こんなことありませんか？
事務の仕事を早く終わらせたいが仕事が遅いと注意される。
部署の移動で未経験の業務をしているが一年経っても早く終わらない。
同じ仕事をしているはずなのに同僚の方が早く終わる。
定時で帰るの雰囲気が悪くなるので、人の仕事を手伝っいたら人事に注意された。
定時に帰る様に頑張っているがモチベーションが上がらない。
すごい仕事ができると言われている人の下についたが、業務バランスが悪く残業組になってしまう。
本来なら終わっている仕事が終わっていないことに気がつく。
終電が行ってしまった。。。
【あなたが得ること】
・あなたの業務が本当は何か知る。
・生産性を上げ本当に必要なことだけ行う。
・自分の成績を自分でつける。
働き方改革を求める声があるようです。
官僚も働き方改革の声を上げる時代のようです。
定時で帰ることを心に誓っている人も多いのではないでしょうか。
仕事を見直し、生産性を上げ、
モチベーションを上げるコツをお知らせします。
・あなたの業務が本当は何かを知る。
あなたの仕事は全体のどこを助けていますか？
これは以前にも書いたと思いますが別の角度からお伝えできればと思います。
あなたは、掃除屋さんだとします。
あなたの仕事は部屋を綺麗にすることです。
あなたを含めた5人でいくつかの部屋を分担して掃除しています。
準備し入室し清掃開始
天井→照明→壁と窓→家具→床
清掃完了し片付けし退出。
主な作業と担当者を書き上げます。
天井、Aさん
照明、Bさん
壁と窓、あなた
家具、Cさん
床、Dさん
割り振られました。
照明のBさんが部屋から出てきたら、
道具を準備して
部屋に入り壁と窓を掃除します。
掃除が終わったら家具のCさんと変わります。
あなたの仕事は「部屋を綺麗にする為に壁と窓を掃除する」です。
あなたが事務の仕事であれば、
「掃除する部屋の予約をスケジュールボードに入れ
担当者を掃除する部屋に割り振る」かもしれません。
あなたが面白と思う思わないに関わらず、
「あなたの業務が本当は何かを知る。」為の観察が必要です。
観察したら
☆業務の流れを書いてみてください。☆
業務の概要を知ることができるはずです。
・生産性を上げ本当に必要なことだけ行う。
「効率を上げる」為に「無駄を省く」ことを言っています。
あなたは部屋の壁と窓を掃除する人に戻しましょう。
やるべきことを決めます。準備、部屋での掃除の順番等
必要なアイテムを準備します。
バケツ、水、洗剤、乾いた雑巾、窓を拭く道具、脚立等
アイテムを作業しやすいように配置します。
作業前と作業後の比較が出来るように写真を撮ります。等
後は作業の動き方を決めて試します。
もしかしたらアイテムの容器は作業を上げる為にオリジナルになるかもしれません。
窓を拭く道具はどんなものが使いやすく作業を早くするでしょう。
これを先ほどの
「掃除する部屋の予約をスケジュールボードに入れ
担当者を掃除する部屋に割り振る」にすると、
PCでスケジュール表を作成しみんなが見えるように管理する。
割り振った担当者に忘れずにメールで連絡をする。かもしれません
当然ですが品質を下げてはいけません。
手抜きの掃除はせずにしっかり行ないます。
「業務を簡単行なう方法」を見つけ出す。
仕事で使うアイテムを書き出してください。
そしてそれをどう使うのかイメージして、
☆業務の流れを書いてみてください。☆に
追加してもれているところを補ってください。
業務の手順書ができるはずです。
・自分の成績を自分でつける。
モチベーションを上げるコツは見えるようにすることです。
あなたの成績を数字であらわしグラフをつける。
これで見えるようになります。
グラフの付け方ににもコツがありますが詳細は省きます。
（興味がある方はメッセージ頂ければお答えします。）
PCでの管理でもいいですし紙でもいいです。
数字としての残業が増えるととは何かしらの
無駄や本来の仕事から離れている場合があります。
そしてそれは修正することが出来ます。
モチベーションは達成された数以外では上げることが出来ないようです。
掃除の話で表現すると、「壁と窓を掃除した数」
「お客様に感謝された数」「リピーターの数」等になります。
「掃除する部屋の予約をスケジュールボードに入れ
担当者を掃除する部屋に割り振る」だとすると、「予約を入れた数」となります。
まとめ
・自分の会社の仕事をサービスや商品を知る。
・自分はどの部分の業務をどの様にすれば質を落とさず仕事が出来るか知る。
・自分の成績を見て仕事を管理することでモチベーションを維持する。
人は理にかなったことは非常に喜びますが、
理不尽なことには多少の抵抗を示します。
その抵抗が場合によると残業を生むかもしれません。
理不尽とはいったい自分が何で残業をするのか等です。
理不尽を解消し残業を減らす為に、
本来の業務を知り、効率化して、数字をつける。
これしか解決策は無いようです。
本来の業務と書いているのは、
あなたの混乱や職場の混乱を利用し、
自分の成績を上げる人も存在します。
本来の業務からずれた提案をします。
あなたはそんな人たちをすり抜け定時に帰宅する。
あるいは、残業を減らすように頑張ってください。
もう無理なら転職しましょう。
私の知人で仕事無理！専業主婦になると言って1年以上、
夜中に書類を提出する為に残業をしている方もいます。
ちゃんと周りを観察して自分の仕事を知れば、
問題は解決されるかもしれません。
最後まで読んでいただきありがとうございました。