タスクの管理のコツって・・・

タスク管理といっても、ぼくが最近いつも心がけているのは以下の3つ。ちょうど今日会社のグループ内であったテーマだったのでまとめておきます。

■ タスク管理で精神的な安心感

タスク管理で一番大事にしているのは、精神的に安心感を作ることです。

タスクを書き出すことで今じぶんが何を持っているかを"見える化"できるから安心できます。でも、全部スミからスミまで一度に書き出す必要はないと思います。記憶から遠のいたタスクもあると思うので、それは思い出した際に記しておけばいいので。忘れるくらいのタスクは、よっぽど小さいことか、乗り気じゃないタスクかだと思います。乗り気じゃないタスクは嫌でもそのうち思い出すので。書き出せるものすら書き出してないよりましです。

自分なりのテンプレートを作ってとりあえず書いてみる。テンプレートはどんなのでもいいと思います。Webで検索するといろいろと出てきますから。自分が気に入ったものをひとつ選んでみるといいです。このテンプレートって重要です。が、使いづらかったらすぐ他のに変えても構いません。

テンプレートの例で言えば、よくメールのテンプレートってあるじゃないですか。メールを送るときに使う定型文を用いる際のアレです。形ができているからあとは必要な部分を埋めるだけ。そういう手軽感を感じるタスクテンプレートに出会えばバッチリです。

■ 大きいタスクはタスク分解

タスク管理していくとよく困ることが、大きいタスクと小さいタスクとがともに同じ1項目で記していくということ。記していくうちにどこまで記しておけばいいのか不安になることがあります。小さいタスクを書き出さなくなっちゃうかもしれません。するとタスク管理がおろそかになってしまうかも。

なので、「タスク分解」するタスクを設けてます。分解とはその名の通り、大きなタスクをたとえば4つに分けて考えます。そのタスクが25%完了したらそのタスクは完了、という具合にです。もちろんその25%の基準は具体的に自分なりに決めておかないと意味がありません。こうして、小さめのタスクと肩を並べる大きさにしてリストにしておくと気分的にも楽？になるような気がしてます。

大きすぎて何から手をつければいいのか？って戸惑うことがあるかもしれないですが、そういった区切りを入れるとコトで見た目負荷軽減になるし重荷が取れるんじゃないかと。最近この方法使ってます(^-^;

■ "とりあえず今週中・・・"シンドローム

具体的な期日を指定することは、面倒だったり気が進まなかったりします。期日設定能力がいまだに乏しいのですが、理由はその期日に本当に完了することができるか不安だからです。不安なのはそのタスクがどういうものなのか、どう進めていけばいいかが自分なりにハラオチできていないからかもしれません。そういう時はじぶんが納得するまでサポートしてもらったり質問しなければと。でも、そういうときに出てしまう

「来週中までにやっておきます」

というマジックワード。一見会話の中で納得ムードになるのですが、先方に不確定な要素を与えていることに後で気づくし、自分としてもその話題からそらすことができるのでラッキーです。その場だけですが。

これをあえて期日を自分で引いてはっきり言ってしまうことで、一見不利な立場に立たされているかのように感じるけど。自分の裁量範囲がぐぐっと限定するので、実は楽になるんだと思います。タスク管理にもしっかり載せられるし、目指す目標が明確になるので。明確といえば相手にも「正確な期待」を持ってもらえるので。

・・・まぁ、できていないぼくがこういうこと記しても説得力ないかもしれないけど、自分なりタスク管理の意識としてこの3つはおさえておこうと思います。3つであれば何とかなるかと。