「紙の手帳を使いこなせない」は、管理能力の問題じゃない
手帳を買っても続かない。
マンスリー、ウィークリー、
TODO欄をどう使い分ければいいのかわからない。
予定を書いたのに、結局メールを見返して確認する。
私は20年近く時間管理を試してきて、
紙の手帳をうまく使えない側でした。
あるとき気づいたのが
手帳を使いこなすことと、
予定を管理できることは別だということ。
紙の手帳では、
同じ予定をマンスリーから
ウィークリーへ書き写したり、
変更があればそれぞれ直したりする必要があります。
私は、この「転記」で間違える。
時間を書き間違える、曜日欄を間違える、、、
手書きの文字が読めなくて、
元のメールを探すことさえある。
なので、いまは
予定もTODOもできるだけ一か所に集めて、
デジタルで管理しています。
一度入力すれば、月・週・一日の表示を変えるだけ。
日時が変わっても一か所直せばいい。
そしてTODOも、
単なる「やることリスト」にはしません。
「資料を作る」も「買い物に行く」も
「メールを返す」も、
実際には自分の時間を使う予定だから。
いつやるのか。
何分かかるのか。
カレンダーの中に置いてみると、
「やることは3つだけ」ではなく
「これだけの時間が必要なんだ」が見えてきます。
色分けも、きれいに手帳を作るためではなく、
仕事、家族、自分の時間がどれくらいを占めているのかを見るため。
つまり私にとって時間管理は、
手帳をきれいに使いこなすことでも、
予定をぎっしり管理することでもない。
自分の時間が、
何に使われるのかを見えるようにすること。
そのためには、
紙の手帳が合わなくてもいい。
毎年この時期になると
魅力的な手帳がたくさん並ぶけれど、
「今年こそ、この手帳ならちゃんとできるかも」
と買い替える前に、
そもそも私は、
紙に書いて管理する方法が合っているのかな?
と考えてみてもいいと思う。
◉インスタライブで
手帳のこと、タスク管理、
時間管理について語りました
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「大丈夫、だって、できるから」
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時間管理が苦手から20年試した
「タスク管理」と「予定整理」の方法
「時間がない」
「やることが多すぎる」
「TODOリストを書いたのに、全然終わらない」
片付け相談をしていると、
モノだけではなく時間についても
同じ悩みが出てきます。
家の中にモノが溢れるように、
頭の中にも情報が溢れる…
やること、気になること、忘れたくないこと。
頭の中に置いたままにしていると、
脳はずっと稼働中、休む間もありません。
「あれやらなきゃ」
「これいつやる?」
「そういえば返信してない?!」
と脳内は見えないタスクで溢れている。
目に見える作業以上に疲れます。
片付けの仕事を始めて13年。
時間整理については20年近く試行錯誤してきました。
会社員の頃からタスク管理も
時間の使い方も下手。
どうやったらうまくいくんだろう
時間を使いこなせるんだろうかと
ウィークリー手帳、
職場のスケジュールサイト、
メモノートの持ち歩きもやってみました。
いろんな方法を試して、今残っているのは、
スケジュールアプリ1つに絞って
情報を一か所に集めること
です。
スケジュール管理で大事なのは、
何を使うかより
「情報が迷子にならない仕組み」
いま使っているのは
ライフベアというスケジュールアプリです。
でも、「このアプリが最高!」
という話ではありません。
大事なのは、
迷わず探さず、予定を1箇所で確認できるこ
例えば
家族の予定は家のカレンダーを見ないと分からない、やることはTODOメモ、ノートは何冊も使って最新が分からない。
自分のスケジュールは手帳。冷蔵庫には学校の予定。
……と分散すると、
「あれ、どこに書いたっけ?」
時間を整理してくれるはずの
手帳を探してメモを探して
時間がなくなっていく
私などは、
手書きのメモが読めなくて
メールを探し出して時間を確認して
手帳に書き写す時に間違える…
あの話は何だったかしら、、、
と、お便りを探して見えるところに置くけど
家族が上にものを乗せて紛失、、、
こういう時間が積み重なると膨大で負担。
抜け漏れが心配で落ち着きません。
メモがまぎれてると思うと、
書類の山だって
冷蔵庫の紙だって捨てられません。
だから私は、
予定もタスクも必要な情報も、
できるだけ一つの場所にまとめる、
仕組みを作っているのです
手帳に何度も書き写す時間とは
わたしはデジタル派ですけど
手帳が好きで書く時間を楽しんでいる方を
否定しません。
手帳に書くことで記憶され
頭が整理される人もいます。
私も考えを整理するときは紙に書き出します。
ただ、
タスクや予定を管理する上で、
マンスリーに書いて
↓
ウィークリーにも書いて
↓
メモにも書いて
↓
日記にも残す
…
同じ予定を何度も転記する。
これしかやり方が無いと思って
面倒ながらに続けているならば、
他のアイデアも試して欲しい。
わたしは転記のタイミングで
書き間違えるミスを何度も繰り返してきました。
メールに記載された日時指定をコピペして
転機ミスを減らす。
1回で完了したい。
こっちのページ、あっちのページ
あれ、さっき何て書いたっけ?
あれ、どのページだったっけ?って・・・迷子。
デジタルアプリだと
一度入力した情報を
月単位(マンスリー)で表示
週単位(ウィークリー)で
一日の流れ(デイリー)で見れる、
見る場所を変えるだけで、
同じことを何度も書かなくていい。
修正が発生しても
1か所だけで完了します。
そう、ミスを防ぐ仕組みとしても
私にはデジタルのスケジュールアプリに助けられているのです。
TODOリストは文字の羅列じゃなくて
「時間を使う予定」である
TODOリストは
忘れないように記憶をする負担を
頭から取り出して視覚化するのは効果的。
しかし
TODOに取り組む時間の確保を忘れがち。
「資料を作る」
「メールを返す」
「買い物に行く」
これらは自分の時間を使う行動です。
TODOは紙の上でチェックすれば消えるものではなく、
時間を使うこと。
わたしは、TODOも予定として考えます。
いつやる?
