業務改善、働き方改革と言われる今日この頃ですね。
こんなことありませんか？
業務改善したいが何をして良いかわからないが業務改善の言葉が一人歩きしている。
業務改善にはアイディアが必要だと思うが全く思い浮かばない。
業務改善で1度決まった話がすぐに変わる。
業務改善したいが人間関係やら利害関係が見えにくかったり、
複雑で上手く行きそうにない。業務改善だと言いながらみんなで足を引っ張る。
常に定時で帰宅して生産性を維持することは可能なのでしょうか？
営業職は自分の改善を常にしながら売り進める必要があるかもしれません。
事務職や技術職の業務改善はどうでしょう。
営業も事務も技術もしっかり生産しなければ、
顧客からの信用を失い存続自体ができない事態になるかもしれません。
中には業務改善の流れなので何かしなければ、
と思っている担当者も多いのではないでしょうか？
今回の趣旨は業務改善を行なう方法です。
・業務改善のポイントは何か？
・業務改善のアクションとは何か？
・業務改善を維持し続けるための方法は何か？
業務改善のポイントは何か？
仕事や作業などの内容をよい方に改めること。
「改善」を少しだけは掘り下げると
辞書での定義は
改善とは, 業務目的をより良く達成する手段を選択し,
方法を工夫して, 業務からムダを排除することである.
ムダには, 作りすぎのムダ, 手待ちのムダ, 運搬のムダ,
加工そのもののムダ, 在庫のムダ, 動作のムダ, 不良を作るムダがあり,
これらのムダを徹底的に排除することにより, コストの低減が可能となる.
改善は, 実際の状況のもとで現実に実行することが重要である。
になります。
・業務改善のアクションとは何か？
最初のアクションは、
その業務が何を生産しているのかを知る。
業務の入り口から出口までのフローを
確認することから始まります。
業務内容を細分化します。
その会社での製品やサービスを販売する仕組みを確認します。
【部門のイメージ】
A会社の方針を決めてる人。
B各部署に配置されている人。
C製品やサービスを販売している人。
Dお金を管理している人。
Eその一連の業務を完了した人。（製品やサービスを作っている人。）
Fミスをした業務を修正する人。（製品やサービスの不良を修正する人。）
G製品を使った感想を言ってくれる人の声を集める人。
（ABCDEFの細かい内容は機会があれば書く予定です。）
上記のいづれかで収入以上の出費や
無駄な作業などが発見されたり、
製品やサービスが粗悪な為に、
売れ行きが悪いと考えられます。
なぜか残業が飛び抜けてある。
何かしらの問題があるので
改善をするわけです。
もしかしたら、方針を決めるえらい人のことで、
間違いを起こしている可能性もあります。
アクションの例を挙げてみます。
□コスト削減を行う。
掛けなければいけないコスト（業務に必要）と、
掛けなくて良いコスト（業務に不要）に分けます。
本当に必要なものをリストアップする。
もしかしたら無駄なものを購入しているかもしれません。
業務に必要でもコストが掛かっているものを見つけ出し、
相見積もりを取りコストを下げる。
これは分かりやすいのではないでしょうか。
ボールペン100本を10,000円で買っていたなら、
購入数を落とすか、安いところから仕入れる。
部門ごとに機能していれば、
お金の出入りを見ている会計が
相見積の資料が抜けていることに気が付けば対処できます。
□業務の無駄を省く。
作業効率を考えるために状況を観察して、
業務工程の整理をする必要があります。
上司や同僚を納得させるためには
短期間で状況を把握する観察力と事実に基づいた資料が必要です。
全てに共通することですが、
その業務を分野別に事実に基づいた観察をする必要があります。
闇雲に手を出したとしても、上手くいくことはないでしょう。
・業務改善を維持し続けるための方法は何か？
□業務容領とマニュアル（手順書）が必要です。
上記が作り上げられていて問題なく運用されていることを確認します。
しばらくして問題なく運用させていたが、
上手くいかなくなったりしたら、
業務要領を確認して、
各アクションをマニュアル（手順書）に沿って確認します。
マニュアル（手順書）から外れていたり、
省略されていたりする可能性があります。
上手く行っているパターンを書き上げて作るのも一つの方法です。
業務要領とは
業務のポイントです。
もう少し言うと、
業務全体についての、各項目などについての方針、
何に基づいて何を行うかが書かれています。
要領の定義を辞書で調べると、
物事の要旨、要点、大事な点、といった意味の語。
また、うまいやり方やコツなどの意味で用いられる場合も多い。
「要領が良い」「要領が悪い」「要領を得ない」などの表現や、
「不得要領」「指導要領」といった熟語で用いられる。
と記載があります。
手順書とは
作業の内容を細かく具体的に完了できるように書いたものです。
マニュアル（手順書）の定義を調べてみると
業務の手順が記載された文書。
一般的には作業の手順を1段階毎に記載したものが多い。
文字で記載されたものやフローチャート等がある。
と記載があります。
業務全体を知るのに必要なのが要領書
業務で必要なのがマニュアル（手順書）です。
【まとめ】
・業務改善のポイントは業務を細分化する。
・業務改善には観察が必要。
・業務概要とマニュアル（手順書）を作る。
業務の仕方を秘密すると業務が停まります。
共有して流れるようにすると仕事は効率化されうまく行きます。
煙たがられることや強制的にやらされていても頑張ってください。
業務内容がより深く知ることができて、
あなたは自分自身を不安から解放されることになるかもしれません。
最後まで読んでいただきありがとうございます。