訪問ありがとうございます。
この記事を見てくださっている方々の大半は訪問者ご自身、もしくは仲間やご家族が
日々の膨大な業務や家事に追われて大変な思いをされていると察します。
今回は主に「毎日こなタスクが決まっている仕事(家事)の場合」のタスク管理に
役立つ方法を一緒に考えていきたいと思います。
では、「何故、1日の業務(家事)が大変なのか?」を一緒に考えてみましょう。
多くの場合「仕事がどういったモノがあるのか?」の現実とご自分で決めている
ルーティーンの差異や見落としがあったり、仕事の優先順位の設定ミスが
見受けられます。
改善に取り組むと「二週間」で劇的に作業効率が改善すると思います。
最初は日々の業務に向き合う事でストレスがかかるかもしれません。
ただ、人生の中で限られた時間のうち「仕事」が占める比率は少なく無いと
思います。
長い目で見ると「必ずメリットにつながる」ので一緒に頑張りましょう。
今回のお話は新しい仕事に着手している場合も実は応用が効く事が多々あるので
「慣れた日々の作業で効率化できないか?」をまずは一緒に考えてみましょう。
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【 用意するもの(推奨) 】
・パソコン
・Excel
・毎日の仕事に取り掛かる前に「段取りや改善、その管理が大事」と思うマインド
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「なんだ、パソコンやExcelが必要なら、初期投資が必要で取り組めない...」と
仰られるかもしれませんが、ペンとメモでも似たような事はもちろんできます。
ただ、日々同じような、もしくは似たような仕事をするのであればコンピュータで
複製したファイル管理にて段取りをした方が時間の短縮につながります。
初期投資として安くなく感じる面もあろうかと思いますが、仕事の進捗などを
しっかり管理する事で作業効率や進捗確認の視認性の向上など個人ワーク以外でも
必ず費用対効果のメリットを感じていただけると思います。
では、具体的に試してみてほしい事を書いていきます。
(後日、サンプル画像もアップロード予定です。)
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【初日〜2日目】
(1)エクセルに時系列で「何時にどんなタスクを日々やっているか?(休憩も記載)」。
また「記載して無かったが、やったタスク」も追記し、記憶だけでなく実際に
おこなったタスクをしっかりと「記録」として残す。
(2)タスクに優先順位( = これは絶対にやらなければならない!!、など。) をつける。
＊まだ「改善プラン」をこの時点で練らなくても大丈夫です。
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【3日目〜7日目】
(1)前日までに集めた自分の仕事の情報からチェックシートを作成する。
ポイントとして、
・「どのタスク」に「どのくらい時間がかかる予定か?」の記載。
・進捗具合を「 ○ 」「 × 」「 16:00に再確認 」などとし曖昧な
評価にならないように作成、無駄な先延ばしや未完了を防止する。
・新たに増えたタスクは別途前日分までのモノに追加する。
(2)チェックシートに従い日々の業務を行い初日からの作業を繰り返し、
チェックシートやタスクをどんどんアップデートしていきます。
ご自分の仕事のタスクが可視化されて、「 ○ 」「 × 」なども見える結果、
「仕事がどのような進捗速度なのか?」や「得意、不得意」が見えてきます。
＊繰り返しになりますが、まだ「改善プラン」をこの時点で練らなくても
大丈夫です。
まずは日々の作業を洗い出し、その出来栄えを確認することに焦点を当てます。
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【2週間目】
(1)先週までに付けたチェックシートを確認し、改善プランを練ってみましょう。
タスクの優先順位を最大限に考慮し高いものから「仕事の完了に必要な速度」や
「得意、不得意」などを元に「なぜそれがそのような結果になったか?」と
良い場合も悪い場合も各タスクで考えてみましょう。
その結果から「なぜ毎日の仕事が大変なのか?」を細分化し、可視化した状態で
向きあい根本原因の解決につながります。
考える場合は「PDCAサイクル」を用いるのが一般的に導入しやすいと思います。
「Plan、Do、Check、Action」の4つの単語の頭文字のサイクルです。
ここではこの方法の詳しい自体は割愛させてください。
インターネット上に詳しく解説されているページが多数ありますので
まだご存じない方もご存じの方も復習の意味でご確認いただければと思います。
＊ここの作業が本当に大変だと思います。
でも、だからこそ自分と向き合える作業になるので頑張りましょう。
(2)チェックシートのブラッシュアップ、PDCAサイクルにて各タスクの改善を
繰り返し図り実行にうつす。
それをひたすら繰り返していきます。
＞＞上記を二週間目は繰り返しましょう。
＊これを二週間するのは最初は大変です、ご自身を褒めてあげてください。
大事なこととして、まずは2週間で一区切りとして終わりましょう。
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長い文章になりましたが、ここまで読んでくださりありがとうございます。
実行くださっていればさらに嬉しいです。
チェックシートにて作業を管理することで「次はどうしようかな?」と
自然と考えることができる手応えが出てきたとことろ思います。
もし、継続できそうであれば様々なタイミングで役立つポイントとして
・タスクの可視化、言語化
・PDCAサイクルにより改善プランを構築できる
という仕事をしていく上ではもちろん家庭でご家族と楽しく過ごす時間を
増やす為にもの家事の効率化ができるなどメリットしかないかと思います。
この記事をご覧になっていただいたあなたに、私どもの提案した方法が一部でも、
少しでもお役に経てばこの上ない喜びです。
最後までお読みいただきありがとうございました。