ドキュメント・マネジメントと出社困難者

先日、ドキュメント・マネジメントの話を聞きました。

ドキュメント･マネジメントというと、増大する資料をどう整理するかという保管スペースの問題や、プリントアウトやコピーによる紙代やカウンター料金を削減するというコストの問題、さらには、仕事のかなりの部分が資料を探す時間に費やされているという統計から、いかに早く必要な情報を取り出し本来の業務に時間を費やすかという仕事の効率化の問題という捉え方を僕はしていました。

この勉強会の主催者は、昨年の東日本大震災が金曜日の午後2時46分に起こったので大量の帰宅困難者が発生したが、あれが夜や週末に発生したら、大量の出社困難者を生むことになると発言されましたが、これはとても大切な問題提起だと思いました。

あの大震災以来、帰宅困難者対策が叫ばれていますが、企業経営者の観点からすると、帰宅困難なら会社にいてもらって仕事をしてくれればよいが、出社困難者が交通手段が使えないからと出社もせずに仕事もしないのでは、立ち行かなくなります。

その意味で、出社困難者対策、言い換えれば、自宅待機になっても会社にいるのと同じように仕事がちゃんと出来る仕組みが求められているのでしょう。

勉強会の後、質疑応答があったのですが、特に印象深かったのは、とってある書類の中で保管が必要な書類はどの程度かという質問に、１割程度との回答でした。

さらには、辞めた社員の残した書類の処分をどうしたらよいかとの質問に対し、講師は、『捨てて下さい』とあっさり答えていました。

インターネットが発達した今、一番大切な才能は、重要な情報を見極める判断力と言われますが、ドキュメント･マネジメントにおいても本当に重要な書類を見極める判断力が大切なのだと思います。