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名古屋のオフィスより・・・
おはようございます！通販1億＠加藤です。
寒いですね、、、名古屋は雪が降るまでにはなっていませんが、今冬1番の寒さではないでしょうか。行動がとまらないよう、頑張りたいと思います。
先日、年明けから小さなミスが起こったことを記事にしましたが、幸い社内ですべて防ぎ大事故にはなりませんでした。
しかし、年明け少し仕事も落ち着いてきたので、ミスが起こりやすいタイミング。ここでその時の記事を再度UPしたいと思います。
コミュニケーション不足
起こったすべてのミスの原因を追及していくと、コミュニケーション不足が原因だとの結論にたどりつきました。
毎年、弊社では1月に仕事を進めるうえで大切なことを文章化してスタッフに渡しています。(重要順)
１．コミュニケーション重視
２．クレームを防ぐ
３．食品の取り扱い
４．個人情報の取り扱い
会社で働くにあたって一番重要なことはコミュニケーション能力だと思っています。一番重要なことができていなかったことは反省すべき点です。大きな事故になる前に再度見直しをしようと思います。
先日のミスもすべて僕がスタッフに指示したことが伝わっていなかったり、時間の経過とともにやり方が変わってしまっていたり、外注先の営業担当者への伝達や、外注先の作業担当者時点で、別の受け取りかたをしたり、、、
人に正確に物事を伝えることって難しいですね。正確な言葉で的確に話すことが重要です。あれもこれも説明しようと思って長くなってもいけませんし、相手が聞く体制が整っているかどうかも考慮しなければいけません。
また、その人性格によって話し方を変える場合も必要ですね。
(この人は同時に2つのことを言うと片方しかできないとか、この人は1回行っただけでは必ず忘れてしまうので、3回4回としつこく言わないといけない、、、とか)
今のところ、文章に残すことが一番良いと感じていますね。忙しいとなかなかできないのですが、トラブルで何時間も解決に費やすのと、文書にする5分程度の時間と、どっちを取るかの問題です。
・手書きでメモして説明する
・ＰＣでまとめたものをプリントアウトして渡す
・メールで伝える。必要があれば電話で補足する
重要なことを伝えるとき、もしこのことを相手が間違えたり忘れてしまったらどのような事故につながるか、、、を想像すればどの程度の文章で残すのがよいかわかると思います。
先日この記事をアップした時にもいろいろコメント頂きました。ありがとうございます。やはり基本の「文章化したペーパーを渡し、直接説明する」に皆さんのご意見が一致していました。
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