あなたの職場の電子化は進んでいますか？
1人あたりのファイルメートル数はいくつですか？（ファイルメートル：紙の資料を積み上げて高さをメートル単位で測ったときの数）
承認は電子決済ですか？プリントして紙にハンコですか？
いい悪いではなく、電子化、とても大事だと私は思っています。
なぜなら、担当者がいなくても必要な情報を取り出すことができるからです。
担当者のAさんが休んでいる
ーーーAさんの机の上に書類が山積み
ーーーあのどこかに急ぎの決裁書が載っているはずだ
・・・あるいは既に次の人へ行ったのか？
こんなとき、どうしますか？
Aさんの机の上をひっかきまわします？あきらめて明日に延ばします？
あなたがAさんだったら、どうしておけばもっとよかったと思いますか？
企業によって、情報共有のツールはいろいろだと思います。
でも、ツールがファイルサーバになっても、グループウエアになっても、SNSになっても、
共有して役立つ情報は、
あながどんな案件を抱えていて、その進捗具合はこうで、関係者は誰と誰で、参考書類はこうだ、
という情報です。
だから、それを真っ先に共有しておきましょう。
他の人からみれば、あなたの仕事の件数と進捗がまるわかり、な状態にするのです。
恥ずかしい？！ まだ企画温め中だから誰にも口出して欲しくないよ！
そういうときもあるでしょうね。そういうときのお奨めはタイトルに「下書き中なのでコメント不要」「仮ファイル置き場」などとつけておくことですね。
殆どの人は、あなたが置いたファイルを全部開いて中身をチェックするほど暇ではありません。
あなたが肝心な時に不在で（会議中含む）、どうしようもなくなったときに頼るのがこれらのファイルです。だから、人にわかるように載せておきましょう。
電子化の第一歩は仕事状況の共有から、というお話でした。