会議用の資料を作らなければいけないのに、最初の1枚で手が止まる。そんな日に、Gamma AIで資料のたたき台を作ってみました。完成品を任せるというより、何をどの順番で話すかを先に並べてもらう使い方です。
今回のテーマは、日本の中小企業で週4日勤務制度を試すための経営会議用資料。実際に作ったのは5枚で、表紙、背景、期待できる効果、90日間の試行計画、評価指標とリスク対策という流れでした。
テーマより先に「誰に何を決めてもらうか」を書く
最初は「週4日勤務制度の資料」とだけ入力しそうになりました。でも、それだけでは制度の紹介なのか、社内説明なのか、導入を決める会議なのかが分かりません。
そこで、経営会議で試行の可否を判断してもらう資料であること、5枚に収めること、背景からリスク対策まで入れることを文章で伝えました。見た目の好みを細かく指定する前に、読み手と目的を決めた形です。
表紙が出た時点で、もう白紙ではありません。下部には5枚のプレビューが並び、全体の順番も見えます。ここから「この話はいらない」「この数字は根拠を確認したい」と考えられるようになりました。
5枚のたたき台があると、直す場所が具体的になる
AIスライド作成で助かったのは、文章を一から書かなくてよくなることより、確認する単位が小さくなったことでした。
たとえば4枚目は、90日間を「準備・導入」「実証・調整」「評価・判断」の3段階に分けた計画です。これなら、担当部門、測定方法、会議のタイミングなど、足りない情報を順番に足せます。
何もない画面に向かって構成を考える時は、内容とデザインを同時に決めようとしてしまいます。たたき台があると、まず順番を直し、その後で表現を整える、と作業を分けられました。
最後は、もっともらしい言葉ほど自分で読み直す
AIが作った文章は、そのまま採用しませんでした。たとえば効果を説明する一文は、日本語として自然になるよう「集中力向上により、生産量が増加」と短く修正しています。
5枚目の評価指標も同じです。「従業員満足度80%以上」「生産性維持または向上」と並んでいますが、実際に使うなら、誰がどのデータを集めるのかまで決める必要があります。
デザインの方向を探したい時は、公開されているPPTショーケースを見てから作り始める方法もあります。ただし、参考にするのは見た目だけ。社内の数字や判断基準は、自分たちの条件に合わせて書き換えるのが前提です。
今回はブラウザ上で5枚を読み直しました。PowerPointとして使う場合は、ダウンロード後にフォント、改行、数値、社外に出せない情報が含まれていないかをもう一度確認します。
資料作りでいちばん重かったのは、きれいな1枚を作ることではなく、話す順番を決めることでした。白紙のまま悩む日に、完成品ではなく「直せる下書き」を先に作る。この使い方なら、AIに任せすぎずに資料作りへ戻れそうです。