どれくらい時間がかかる?
その時間、確保できてる?
仮予約でもいいので
スケジュールに予定として組み込みます。
「やることリストはいっぱいあるのに進まない」
ときは
能力の問題ではなく、
時間を確保していないだけかもしれません。
予定は点ではなく、幅で管理する
予定を、開始時間だけで
〆切だけで考えると危険です。
「10時から資料作成」
これだけでは、
30分の作業なのか、3時間必要なのか分かりません。
仕事も家事も、始まりがあって終わりがあります。
予定に幅を持たせて
スケジュールに入れることを意識しています
締切の日だけを見るのではなく、
開始の時間も作業時間も。
1時間の予想なら1時間半くらいを見込んで
余裕をもって。
忘れないための努力よりも
忘れるために仕組みに任せる
「忘れないように覚えておこう」
脳にとってかなり負担です。
人の頭は予定表ではありませんもの。
忘れないために、
都度都度思い出し、確認し、
そのたびにハッとしたりドキッとしたり。
かなり負担です。
だから、
覚える役割を手放す。
・リマインダーに任せる
・繰り返し予定に任せる
・視界に入る場所にメモする
そのためには
自分が何を忘れやすいのかを知る。
自分の癖を知る。
ここが大事。
色分けは予定の量を把握するため
スケジュール帳の色分け。
「かわいいから」
「気分が上がる」
それでも良いのですが、
私が色を分ける理由は
時間の使い方を見える化するため。
仕事の色(予定)が多いのか
家族の予定(色)が多いのか
いまの自分の時間を何が多く締めているのか
自分のための時間が残っているのか。
視覚的に色で網羅できると
自分の生活のバランスが分かります。
時間管理は
予定を詰め込む技術ではないと考えています。
素早くタスクを処理することでもないと考えます。
自分の時間を何に使っているのかを見ること。
自分が大切にしたい時間を守ること。
カレンダーもスケジューラーも手帳も
自分をサポートしてくれる相棒であってほしいと思っています。
▼普段の時間の使い方がわかる、
日常を綴っています。インスタグラム
https://www.instagram.com/eriko.monnouchi/
▼自分に合った管理ツールを探すには
思考の整理60分がオススメ
https://smart.reservestock.jp/inquiry_form/inquiry_form/123683
【募集中】衣類整理したいよ
ラジオ体操9/19〜10/10
『衣類整理したいよラジオ体操』に
参加することで、得られることといえば
途方に暮れずに進められること
︎ ☐ クローゼットがぎゅうぎゅう
︎ ☐ 服が点在して把握できない
︎ ☐ 脱衣所がクローゼット化
︎ ☐ どんどん増えるこども服
︎ ☐ 秋になると着るものがない
︎ ☐ 買ってきたら同じの持ってた
︎ ☐ すべてのドアに服が掛けてある
︎ ☐ 一度着て、洗濯しない服の方が溢れる
︎ ☐ 部屋着に格下げした服ばかり
︎ ☐ 仕事着とオシャレ着と部屋着とごっちゃ
衣類整理ラジオ体操、4日目。
現在12名で、毎日5分程度の
お題を出しています。
(ラジオ体操が5分でしょ)
初日は
「脱衣所にある服を戻しましょか」
次の日は
「リビングや玄関にある服を戻しましょか」
そんなところから始めました。
5分で終わるくらいのこと。
ただ、はじめてみると面白いのです。
ひとつ服を戻したら
その横にずっと置いてあった上着に気づいたり、
洗濯カゴを見たら
後で洗うつもりのクッションカバーに気づいて手洗いしたり
「ついでに、これもやっとこ」
が起きています。
みなさんのコメントを拝見しながら
次の日のお題を考えているのですが
3日目は衣類を動かず観察のみ。
「戻しにくい収納を観察」
・ぎゅうぎゅう
・混ざってる
・置き場が決まってない
ただ眺めてみるというお題
すると、
「畳むのは嫌いじゃないのに」
「普段着ている服だけなら回っているけど、
全部戻ってきたら入らない」
「掛けてある服は探すのが大変、
畳んだ服は発掘作業になってる」
……などなど
片付けているわけじゃないけど
“何に困ってるのか”が見えてくる
「片付けなきゃ」と意気込むと
大仕事に思えて億劫になりますけど
”今日はこれだけ”
”これ以上やらない”
”まとめてやる”
と
進めているうちに
服のことだけじゃなく
自分の家の仕組みまで見えてくることも。
4日目のお題は
ぎゅうぎゅうになった引き出しを
”出して、分けて、戻してみる”
五分で終わるところまで。
捨てなくてもいいので
何が入ってるか見てみる。
早速
「溢れてた靴下を戻してみました」
と
報告がやってきました。
そんなコメントに
他の方の
やる気スイッチが入ったり
参考に次に進めたり。
これが、
オープンチャットで
みんなで進めていく効果なんじゃないかと
自画自賛していますよ。
22日間で、
みなさんお宅がどんな進化を進むのか
楽しみです。
衣類整理したいよ!ラジオ体操
9/19(土)〜10/10(土)
現在12名で進行中です。
途中からでも、過去のお題を見ながら参加できます。
あと2〜3名くらい、ご一緒できます。















