第8話 面倒くさい調整メールもすぐ返すルール
健太は日々の業務で、必ずと言っていいほど発生する「調整メール」に頭を悩ませていた。
会議の日程調整、顧客との時間確認、社内メンバーとの連絡……どれも小さなことだが、まとめて届くと精神的負担になる。
「また面倒なメールか…あとでまとめて返そう」
つい後回しにしてしまうこともあった。
しかし、ここでも「面倒くさいを先にやる」原則を試してみることにした。
すぐ返すことで脳の負担を軽減
健太はメールを受け取ったら、1時間以内に返信するルールを自分に課した。
面倒な内容でも先に手を付けると、 未完了タスクによる脳のストレス が減り、他の作業に集中できる。
心理学の「ツァイガルニク効果」によれば、人は未完了の仕事を無意識に覚えており、脳の負荷が増える。
メールを後回しにするほど、頭の中で「やらなきゃ」という信号が増え、集中力を奪うのだ。
相手にもメリットがある
さらに健太は気づいた。
すぐに返信することで、相手も次の行動に移れる。
会議日程がすぐ確定すれば、他のメンバーも予定を組みやすくなるし、顧客も安心する。
これは 「相手の生産性を支える行動が、回り回って自分にもメリットをもたらす」 という心理学的効果にもつながる。
信頼は一度に築かれるものではなく、こうした小さな積み重ねから生まれるのだ。
返信のコツ
健太はさらに、メールの返信を簡単に済ませる工夫も取り入れた。
- 用件を整理して箇条書きで返す
- 「確認しました」「対応します」など簡潔な言葉で先に反応する
- CCは必要最小限にして、不要なやり取りを減らす
この小さなルールで、面倒だった調整メールも負担が軽くなり、かつ信頼も積み上がる。
読者への問いかけ
あなたは、後回しにしているメールが脳の負荷になっていないだろうか？
面倒くさいメールほど、すぐ対応することで、自分も相手も気持ちよく仕事を進められる。
健太のように、「面倒くさいを先にやる」習慣は、日々の信頼と効率を確実に積み上げる方法なのだ。