【最強ビジネスモデル】アジェンダ効果。
【最強ビジネスモデル】 2012.01.12 No.0290
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
６年前お世話になっていた
企業研修会社のＴＯＰは、
会議時はもちろん、
二人だけのちょっとしたミーティングでも
必ずアジェンダを作っていた。
それからというもの
私自身もそれがクセになり
小さな話し合いでも、必ず自分でアジェンダを
作るようになった。
アジェンダには
この会議のゴールを大きく書き
その下に、ゴールに導くために必要な
小項目を順序だてて書いている。
Ａ４の紙１枚を贅沢に使った
とてもシンプルなものだ。
アジェンダを作るクセが無かった頃は
２時間も、３時間も、
誰かが話したい事を話していた。
もちろん内容は
その日の議題に即しての話なので
ちゃんと話し合った気にはなる。
しかし、建設的にまとまる事はなく、
「白熱した議論でした。
また次に」
等という事が、普通に行われていた。
今考えると、なんと恐ろしい。
アジェンダがあれば
必要な脱線と無意味な脱線がわかるようになる。
そして、全員がゴールと時間を意識しているので
建設的な意見が交わされゴールに向かう。
そして、そのアジェンダに書き込んだことが
そのまま議事録として機能し、
会議に参加していない人にも共有しやすい。
なによりも、
１時間を有意義に使えるようになった。
そして、このアジェンダは私だけではなく
私の周りでは、とても一般的なものになっている。
ところで、
最近、会議手法の本を山のように
読みあさっているが、ある本で、
某営業会議専門の会社がリサーチした結果
という箇所を見て、びっくりした。
会議の問題点
というリサーチ結果で
１．目的が分からない。
２．報告で終わる。
３．ネクストアクションが決まらない。
と書いてあったのだ。
第１位が「目的が分からない」
これは単純に、
会議招集者、もしくは司会役が
会議冒頭で目的を伝えるだけで
解決するではないかと思った。
そして、アジェンダがあれば
この問題は起こりえないのではないか。
たぶん、このリサーチは
「主体的に会議に関わっていない
組織内に限ったことではないか」
と想像するのだが。
もし事前にアジェンダを作り配布していて
参加者が自分ごとと捉える工夫がされていたら
目的が事前に共有されるだけではなく
参加者が主体的に準備もできるだろうと思う。
これはアジェンダ云々という問題ではない。
人に伝わる話し方や
セミナーの構築などでも基本になっている
サンドイッチ話法というシンプルな基本である。
最初に結論を伝え、
最後に結論をまとめ、
間に、説明を挟むというもの。
アジェンダや、そもそも結論を先に話すという
ことがクセになれば会議の問題点は
かなり軽減するだろうと思った。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
■今日のまとめ
・アジェンダには、
この会議のゴールを大きく書き
その下に、ゴールに導くために必要な
小項目を順序だてて書く。
・そのアジェンダがあれば
目的が事前に共有されるだけではなく、
参加者が主体的に準備ができる。
そして、時間内に求める結果に導くことが容易になる。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
６年前お世話になっていた
企業研修会社のＴＯＰは、
会議時はもちろん、
二人だけのちょっとしたミーティングでも
必ずアジェンダを作っていた。
それからというもの
私自身もそれがクセになり
小さな話し合いでも、必ず自分でアジェンダを
作るようになった。
アジェンダには
この会議のゴールを大きく書き
その下に、ゴールに導くために必要な
小項目を順序だてて書いている。
Ａ４の紙１枚を贅沢に使った
とてもシンプルなものだ。
アジェンダを作るクセが無かった頃は
２時間も、３時間も、
誰かが話したい事を話していた。
もちろん内容は
その日の議題に即しての話なので
ちゃんと話し合った気にはなる。
しかし、建設的にまとまる事はなく、
「白熱した議論でした。
また次に」
等という事が、普通に行われていた。
今考えると、なんと恐ろしい。
アジェンダがあれば
必要な脱線と無意味な脱線がわかるようになる。
そして、全員がゴールと時間を意識しているので
建設的な意見が交わされゴールに向かう。
そして、そのアジェンダに書き込んだことが
そのまま議事録として機能し、
会議に参加していない人にも共有しやすい。
なによりも、
１時間を有意義に使えるようになった。
そして、このアジェンダは私だけではなく
私の周りでは、とても一般的なものになっている。
ところで、
最近、会議手法の本を山のように
読みあさっているが、ある本で、
某営業会議専門の会社がリサーチした結果
という箇所を見て、びっくりした。
会議の問題点
というリサーチ結果で
１．目的が分からない。
２．報告で終わる。
３．ネクストアクションが決まらない。
と書いてあったのだ。
第１位が「目的が分からない」
これは単純に、
会議招集者、もしくは司会役が
会議冒頭で目的を伝えるだけで
解決するではないかと思った。
そして、アジェンダがあれば
この問題は起こりえないのではないか。
たぶん、このリサーチは
「主体的に会議に関わっていない
組織内に限ったことではないか」
と想像するのだが。
もし事前にアジェンダを作り配布していて
参加者が自分ごとと捉える工夫がされていたら
目的が事前に共有されるだけではなく
参加者が主体的に準備もできるだろうと思う。
これはアジェンダ云々という問題ではない。
人に伝わる話し方や
セミナーの構築などでも基本になっている
サンドイッチ話法というシンプルな基本である。
最初に結論を伝え、
最後に結論をまとめ、
間に、説明を挟むというもの。
アジェンダや、そもそも結論を先に話すという
ことがクセになれば会議の問題点は
かなり軽減するだろうと思った。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
■今日のまとめ
・アジェンダには、
この会議のゴールを大きく書き
その下に、ゴールに導くために必要な
小項目を順序だてて書く。
・そのアジェンダがあれば
目的が事前に共有されるだけではなく、
参加者が主体的に準備ができる。
そして、時間内に求める結果に導くことが容易になる。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－