首藤です、
大型連休もそろそろ終わり。
ただ、今回のは、
本日5/6金曜日の出勤が、
調度良いリハビリで、
ちょっと頑張って週末を迎える。
という感じですね。
子供の頃は、
連休といえば、「潮干狩り」
家族総出で、
一日中貝掘りをしていました。
新聞少年の時は、
「こどもの日のイベント」
就労少年少女のお祭りみたいなのが
ありました。
懐かしいなぁ・・・
連休の思い出もいいけど
今日のお仕事に
少し頑張りたいと思います。
今日から、
「ひとり戦略会議」時間管理編
について
お話していこうと思います。
第１回の今日は、
■ステップ１
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「ひとり戦略会議」の時間を創る
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です。
・時間を創ってから使い方を考えるのか？
・使い方を考えてから時間を創るのか？
については、鶏が先か、卵が先か
みたいな、議論になりますが、
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まずは、時間の使い方です。
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・朝一番の時間を使う
・早起きする
・スキマ時間を使う
この３つを実行しましょう。
【朝一番の時間を使う】
[[name1]] さんは、朝、どのような仕事から
はじめるようにしていますか？
メールチェック
昨日の振り返り
予定の書き出し
To-Doリストのチェック
ミーティング
などなど
能動的なものと受動的なものがあると思います。
また、始めると終了までの時間を
コントロール出来ないものもあります。
おおよそ全ての仕事は、
始まると終わりが不確かなものばかりです。
ですから、
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手があいてから始めようと思っている用件は、
なかなか始まらないのです。
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ここで朝一番の仕事は、
【自分で決めることができる】
ということを思い出して欲しいのです。
２番目から３番目、・・・
またその後続いていく仕事は、
前の仕事の影響を受けてしまい、
なかなか思い通りにはなりません。
朝一番の仕事だけは、
前の仕事の影響を受けないので
思った時にはじめることができます。
だからこそ、朝一番に
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「ひとり戦略会議」を５分間取りたいと思います。
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【早起きをする】
誰でも睡眠時間はほぼ同じです。
６時間くらいの人から８時間くらいの人が
大多数ですね。
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早起きは、睡眠時間を削ることではありません。
早く寝て、早く起きることです。
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早起きをすれば、それだけ朝の自由な時間が増えます。
その自由な時間を活用して欲しいと思います。
【スキマ時間を使う】
ちょっとした時間はたくさんあります。
アポイントへの調整時間
打ち合わせの待ち時間
電車や車での移動時間
休憩時間
などなど
それぞれの時間でできることを
明らかにしておき
できるように準備することです。
メールチェック
メールへの返信
スケジュールの確認
アイデア出し
リストチェック
メモの録音
教材のリスニング
例えば、車の移動中に
考えたり、喋ったりすることはできるのですから
簡単なレコーダーを利用して、
アイデアをメモしたりできます。
スピーチの練習もできますね。
または、レコーダーで録音した
勉強会を復習したり
会議内容を聞き直したりもできます。
スマフォなどを使えば、いつでも
メールをチェックして、返信不要なものを
アーカイブすることで、整理が進みます。
スキマを使えば、その分だけ
デスクワークの時間を短縮できるはずです。
首藤の典型的な一日のタイムテーブル
２時００分起床
新聞購読
入浴
通勤
掃除
「ひとり戦略会議」
メルマガ
メールチェックと返信
ラジオ体操
７時３０分から１７時くらいまで業務
翌日の予定作成
帰宅
食事雑用
就寝
という感じです。
ポイントは、朝起きてからルーティーンと
その後の一番目の仕事を
「ひとり戦略会議」に割いているところです。
次に、【時間の創り方】を考えていきます。
ポイントは２つです。
・無駄なことをしない
・しないことを決める
です。
【無駄なことをしない】
まず、無駄なことの洗い出しをしてみましょう。
この５分間シートを使って
http://ill-consulting.com/prs/5m-sheet.pdf
２週間ほど自分のしたことを細かく書いてください。
思いのほか、無駄なことがあるものです。
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電話の会話や業務に関係ない会話も
振り返ってみると多くの時間を使っています。
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また、書類の整理などでも
いつまでも積み重ねておいて
毎回内容を確認しながら
先送りしているものはありませんか？
内容を把握した時に、処理するのならば
処理してしまうことです。
処理しないのであれば、捨てるのか
誰か他の人にお願いするのか
を決めて実行します。
書類の読み直しの時間は無駄になります。
また、期限を守れなかった時の書類作成も
手間が大幅に増えて無駄を作ります。
【しないことを決める】
現状の習慣的行動を点検して
しないことを決めると
飛躍的に時間を創出できます。
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テレビを見ない
即応しない
・電話に出ない時間をつくる
・メールの返信時間を決める
ファイリングしない
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など、５分間シートから
しなくても影響が少ないものを選んで
ヤメてみてください。
一日１時間程度の新しい時間が生まれます。
時間の使い方を見なおして
時間を創って、
そして、新しくしていただきたいことがあります。
まずは
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【日々振り返る】ことです。
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朝の５分には、当日のポイントをまとめます。
準備不足があれば、なんとか対応するように工夫します。
それから夕方の５分では、一日を振り返って評価します。
良いものはより良く
悪いものはなくすように
対策を決めます。
また、翌日の予定とすることを書き出します。
日中の
一時間ごとの１分
の振り返りも大切です。
この一時間の評価をして気持ちを切り替えます。
「ひとり戦略会議」では
毎月一日（約８時間）
毎週２時間
毎日５分間（出来れば１８分）
を費やしていただきたいと思っています。
毎月の内容は、次回から詳細にご説明します。
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毎週の２時間は、するべきことの予定の調整です。
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月の目標への進捗を管理し対応策を作ります。
月の目標の達成のためのプロジェクトチャートを作ってください。
なるべく具体的な行動計画を立てましょう。
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毎日の５分間は、確認です。
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毎週立てる計画にそって
するべきことをする時間を確認してください。
計画は立てたけれど、時間が空いたらしようと思って
ついつい後回しになって、手がつかないことが
たくさんあると思います。
そのようなことにならないように、
朝一番の時間を
「緊急ではないけれど重要なこと」
に、使ってください。
また、計画立案には
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セーフティーネットをつくる
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ことも、視野に入れてください。
予定を入れすぎて、できないことが増えると
全体的なパワーが落ちてきます。
諦めモードになってしまいます。
ですから、予備日を入れたり、
予備時間をとっておくことも、
計画を作る上で大切なことになります。
以上で、
【「ひとり戦略会議」の時間を創る】について
ご説明させて頂きました。
いきなり全てをしようと思うと大変ですから、
取り付きやすいものから試してみてください。
いかがでしたか？
順番に丁寧に解説していきますので、
じっくりとお付き合いください。
途中、何か分からないこと、疑問点があれば、
お気軽にご質問してくださいね。
感想もいただければうれしいです。
ご質問・ご感想はこちらへ
⇒hiroshi.shuto@ill-consulting.com
今日も最後まで読んでいただいて有難う御座います。
また明日も宜しくお願い致します。
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