こんばんは～♪鶴見です(・∀・)
今、来客があり…
話していて、嫌な気持ちにならない方なので、
話を聞きながらお仕事しております。
ちょっぴり休憩(笑)
日経新聞より。
鶴見も、そうしていこう♪なんて思える記事を見つけたので、ご紹介します☆
「待ち時間」減らす調整力
■返信促すメール工夫
■仕切り役買って出る
時間を効率的に使って仕事をしたいビジネスパーソンは多いだろう。しかし、チームで進めるプロジェクト方式の仕事が増え、他のメンバーの遅れなどで無駄な「待ち時間」が生じがち。そうした周囲の動きまで上手にコントロールし、成果に結びつけるにはどうしたらいいのか。時間管理の達人たちの工夫を紹介する。
アマゾンジャパン(東京・目黒)の林英俊さんは新規事業を立ち上げる社内プロジェクトのリーダーを務め、そのときに時間管理の手腕を高く評価された経験を持つ。社内の多くの部署が関わる案件は何かと調整に手間がかかり、時間管理も厳しいのが普通だ。林さんは転職早々にもかかわらず、独自の工夫ですべてを計画通りに遂行した。
５行でまとめる
林さんの工夫の一つが「仮説メール」。例えば、他のメンバーが担当している業務の遅れの要因を知りたいとき、「なぜ遅れているのですか」ではなく、「これが原因ではないかと思いますがどうでしょか」と聞く。こうすると「相手はイエスかノーかですぐに返信しやすい。仮説に目を通すことで改善点を思いつくことも多くなる」(林さん)。
メールになぜこの質問をするのかという背景を書き添えれば、相手はより答えやすい。これらの要素を５行ほどで簡潔にまとめるのが林さん流。この「５行メール」を徹底するだけで、「相手の返信が早くなり、こちらも無駄な待ち時間を減らせる」と林さんは話す。
一方、関係者からの問い合わせメールに応える際には「すぐにできることから片づける」を鉄則にしている。例えば、細かな確認事項を後でまとめて返信しようとすると「その間、複数のメンバーに待ち時間が生じ、全体の遅れにつながる」。相手からの問い合わせの重要度を整理するより、「日ごろからできる限り即応する方が生産性は高くなる」と断言する。
大手不動産管理会社で経理を担当する杉本禎浩さんは「立候補」で無駄な待ち時間を減らす。例えば、経理システムを変更するプロジェクトがあると、杉本さんは全体のスケジュール調整役に自ら手を挙げる。調整作業は本来、多くの部署との打ち合わせが必要で、面倒な仕事だ。しかし、杉本さんは「他のメンバーからの連絡や指示を待つことこそがストレスだし、時間の無駄。自分で仕切れば、ペースを乱されずに済む」と考える。
スケジュール表はエクセルのシートを使い、誰がいつまでに何をすべきかを入力してすべて「見える化」する。その際、プロジェクト責任者と綿密な打ち合わせを重ねる。そこで「プロジェクトを効率的に運営するための勘所を学ぶこともできる」と杉本さんは話す。
必要時間を検証
衣料品ネット通販大手のマガシークで広報担当を務める田尻有賀里さんは「情報公開」でメンバーとのスケジュールをきめ細かく調整し、残業時間を大幅に減らした。もともと田尻さんは時間管理が苦手だった、それでも「仕事が楽しく多くの業務を手がけているのだから、終電帰りは仕方ないと考えていた」と振り返る。
転機は現在の担当になる前に上司のスケジュール管理を任されたこと。上司には社内外からのアポイントが殺到し、調整のために田尻さんは昼食もままならない状態。そこで田尻さんは、グループウエア上で上司のスケジュールを詳細に公開し、アポの重複が起こりにくくした。「それまでも会議の予定時間などは共有できたが、移動や昼食の時間が入力されていなかった。そこをカバーするだけでかなり重複が解消できた」という。
さらに、会議に必要な時間をしっかり”検証”するようにした。「30分で済みそうな打ち合わせでも『念のため１時間欲しい』と言われたり、逆に１時間はかかりそうな案件なのに『30分だけ欲しい』と要請されたりした。いずれも、放置すれば無駄な時間が生じたり、計画が崩れたりする」。本当に必要な時間を調整するようにした結果、上司の時間管理がスムーズになったという。
この経験が田尻さんに気づきをもたらした。「上司の時間管理と同じ手法で、自分のスケジュールをより客観的な視点で調整すればいいのではないか」。実行すると、退社時刻を２時間早めることができた。田尻さんは、ほかにも工夫を重ね、さらに２時間の時短を実現。空いた時間を社内外の情報交換会などに充て、仕事力の一層のアップを図っている。
時間は、かえってきませんからね…
昔、塾講師、非常勤時代に、社長に言われたことがあります。
まだ、私が新人だったころ。
少し、授業が形になってきたときのことです。
社長が授業の様子をみて、
授業後、お叱りを受けました。
時間はかえってこない
生徒たちの８０分は、一生戻ってこない
お前(鶴見)は、その８０分の命を預かって、
何を生徒に与えることができるのか
お前が、中身のない授業をしたら、
生徒は、８０分ぶんの命を無駄にしたことになる
はっとしました。
生徒が何か、ひとつでも得られるよう、
私が頑張らなくてはいけない
生徒たちの時間を決して無駄にしてはいけない
そう思いました。
私…
塾講師時代の社長の話をよくしますが…
本当に尊敬しているのです。
とても厳しい人なのですが、
それは愛情があるゆえ。
実は、とても優しい人です。
そして、人に接するときの何倍、何十倍も自分に厳しい人でした。
なので、言葉の重みが違います
次、もし会うことがあっても
恥ずべきことがないよう、
日々、精進していきたいと常に思っております。
人として、講師として、上司として…
本当に尊敬できる人です。
以前も書きましたが、
恩師でもある先生には、私は、中学生時代に、
とても成長させて頂きました。
学ぶことの楽しさを教えてもらいました。
私は…
今は講師ではないのですが、
先生に成長させて頂いた分、
しっかりと社会に貢献できる人間になっていきたい
そう思っております。