書類の整理が進まないワケ!
手続き系の書類の効率良い進め方
❶手続き系を集める
・テーブルの端、カウンターの端、山積み書類のどこか紛れてるものを集約
・集める場所を決める!オススメはA4透明クリアファイルに"手続き"と付箋でラベリング
❷面倒に感じてる理由を整理
・手続きに必要なものが揃ってない
・何をやるのか分かってない
・昔の記憶(この手の手続きは面倒だった)
・手続きに関わる人との相性、場所の相性
・ニーズとの不一致、不満(自分がやらなきゃダメなの?みたいな不満)
❸まとまった時間(日中)をとってやる
・細切れの隙間時間だと着手して未完了のまま終わるので負のループ
・まとめると似たような手続きが一度に終えられる
・時間にゆとりがあると慌てないので冷静に取り組める(慌てると仕事が増える)
・日中だと問い合わせ先が繋がりやすく無駄がない
❹進捗を明確にする
・完了したのか途中なのか明確に
・何がわかって何が分かっていないのか明確に
・結局のところ自分は何をするのか明確に
・書類に付箋で記録をつける、次のアクションをメモしておく(思い出す時間の解放)
書類の整理は
要不要の選別や
ファイリングや方法以前に
"自分が感じる課題の整理"を
深堀りすることが大切
プロと対話しながら進める効果は
自分だけじゃ気づかない
課題の明確化と
豊富な対処方法により
長期的な解決策が得られること
何より
書類に絡んでいた
しがらみ、感情、記憶、拗らせが
解消できること
(私の得意とすることです)
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