運営メンバは、1席としてカウントしなくて良い。
ほとんどの場合、2次会の運営メンバは、落ち着いて食事をする時間がないです。
座ることもままならないことが多いため、飲み物だけあれば充分のことが多い。
だから、予算管理において、運営メンバは“会費カウントはするが、座席カウントはしない。”という位置づけにしておくと良いです。
そうしておくことで、当日キャンセルにも慌てずにすみます。
予算には、当日キャンセル3人を折り込む。
結婚式2次会の参加者は、新郎新婦の友人、知人であることが前提なので、普段運営者が顔を合わすことがないケースが多いです。
そのため、もし当日、参加者の中でキャンセルが発生しても、実質キャンセル費用の回収が不可能なケースがほとんどです。
ですので、2次会全体の予算管理を行う上では、それら当日キャンセル費用も折り込んで計算しておかなければなりません。
また、もうひとつ折り込み忘れてはいけないのが、新郎新婦の会費です。
結構忘れがちで、頭数に入れて計算してしまうケースがありますが、もちろん主役ですから、会費を頂くわけにはいきません。
加えて、考慮しておくと良いのが、運営メンバに対するキャッシュバックです。
司会や、ゲーム運営などの担当になると満足に食事ができないケースもあり、それ以外にも、当日までの準備に、実費で打ち合わせを行ったり、備品を購入したりしているケースがあります。
そうやって協力してくれるメンバは大切にすべきですし、出来れば、お金を払ってでも運営メンバの数は増やすべきです。
裏方の数が多いほうが、絶対に会が盛り上がります。
急ぐべきは、会場決めと出欠確認。
結婚式2次会を運営するにあたり、最初に気になるのは、
“いつまでに何をやれば良いか”です。
そのスケジュールの幹となる要素は以下の手順です。
- 参加者を選定する（＝会場の収容人数が決まる）。
幹事を決める。
↓2Weeks - 会場を決める（＝案内状に書く場所が決まる）。
↓1Week - 招待状を送る。
↓2Weeks - 招待状を回収する（＝人数とメンバが決まる）。
↓1Week - 運営メンバとその役割を決める。
- コストを試算する。
- 座席を決める。
- 景品、備品を購入する。
- プログラム、台本を作る。
↓2Weeks - 当日を迎える。
ポイントは、招待状を回収してからの作業が多いこと。もっというと、招待状を回収しないと何も始まらないということ。
だから、その招待状を早めに回収するためには、早めに配布する必要があり、早めに配布するには、早めに場所を決めなければならない。
急ぐべきは、まず会場と出席メンバの確定です。
予算は税抜き。費用は税込み。
微妙な話ですが、ついつい忘れがちなこととして、予算は、税抜きで回収しますが、費用は税込みで支払わなければなりません。
特に、会場費用などは、全体に占める割合も大きいので、消費税による金額のブレも大きいです。
税込みで計算することを忘れないよう気をつけましょう。
また、税とは関係ありませんが、キャンセルが発生した場合の処理にも気をつけましょう。
会場費の支払負担が増えるだけでなく、運営予算も削られるので、どちらか見落とすと、収支が合わなくなります。
会場では、映像と照明と音響を確認。
会場は、雰囲気が重要と書きましたが、雰囲気を左右する要素として忘れてはならないのが、映像と照明と音響です。
また、この２つは、会場に行かないと確認できないことなので、会場視察の際には、忘れずにチェックしましょう。
チェックのポイントは、以下のようなことです。
- どの辺りに映し出されるのか？
- 映写装置としてどこまで用意されているのか？
- ビデオカメラから直接つなげるのか？
- AV端子は要らないのか？
- パソコンごと持ち込むのか？
- 再生用ソフトは入っているのか？
- スポットライトはあるか？
- どの辺りが、一緒に光るのか？
- ON/OFF型かつまみで微調整できるのか？
- マイクは何本あるのか？
- 手持ちかヘッドセットか？
- 音楽はCDで持ち込めばいいのか？
- 頭だしはしてもらえるのか？
などです。
特に、照明のあたり具合や、マイクの手配などは、余興をやられる方から後々質問される可能性が高いので、最初のうちに押さえておきましょう。