丸2年間続けて来たマンションの理事でしたが、爺は課題や問題に大半に首を突っ込んでいて、改善に努力したと自負しています。
実態を申し上げれば2年前の総会開催前に、前理事長＆前会計理事2名より我々新知事長と爺が呼び出され、引継ぎだと称して理事長同士の引き継ぎ書に会計の爺も署名要請され、段ボールに入った資料をドンと渡され、以前も同様であり文書は有りませんと言われて引継ぎ終了でした。
おいおい、会社でもそんなやり方無いよと思うも反論しても仕方なし、見れば解るからの一言。
爺は当然その資料を解読すると同時に、マンションの規定類を熟読しました。その中には理事長と会計理事が引き継ぐ場合には「引継ぎ書」が存在します（当然と言えば当然）
考えてみれば、以前からそうだったからと言って、規定に基づかない方法はルール(規程)違反ですよ。ま～失礼極まりない前の理事会ですね。
従い、爺は会計理事としての引き継ぎ書を作成と同時に、過去の経緯含めて6ページに亘って報告資料を纏めました。同時に2年間の資料や課題などの検討資料等全てを電子化しており、SDカードに収めて(1.5GBありました)次期会計理事さんへ渡しました。一読後質問時は何時でも構いませんのでメール・電話・ライン・何でも構いませんのでと伝えております。
しかし、これだけで良いのだろうか？新理事メンバー6人の方は、何をどうして進めれば良いのか？と右往左往されるだけで進め方も理解されていないので、前理事長へ我々2人と新理事メンバー6名に対して「引継ぎ会名目」で説明と質疑を請ける場を設けませんかと申し入れました。
その開催が6月8日(土)19時～となり、私の引き継ぎ書を元に1時間ほど開催しました。この点は管理人さんも非常に気になる事でもあり、是非参加させて頂きたいとの申し入れでした。当然我々からの要望として残業扱いに。
先ずは、理事って何するの？な状況でしょうから、基本的に皆さん6名は個人的で言えば、家庭の主であり、問題が起きれば率先して皆さんが対応する訳で、管理人さんの仕事は別にあるものであって、応援はしてもらうとしても実際に行動を起こすのは理事ですと厳しく伝えました。
皆さんキョトンとした表情で、そんな事迄遣るの？的でした。補修工事や問題が発生したら業者と折衝は当然ですし、業者から見れば理事会なんて素人集団に認識で、騙されない様に突っ込んだ事も必要である。見積書は三者相みつを取って比較して進めるべきであると説明。
我々時に、居住者の自転車が盗まれる事案が2件あり、警察に届けると同時に監視カメラのビデオをを見せて欲しいとの要望時は、申告者(盗難に遭われた方、仕事終わって夕刻となり)と警察の立ち合いのもと、ビデオ再生する操作は理事メンバーとなります。その様な操作も熟知しておかねばなりません。事故が起きれば直ぐにも行動するのは在宅の理事さんです。昼間は管理人さんが状況だけは把握されて理事への報告は頂けても、解決する行動は理事メンバーです。
ま～皆さんのお顔を見ても不安な様子ですが引き継いだ以上全うして頂けなければなりません。