それは、電子メール無しでは、仕事が成立しないからです。
このように、仕事に直結した仕組みは使い続けれますが、そうでなければ使わない機能になってしまいます。これでは、毎月のシステム利用料が無駄になってしまいます。
では、どうすれば良いか！
簡単です。予定表やデータの保管を業務の流れに組み込むのです。
一例として、ある顧客からクレームが届いたとします。クレーム受付係は、システムに情報を入力します。ここまではCRM（顧客管理システム）によくある仕組みです。しかし、その後が違います。
従来のやり方では、担当営業に伝えるために、クレーム受付担当は、電子メールを書いて担当営業に送信します。また、先方の都合で、謝罪の日が決まっているとすると、メールにその旨を記載します。よくある業務ですね。
しかし、担当営業がメールを読んで、そのまま失念したらどうなるでしょう。誰が、彼の失念を防いでくれるでしょうか。自己管理しかありませんね。
しかし、CRMとグループウエアーが連携できていれば、担当営業へメールを自動発信したり、謝罪予定を自動的にスケジュール帳に仮登録したり、予定を確定させない限りグループウエアーのポータル画面から警告メッセージが消えないなどの機能があったらどうでしょう。加えて、仮予定を正式予定にすると、クレーム受付係のシステム上でも、謝罪日の確定を確認出来たらどうでしょうか。絶対に抜け漏れを防げますね。
確かに、財務会計や給与計算など、法的な改正によるシステム更改が定期的に行う必要があるシステムもあります。そういったシステムは、パッケージシステムが優れています。だから、そのようなシステムの選択条件として、会社の基幹システムで作成された情報を直接入力できる機能があるシステムを選択します。
このように、社内を流れる情報は、発生から最終処理まで一気通貫で管理できなければ、生産性向上を実現できない事をご理解いただけたと思います。
では、どうやってこのような仕組みを構築すればよいかは、次回以降に述べます。
本日はここまで。
終