製造事務の仕事をしていた時に、製造現場で使用する作業履歴書の保管を任されていました。
現場で働く方々はA4の用紙にいくつかの項目にそって記入していきます。
日付、作業数、不良数、不良項目などがあります。
各工程の方々が記入していき、最終工程まで記入されたら事務所の私のところまで届きます。
その用紙をすべてファイルしていき、保管します。
1日に100枚近くの用紙が上がってきます。
ファイルはすぐにいっぱいになってしまい、古いものから外して保管用の段ボールに入れていきます。
年々保管の箱は増える一方で、昔の記録が見たい時などには探すのにとても苦労します。
なんとかならないかと考えた結果、用紙自体を保管するのではなく、記入された用紙をスキャンしてデータとして残すことを提案しました。
パソコンでフォルダ分けして保存しておけば、探す時間も短縮できますし、段ボールを購入するコストもおさえられます。
提案してからすぐに許可はおりました。
10年間は用紙を保管することになっていましたので、10年分のものを全てスキャンすることになりました。
きちんとスキャンできているかを画面でチェックする作業にもとても時間がかかり、半年かけて全ての作業履歴書をパソコンに取り込むことが出来ました。
年数ごとにフォルダ分けをし、誰が見てもわかる状態になりました。
用紙の保管は3か月間は手元に置いておき、それ以降はスキャン出来ていることを確認後、処分することになりました。
保管庫の荷物はとても少なくなりました。
それからは、それ以外の各工程で使用している記入用紙等もこのスキャンしてデータ化することが認められ、行われるようになりました。
スキャンする手間はありますが、ファイルや保管庫の整理をする時間を考えればとても時間短縮になりました。
社内の共通のフォルダに保存されているので、他の部署の方も自由に見ることが出来、作業効率がとても高まったり良いことばかりです。