エクセルは、ワンタイムで完結する作業や印刷を意識したレイアウトには向いています。
データベースはワンタイムで完結する作業に向きませんし印刷レイアウトをつくるのもエクセルに比べると面倒になります。
逆に、継続的な定点データの蓄積や印刷よりも検索、抽出、分析、などの画面上で取り扱うデータはデータベースが圧倒的に有利です。
要は仕事のアウトプットによって使い分けることがポイントです。
・ワンタイム作業で印刷するならエクセル
・同じ作業の継続で画面で完結ならデータベース
大雑把に言うと上記の使い分けです。
私は業務改善を行なうことが仕事ですから、エクセルでやっている事をデータベースに転換できないかを常にイメージします。
なぜなら、エクセルシートが増え続けるということはワンタイム作業ばかりをして時間を無駄にしている可能性が高いからです。
仕事が構造化できていない組織は、「まるごと記述できるエクセルの方が便利」という思考なので、生産性を上げるのに限界があります。
仕事が構造化できていないというのは、ジョブ単位が大きすぎて経験者しかできない仕事が多いことを意味します。要するに細分化できていない仕事が多く、未経験者が手伝って上げられる仕事が少ないのです。
よって、経験豊富な人ほどエクセルを好むという傾向もあります。
要は細かく記述しなくても経験則でできるのに面倒くさいということです。
ただし、このような発想だと新人が業務に参加するということが困難になるので、すぐに仕事量に限界が来ます。自分自身の経験という武器が自分自身の生産性の限界になっているとは思っていないことでしょう。
新人も大きなジョブ単位で理解できるようになるまでは、自分一人で完結できる仕事がないため、いつまでたっても自信を持って仕事をすることができず、いちいち上司に確認し承認を得ますから、仕事が進みません。
エクセルを好む組織とデータベースを活用できる組織では、これだけの違いが生まれます。
もちろん、適才適所でエクセルは使うべきです。
エクセルばっかりというのが問題なのです。
次の回もデータベースについて考えてみます。