業務の整理はどうしてますか
毎日、さあ資料を作ろう！
と思ったらあっちからチャット、
こっちからメール、
パソコン以外にも携帯からも
何かの着信音･･･
と、まとまった時間を取る間もなく
あれやこれや仕事をしている方も多いと思います。
そんな時、業務タスクどんなふうに
管理していますか？
大事なお仕事を忘れないようにするって
基本中の基本。
そうはいっても漏れはある･･･！
アナログ派？デジタル派？
例えばスケジュール。
カレンダーはアナログな手帳派ですか？
それともデジタルツールのカレンダー派ですか？
私は両方使っています。
毎年同じ、無印良品の手帳と
Googleカレンダーの2つ。
Googleカレンダーはお客様先のアカウントごとにあるので
会議の共有などで使い分けています。
（それでも最終的には個人のアカウントに集約しています）
毎週、月曜日、
出来たら前日の日曜日に
次の1週間の予定を
手帳とカレンダーで突合せしながら確認します。
その時々で使い勝手のいいほうに記入していたりするので
どっちかにはあってどっちかにはない！
という時もあるのですよね。
それをそこで洗い出し、
再度確認します。
こまごました業務は
手帳に付箋で付けて行って
終わったらはがして捨てる！
という流れいしています。
手帳にタスクの付箋がなくなったページを見ると
スッキリ達成感～～～！
というおまけつきです。笑
これが習慣のタスク確認だとしたら
日々のタスク確認は
小さいメモ帳に書き出しています。
前日までの終わらなかった業務を
翌朝新たに書き出していって、
当日新たに発生した業務を
日中書き出していきます。
終わった業務はマーカーで線を引いて
残業務を分かりやすく！
こうして日々の業務を確認して漏れがないように努めています。
その他にも、
使用してるツールにタスク管理機能が付いているので
お客様との間で進捗確認がしやすいように
「いつまでにこれをやりますよ」
とお伝えする意味も込めて
タスクをチャットツールに記載して行ったりしています。
チャットワークを使うことが多いのですが、
期日も記入できたり、
完了業務は終わった後に相手にも通知されるので
「これは終わったんだな！」
と、先方様にもご安心いただけます。
チャットワーク以外にも、
Googleにもタスク管理機能付いていますね。
普段やり取りしているチャットツールで
管理することが多いです。
アナログとでデジタル、
両方のタスク管理ご紹介しましたが
皆さんはどんなものを使われていますか？
全ては納期を守るために！
とまあ、タスク管理の仕方は分かったけれど
これって一体何のためにするのでしょうね？
業務をスムーズに行うため？
お客様との約束を守るため？
そういうルールだから？
理由は様々あると思いますが
私は「信頼関係」のために
納期を守りたいと思っています。
ひとつの失敗、ちょっとした納期遅れ、
それら一つ一つは
確かに大したことはありません。
リカバリもできます。
そしてそのミスが全てではないし、
あなたがそういう人だと
決めつけられるわけではありません。
もし、それが積み重なった時。
前にもあったな、とふと思い出されるとき。
お客様との信頼関係に
変化が生まれるのではないかと思うのです。
納期、約束を守ることは
あなたの信頼という目に見えない経験価値を
増やしていることです。
人からの信頼が厚い人、
何よりも強いですよね。
どんなスキルにも代えがたい信頼、
積み重ねていきたいですね。
本日もお読みいただきありがとうございました
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